Bir lider olarak, üretken bir ekip istersiniz, bu nedenle sadece zamanındalığı güçlendirmek ve ekip üyelerinin erteleme gibi kötü çalışma alışkanlıklarından uzak durmalarına yardımcı olmak mantıklıdır.
Erteleme erteleyen kişinin verimliliğini yiyor. Bundan da öte, procrastinator'e ve ekibin geri kalanına stres attı - bu da kaçırılan son teslim tarihlerini boşa çıkarmak için mücadele etmek zorunda.
$config[code] not foundAynı zamanda ekip çalışmasını aşındıran olumsuz duygulara yol açar. Erteleme, vaktinde olmadığı için bir suçluluk duygusu taşır ve ekipteki diğer kişiler topu düşüren başka birisini telafi etmek için kızgınlık hisseder.
Tabii ki, bu işinizin alt satırına zarar verebilir. Erteleme mutsuz müşterilere, gecikme cezalarına ve gelecekteki satışların düşmesine neden olabilir.
Yazılım, ekibinizin erteleme alışkanlığını kırmasına yardımcı olmak için kolay bir çözüm sunar. İşte ertelemeden uzaklaşmak ve sizi ve ekibinizi daha üretken kılmak için yazılımı kullanmanın 5 basit yolu.
Takvimleri En Büyük Potansiyellerine Kullan
Dijital takvimler erteleme döngüsünü kırmak için mükemmeldir - eğer doğru kullanıyorsanız. Ekibinizi bu takvim tekniklerini denemeye teşvik edin (ve örnek olarak liderlik etmek için kendinizi kullanın):
- Takviminizde önemli bir proje veya görev yapmak için belirli bir süreyi engelleyin. Takviminizdeyse, bir ya da iki saat ayırmak üzere ayarlanmışsa, görevi yalnızca yapılacaklar listesine koymaktan bir adım daha yakınsınız demektir.
- Takvim bildirimini ayarladığınızda, görev için ihtiyacınız olan tüm belgelere doğrudan takvim bildirimi içinde bağlantılar ekleyin. Bu şekilde, başlamak için ya da dikkatinizi dağıtmak için belgeleri aramak için zaman harcamazsınız.
- Kullanılabilirliği kontrol etmek için ileri geri gitmekten kaçınmak için kuruluşlarınızdaki paylaşılan takvimleri kullanın. Paylaşılan takvimlerle kimin ücretsiz olduğunu görebilirsiniz. Ayrıca, zamanlamayı kolaylaştıran küçük bilgisayar korsanları bulmak için takvim programınızın özelliklerini öğrenin. Örneğin, Outlook takvimlerinde toplantı ayarlarının daha hızlı yapılmasını sağlayabilecek Planlama Yardımcısı adı verilen bir şey var.
Durulama ve Tekrarlama: Şablonlar, Şablonlar, Şablonlar
Hiçbir şey bir sonraki projenin neresinde başlayacağını merak ederek boş bir ekrana bakmak gibi ertelemeyi teşvik etmez. Bir şablon, rapor yazma, sunum oluşturma veya toplantı gündemi oluşturma gibi görevlerde sizi daha hızlı engeller.
İki çeşit şablon vardır. Bunlardan biri çevrimiçi olarak veya hatta kullanmakta olduğunuz Office paketinde bulabileceğiniz genel şablonlardır. Örneğin, Office 365, elektronik tablolar ve sunumlar gibi çeşitli modüllerde çok sayıda ücretsiz şablona sahiptir.
Başka bir şablon türü, özellikle işinize uyarlanmış şablonlardır. Zamanla satış sunumları, raporlar ve daha fazlası için şablonlar oluşturacaksınız. Kilit nokta, herkesin ihtiyaç duyduklarında onları bulabilmelerini sağlamaktır. Merkezi bir şablon kütüphanesi oluşturun ve herkesi kullanmaya teşvik edin. Paylaşılan klasörler ve bulut dosyası depolama ile bunu ayarlamak çok kolaydır.
Kene Tock: Zaman Yönetimi Zamanlayıcıları kullanın
Bazen erteleme, önemsiz görevlere çok fazla zaman harcayarak desteklenir ve emilir. En acil ve en önemli görevlere harcamak için ekibinize zamanlarını nasıl daha iyi tahsis edeceğini anlamalarına yardımcı olun.
Zamanlayıcı gibi basit bir şeyin yardımcı olabileceği yer burasıdır. Ekibinizdeki birisinin önemsiz e-postaları okumak için çok uzun zaman harcama eğilimi varsa veya toplantıların bitmesine izin veriyorsa, bir zamanlayıcı bir hafta boyunca saatlerce süren dakikalardan tasarruf etmenize yardımcı olabilir.
Zamanın daha bilinçli olmasının şaşırtıcı etkileri olduğunu buldum. İzlemeye başlayana kadar zamanımın ne kadarının düşük öneme sahip görevler için ezildiğini anlamadım.
Windows 10'da yerleşik bir zamanlayıcı uygulaması bulunur. Web'de zamanlayıcı uygulamalarını bulabilir veya akıllı telefonunuzdaki zamanlayıcı ve alarmı kullanabilirsiniz.
Anlık Değişiklikler: Paylaşılan Belgeler Üzerinde İşbirliği Yapın
Bir takımının internetten çıkmadan önce bakmasını istediğiniz bir basın bültenine sahip olduğunuzu varsayalım. İncelemesi ve yanıtlaması için girdi vermesi gereken herkesi almaya çalışmak, özellikle de ekibinizdeki procrastinator'lar için zaman alabilir.
Burada, bulut paylaşılan bulut belgeleri şeklinde kurtarmaya geliyor.
Eş zamanlı olarak ortak yazmanıza izin veren bir özellik kullanarak Word üzerinde işbirliği yapabileceğinizi biliyor muydunuz? Belge üzerinde başkası çalışırken, düzenleme karakterini karakter karakter takip edebilirsiniz. Bu şekilde, herkesin bir araya gelmesini sağlayabilir ve tüm girişleri gerçek zamanlı olarak hızlı bir şekilde toplayabilirsiniz - bazılarının erteleme eğiliminden kaçının.
Microsoft Office 365, çok partili HD video ve ses platformu Ekipleri de sunar; böylece grubunuz farklı konumlardan sayıları, kampanyaları ve projeleri tartışabilir. Son kampanyaları için fikirleri bir araya getirmek isteyen bir müşteriniz varsa, bu durum herkesi aynı çevrimiçi sayfaya yerleştirir.
Planlayıcı, Office 365 için özel olarak hazırlanmıştır. Tüm aygıtlarınızda çalışır. Nerede olursanız olun dosyalar, görevler ekleyebilir ve hatta ekiple konuşabilirsiniz. E-posta bildirimleri ekip üyelerine ne zaman yeni bir görev verildiğini bildirmeyi kolaylaştırır. Planlayıcı herkesi meşgul eder ve gelişmeleri takip eder.
Office 365 Video, erteleme önlemek için başka bir seçenektir. Video içeriğini şirketiniz üzerinden yüklemek ve paylaşmak, yazılı notlar ve yönergelere yüz ve canlı bir işlem uygular.
Cortana gibi bir Sanal Asistan kullanın
İşte size bir erteleme-kaçınma kesisi daha: not almak ve bir sonraki projeniz için araştırma yapmak için sanal bir asistan kullanın. Örneğin, o büyük rapor için birkaç notu sözlü olarak dikte etmek ve OneNote'a kaydetmek için Cortana'yı kullanabilirsiniz. Bazen, bir rapora ekleyeceğiniz birkaç notu dikte etmek gibi bebek adımlarıyla başlarsanız, başlamak çok daha kolaydır.
Cortana'yı, bir projeyle ilgili olarak web araştırması yapmak için de kullanabilirsiniz. Eğer şeyleri araştırmak için Cortana gibi bir şey kullanıyorsanız, daha az zahmetli ve daha basit bir tartışma gibi hissettiriyor.
Bu örneklerin gösterdiği gibi, başlamak ve ertelemek için teknolojiyi kullanmanın birçok yolu vardır. Peki ne bekliyorsun? Bu araçlardan bazılarını kullanmaya başlayın!
Bu yazının yazıldığı sırada Anita Campbell, Microsoft Small Business Büyükelçisi programına katılıyor.
Laptop fotoğraf Shutterstock üzerinden adama
Daha fazla: Microsoft, Sponsorlu 1
