Son on yılda küçük ve orta ölçekli işletmelerin nasıl değiştiğini açıklayan tek bir kelime olsaydı, bu kelime muhtemelen “teknoloji” olurdu.
Nispeten kısa bir sürede, teknoloji daha küçük şirketleri şunları yapmaya zorlamıştır:
- Genel olarak yerel işletmelerden küresel pazarlara girmeye gidin.
- Uzak ve dağıtılmış işçilerle birlikte çalışarak ofisteki ek yükü azaltın.
- Otomasyon ile daha fazla verimlilik elde edin.
- Teknolojiyi kullanarak müşterilere daha iyi hizmet verin.
- Büyük varlıklar ile rekabet etmeye gelince, oyun alanını düzleştirin.
- Sahiplerimiz ve personelin masalarımızdan olup olmadığı, iş ve yaşamın daha iyi bütünleştirilmesi.
İşletmeniz bugünün 21. yüzyıl küçük işletmelerine nasıl dayanıyor? Nasıl karşılaştırdığınızı görmek için günümüzün küçük işletmelerine ve en iyi uygulamalarına bir göz atın. Bugünün küçük işletmeleri şu beş en iyi uygulamayı takip ediyor:
En İyi Uygulama 1: Dosyaları Bulutta Paylaşın
Artık en önemli dosyalarınız (fotoğraf veya video belgeler) sabit diskinizde veya sitede bulunan bir sunucuda saklanmasına gerek yok. Veya kâğıt dosyalama dolaplarında (korku).
Sadece bir senaryo alalım. Müşteri sunumu yaptığını düşünün. Geçmişte sunumu indirmeniz ve yanınıza almanız gerekecekti. Son dakika değişikliklerini unuttuysanız veya yapmanız gerekirse, bir asistan muhtemelen dosyayı size e-posta ile göndermek zorunda kaldı. Geçmişte yalnızca seyahat ederken sunumları koordine etmeye çalışarak hatırlamak istediğimden daha fazla zaman harcadım.
Bugün çok daha kolay. Bir konferansta veya uzaktaki bir şehirdeki müşterinizin genel merkezinde olsanız da, buluttan dosya çekmek sadece bir sorun.
Dosyaları bulutta paylaşmak, seyahat ederken olsa da daha kolay. Bugünün küçük işletmeleri, ülke genelinde ve dünyadaki ortakları ve çalışanları ile işbirliğine olanak sağlamak için bulut araçlarını kullanarak sanal ofisler işletmektedir.
Ve tüm dosyaları ve verileri bulutta sakladıysanız, felakete neden olan bir donanım arızası için asla endişelenmenize gerek kalmaz. Orada bulundum, yaptım - ve kaybedilen dosyaları kurtarmaya çalışarak saatlerini harcamak asla hoş değil.
Bugün yardımcı olacak birkaç araç var. Örneğin, Microsoft OneDrive, dosyaları senkronize etmenize ve saklamanıza izin verir; böylece, herhangi bir tarayıcıdan veya mobil cihazdan erişilebilirler. Daha da iyisi, bilgisayarları varsayılan olarak her şeyi OneDrive'a kaydedecek şekilde ayarlayabilirsiniz, böylece siz ve çalışanlarınız hiçbir zaman el ile hiçbir şeyi buluta aktarmak zorunda kalmazsınız.
Bu, her yerden paylaşabileceğiniz ve işbirliği yapabileceğiniz anlamına gelir. Office 365, Outlook, Word, Excel ve PowerPoint'in web sürümlerinde dosya paylaşabilen 300 kullanıcıya kadar sanal ağ oluşturmanıza olanak tanır.
İşletmenizin hızlı bir şekilde büyümesi gerekiyorsa, Microsoft Azure'daki SharePoint üzerinden ucuz bir şekilde ölçeklendirebilirsiniz.
En İyi Uygulama 2: İşbirliği ile Takım Çalışmasının Gücünü Artırın
Teknoloji ayrıca işçilerin her yerden işbirliği yapmalarını mümkün kılmıştır. Çalışanlarının artık aynı şehirde, hatta aynı kıtada olması gerekmeyen gerçek bir sanal ofis ortaya çıktı.
Örneğin, ortaklarınızın ve çalışanlarınızın Word, PowerPoint ve OneNote'ta ortak yazarlık yapmasına izin verebilecek birçok teknik araç vardır.
Skype Kurumsal, anında mesajlaşma, ekran paylaşımı, konuşma veya görüntülü sohbet yoluyla toplantılara girmenizi ve toplantılar düzenlemenizi sağlar. İşte Small Business Trendleri'nde tüm ekibimiz işbirliği yapmak için Skype'a güveniyor. Örneğin, paylaşılan bulut belgelerindeki toplantı raporlarını görüntülerken Yönetici Takım toplantılarımızı Skype üzerinden gerçekleştiriyoruz. Dahası, Skype'ı serbest çalışanlarla ve ortaklarla iletişimde kalmak için kullanıyoruz, çünkü karşılaştığımız hemen hemen herkesin bir Skype kimliği var.
Paylaşmanız gereken bazı bilgileri ve paylaşmak istemediğiniz bazı bilgileri içeren belgeleriniz var mı? Microsoft GigJam, doğru bilgileri doğru insanlarla gerçek zamanlı olarak paylaşmanın yeni bir yolunu sunar.
En İyi Uygulama 3: İşlemlere Güvenlik Çekirdeği Yapın
İnternet çağında, veri güvenliği ofisleriniz için fiziksel güvenlik kadar önemlidir.
İş verilerinizi kötü amaçlı yazılım, kimlik avı, ana bilgisayar dosya yönlendirme planları ve daha fazlası dünyasında güvende tutmak için çeşitli araçlar mevcuttur. Modern küçük işletmelerin yaptığı en önemli şey, güvenliği siz ve çalışanlarınızın özel bir etkinlik olarak kabul etmeyecekleri günlük işlemlere o kadar derinlemesine entegre etmektir. Bilgi işlem güvenliği sadece her zaman her seviyede var.
Veri koruması, tüm cihazlar için "Kendi cihazınızı getirin" durumlarında bile Kurumsal Veri Koruma ve Office 365 Mobil Cihaz Yönetimi ile yerleşiktir.
Kurumsal ağdan uzak olduğunuzda, Çok Faktörlü Kimlik Doğrulama ile içeriğe her yerden güvenli bir şekilde erişebilirsiniz. Verilerinizi güvende tutmak için Office 365 güvenlik güncelleştirmeleri aylık olarak sağlanmaktadır.
Ayrıca, Windows 10'a entegre olan ücretsiz Windows Defender antivirüs korumasını ve her çalışan için Windows Hello yüz tarama oturum açma korumasını da unutmayın.
En İyi Uygulama 4: AI'nın Gücünden Yararlanın
Teknoloji, iş dünyasına bir araçtan daha fazlası olarak katıldı. Günümüzde yapay zeka şeklindeki teknoloji, neredeyse bir insan çalışanı gibi çalışmaktadır.
Sanal yardım bir masaüstünden veya mobil cihazdan etkinleştirilebilir ve araştırmayı kendiniz yapmanız veya bir personel üyesine atamanın zamanının çok önemli bir bölümünde önemli bilgiler sağlayabilir.
Örneğin Cortana, takviminizi yönetebilir ve size randevu hatırlatmaları verebilir, paketleri, takımları, ilgi alanlarını ve uçuşları izleyebilir. Cortana, e-postalar ve metinler gönderebilir, listeler oluşturabilir ve yönetebilir ve sisteminizdeki herhangi bir uygulamayı açabilir.
Bu akıllı teknolojinin bir başka yinelemesi - botlar - müşterilerin basit sorularına cevap verebilir ve daha iyi müşteri hizmeti sunmak için hayati öneme sahip bilgiler sağlayabilir.
Microsoft Bot Framework aracılığıyla, sistem kullanıcıları ve müşterileriyle mesajlaşma, Skype, web siteniz veya Office 365 postası aracılığıyla etkileşime geçmek için kendi botlarınızı oluşturabilirsiniz.
En İyi Uygulama 5: Hareket halinde veya Uzaktan Çalışma
Uzaktan çalışmak birçok avantaj sağlar.
İşe daha az zaman harcıyor ve daha az stres oluyor. Dahası, evden çalışan çalışanlar genellikle daha mutludur, işlerine daha iyi bağlanır ve seçim yapıldığında daha verimli olurlar.
Teknoloji bağlı kalmayı kolaylaştırıyor.
Örneğin, tüm şirketim neredeyse çalışıyor. Küçük İşletme Trendleri içindeki herkes ev ofisinde çalışıyor. Paylaşılan dosyalar, ortak çalışma araçları ve çeşitli mobil cihazlar olmadan, kullanamayacağız.
Çok zor iş avantajları da var. Neredeyse faaliyet göstermek için teknolojiyi kullanarak şirketim kârlılığı en üst seviyeye çıkarmayı ve büyümemizi kendi kendine finanse etmeyi başardı, çünkü genel gider düşük.
Dahası, çalışanlarımız işleri hayatımıza uygun hale getirir - tersi olmaz. Masalarımıza bağlı değiliz. Bir dosyaya erişmemiz gerekiyorsa, nerede olursak olalım mobil cihazlarımızda onu arayabiliriz. Vücudu ve ruhu bir arada tutmak için seyahat etmekte özgürüz ya da basitçe iş yapıyoruz.
Umarım size beş en iyi uygulama dahil, modern KOBİ'ler için bir lezzet verdim. Gerçekleşmesi gereken önemli olan, Microsoft'un işinizi modern SMB'ye dönüştürmek ve bu en iyi uygulamaları tam olarak benimsemek için iş ortağınız olabileceğidir. Bu nedenle Microsoft Small Business Büyükelçisi olduğum için mutluyum, çünkü bugünün dünyasında işimi maliyet etkin ve verimli bir şekilde yürütmek için teknolojinin gücünü kullandım. Ve Microsoft bunu mümkün kılmak için çekirdek olmuştur.
Bu yazının yazıldığı sırada Anita Campbell, Microsoft Small Business Büyükelçisi programına katılıyor.
Shutterstock ile modern iş kişi fotoğraf
Daha fazla: Sponsorlu 1
