Büro yönetimi personeli, büro çalışanlarına yardım sağlamaktadır. Kayıtları ve dosyalama sistemlerini tutarlar ve genellikle veri girişinden sorumludurlar.Müşteriler veya envanter veritabanını koruyabilir ve postalama için yazışmalar yapabilir ve postaları doğru departmana okuyup iletirler. Herhangi bir ofis yöneticisinin genel amacı, denetçilerinin işlerini kolaylaştırmaktır.
Veritabanı Yönetimi
Bir ofis idaresinin genel olarak bir veri tabanı oluşturması beklenmez, ancak detayları girmesi ve bir süre sonra belli kriterleri karşılayan kayıtları çağırması gerekir. Ayrıca, veritabanı bilgisine dayalı raporlar üretmek zorundadırlar. Bu raporlar genellikle kıdemli personele iletilir veya bir konferansta sunulur.
Yazışma Hazırlama
Yazışma, tüm müşterilere yönelik kişisel bir mektup veya bülten olabilir. Büro yönetim personeli, notlar ve duyurular hazırlamalı ve tüm personele göndermelidir. Büro yönetim kadrosunun e-posta ile ilgili soru sorması ve e-postayı uygun departmana iletmesi beklenir.
Günün Videosu
Size Sapling tarafından getirildi Size Sapling tarafından getirildiZamanlama Yönetimi
Randevu almak, konferans düzenlemek ve program personelini geleneksel olarak bilgilendirmek, tüm randevuları merkezi bir günlükte yazmak ve haftalık ya da günlük güncellemeleri personele göndermek anlamına geliyordu. Şimdi, çoğu zamanlama elektronik olarak Outlook, iCal veya Eudora gibi veri yönetimi programları ile tamamlanmaktadır. Bu, bir ofis yönetimi personelinin birkaç takvimi elektronik olarak güncellemesini ve yayınlamasını sağlar. Bu, diğer personel üyelerinin takvimleri eşzamanlı olarak kontrol etmesini ve gerekli düzeltmeleri yapmasını sağlar.
Telefonlara Cevap Ver
Büro yönetimi personeli telefonlara cevap verir ve müşterilerle ilgilenir ya da sorgularını cevaplamak için daha uygun bir bölüme aktarır. Ayrıca, arayan kişinin herhangi bir iletişim bilgisiyle birlikte ayrıntılı mesajların kaydedilmesi de ofis yönetim kadrosunun görevidir.
