Diğer küçük işletme sahipleri gibiyseniz, son yıllarda çevrimiçi toplantılarda büyük olasılıkla artan miktarda zaman geçirdiniz. Ancak bu tür toplantılarda, konferans masasında veya bir müşterinin ofisinde düzenlenen eski okul toplantısına göre zor durumlarda var, hatırlamak isteyebilirsiniz. Diğer tüm toplantı katılımcılarına saygılı olduğunuzdan emin olmak için, işte çevrimiçi iş toplantısı kuralları hakkında 50 ipucu.
$config[code] not foundÇevrimiçi İş Toplantısı Görgü Kuralları İpuçları
Sadece gerekli toplantıları planlayın
İlk toplantı kuralı, hatta çevrimiçi olanlar bile, belirli bir amaca hizmet etmeleri gerektiğidir. Hızlı bir e-postayla gönderebileceğiniz veya başka, daha az zaman harcayan bir şekilde çözebileceğiniz bir şeyse, ekibinizin zamanını tüm toplantı boyunca oturup geçirmesine izin vermeyin.
Temel İnsanları Davet Et
Benzer şekilde, toplantınız yalnızca gerçekten konuşma için gerekli olanları içermelidir. Bilginin gerçekten ilgisi olmayan birini davet ederseniz, zamanını boşa harcarsınız.
Bildirilmemiş Konukları Davet Etme
Ayrıca, konuk listesinde herkesin kim olduğunu belirten herkese açıkça belirtmelisiniz. Toplantı başladığında kimsenin şaşırmasını istemezsiniz.
İnsanlara Planlama Hakkında Sor
Çevrimiçi toplantılar için, temel katılımcılardan yalnızca programlamak ve daha sonra insanları davet etmek yerine, kendileri için işe yarar zamanlar hakkında bilgi edinmek iyi bir fikir olabilir.
Resmi Davetiye Gönder
Bir saat ve tarih seçtikten sonra, Google Takvim gibi bir programa resmi bir davet gönderebilirsiniz; böylece insanlar belirli bir zaman ayırmak için kolay bir yol bulabilir.
Gerekirse Onayla
Vaktinden çok önce bir toplantı planladıysanız, yalnızca emin olmak için yalnızca bir gün öncesinden buluşacağınız kişilere hemen onaylayabilirsiniz.
Belirli Bir Gündem Gönder
Toplantıdan önce, mümkünse en az birkaç gün ila bir hafta önce, tüm katılımcılara toplantının kapsayacağını ayrıntılandıran bir gündem gönderin.
Bir Zaman Çizelgesi Teklif Edin
Ayrıca gündeminize zaman eklemelisiniz, böylece katılımcılar günün geri kalanını planlayabilecektir.
İnsanların Ne Bekleyeceğini Bildirin
Toplantı sırasında toplantı sırasında ulaşılabilecek herhangi bir belgeye veya başka malzemeye sahip olmalarına ihtiyacınız varsa, önemli bir belge veya bazı müşteri iletişim bilgileri olsun, bunu önceden açıkça belirtin.
Herkesin Çevrimiçi Konferans Odalarına Erişebilmesini Sağlayın
Sanal bir toplantı düzenliyorsanız, kullanmak istediğiniz programa erişebildiklerinden emin olmak için önceden herkesle görüşmeniz iyi bir fikirdir. Toplantınıza katılmak için bir uygulama indirmeleri gerekebileceği takdirde, onlara bolca zaman tanıyın.
Önceden Test Yapın
Ayrıca, toplantının sorunsuz geçmesini sağlamak için kendi toplantı uygulamanızı veya programınızı önceden test etmeniz de iyi bir fikirdir.
Uygun Bir Kullanıcı Adı ve Fotoğrafa Sahip Olun
Toplantılar için Skype gibi bir program kullanıyorsanız, kullanıcı adınızın ve fotoğrafınızın profesyonel toplantılar için uygun olduğundan emin olun.
Zaman Dilimlerini Onaylayın
Sanal toplantılarda, zamanlama yaparken zaman dilimi konusunda da net olmanız gerekir. Yeni kişilerin saat diliminde bulunduğunu varsayma.
Zamanında Göster
Toplantıyı düzenliyor veya yalnızca misafir olarak katılıyor olsanız da zamanında görünmeniz gerekir. Gerçekçi olarak, güvende olmak için biraz erken olmalısın.
Bir Çatışma Varsa Arayın
Bir toplantıyı kaçırmanızı ya da geç kalmanızı sağlayacak bir acil durum ya da ihtilafınız varsa, ev sahibi ya da katılımcılara en kısa sürede bilgi vermeniz gerekir. Eğer uyuşmazlığınız toplantının yapıldığı gün ortaya çıkarsa, bu muhtemelen mesajı aradığınızdan emin olmanız için kişiyi aramanız gerektiği anlamına gelir.
Herkesin Gelmesini Bekleyin
Telefonunuzu çevirdikten veya çevrimiçi konferans odanıza girdikten sonra, insanları göründükleri gibi karşılayın, ancak gerçekten dalmadan önce tanıdığınız herkesi bekleyin.
Sessiz Bir Konum Seçin
Temelde herhangi bir yerden çevrimiçi toplantılar yapabilseniz de, çok fazla dikkat dağıtıcı ya da gürültü çıkmayacak sessiz bir yer seçmek en iyisidir.
Hemen Dışarıda Birimler Oluşturma
Herkes çevrimiçi bir konferansta göründüğünde, ses seviyesini test etmek için herkese merhaba demesini sağlayın, böylece gerekirse ayarlamaları hemen yapabilirsiniz.
Uygun giyinmek
Bir video konferansa katılıyorsanız, görünümünüzü düşünmeniz gerekir. Kişisel görüşmelerde olduğu kadar önemli olmayabilir. Ama yine de profesyonel görünmen gerekiyor.
Sunum Yap
Birini çevrimiçi bir toplantıya tanımayacak kişileri davet ettiyseniz, onları kişisel olarak tanıttığınızdan veya toplantı başlangıcında kendilerini tanıtma fırsatı verdiğinizden emin olun.
İsimleri hatırla
İster birileriyle ilk kez, ister yedinci kez tanışıyor olun, isimleri hatırlayın ve aslında insanları selamlarken uzun sürebilir.
Konuda Kalın
Toplantı sırasında zaman zaman yan konuşmalara gidebilirsiniz. Ancak, sohbeti her zaman ana amaca geri yönlendirdiğinizden ve her zaman göz önünde bulundurduğunuzdan emin olun, böylece herkesin zamanına saygılı olabilirsiniz.
Yüksek sesle konuşmak
Bir toplantı sırasında konuşurken herkesin sizi duyabileceği kadar yüksek sesle konuşun ve konuştuğunuzdan emin olun.
Başkalarını Kesmeyin
Ve diğerleri konuşurken, kendi düşüncenizi sunmadan önce her zaman onların bitmesine izin verin.
Hemen Konuşmaktan Kaçının
Tüm gruba bir soru sorulduğunda, konuşmak için bir saniye bekleyerek garip kesintilerden kaçınabilirsiniz. Diğerleri hemen yaparsa, sıranı bekle. Kimse konuşmazsa, gitmek için iyi birisin.
Uzun Düşünceler Paylaşmadan Önce Sor
Paylaşmak için uzun bir düşünceniz veya fikriniz varsa, vaktinde azalıyor olmanız durumunda, önceden yapmanın uygun olup olmadığını sorun. İstediğiniz zaman bir e-postada toplayabilir veya başka bir toplantıda paylaşabilirsiniz.
Konuşmadığınızda Sesi Kapat
Arka plandaki seslerin başkaları için dikkatini dağıtmaktan kaçınmak için, adil bir süre konuşmadığınız zamanlarda kendinizi sessize almanız yeterlidir.
Dikkatli dinle
Ayrıca diğerleri konuşurken, gerçekten dinlediğinizden emin olun. Bir şeyi kaçırmak ve daha sonra bir soru sormak istemezsiniz.
Dinlediğini Göster
Ayrıca, video konferanstaysanız, konuştuklarında dinlemekte olduğunuz kişilere de göstermelisiniz. Sadece kafanı notlarına gömme. Onlara bakın ve aktif dinleme pratiği yapın.
Mizah ile Bakım kullanın
Toplantılar sırasında mizah kullanma gereksinimi duyuyorsanız, izleyicinize uygun olduğundan emin olun. Sadece ekip üyelerini kapatmak için konuştuğunuzda bu çok daha kolaydır. Ancak, müşterilerinizle veya iyi tanımadığınız kişilerle tanışırken daha dikkatli olun.
Temel Belgelerin Kopyalarını Sağlayın
Toplantınız sırasında herhangi bir önemli belgeye atıfta bulunursanız, bu maddeleri toplantı katılımcılarına göndermeden önce veya sırasında gönderin, böylece başvuruda bulunabilirler.
Sunum Malzemeleri ile Hazırlanın
Sunum yapmak için herhangi bir donanıma gereksinim duyarsanız, önceden her şeyin iyi çalıştığından emin olun, böylece çalışmasını sağlamak için zaman kaybetmeyin.
Kitlenizi Tanıyın
Sunumunuzu veya diğer gündem maddelerini hazırlarken, izleyicilerinizi göz önünde bulundurmanız ve mesajlarınızı özel olarak onlara hitap etmeniz önemlidir. İnsanların zamanını alakalı olmayan perdelerle harcamayın. Ayrıca, buluştuğunuz kişilere hitap etmesi muhtemel olmayan bir ton veya konu kullanmayın.
Telefonunuzu Uzaklaştırın
Ayrıca, görüşmelerin kesintiye uğramaması için telefonunuzu susturmalısınız.
Sinir Alışkanlıklarından Kaçının
Bazı durumlarda toplantı katılımcılarının, kalem tıklatma veya sakız gibi sinirsel alışkanlıklar edinmesi doğaldır. Ancak profesyonel toplantılar sırasında bunlardan kaçınmak için bilinçli bir çaba gösterin.
Konuşurken Yemek Yapma
Çevrimiçi toplantılar sırasında da yemek yemekten kaçınmalısınız. Bu yüzden önceden bir aperatif alın.Ve gerekirse, başka birisinin konuşma sırası geldiğinde su yudumlayın.
Sorular için Belirlenmiş Zamanınız Var
Ayrıca, toplantıya öncülük ediyorsanız, insanların soru sorması için belirli bir zaman ayırmak iyi bir fikirdir. Katılıyorsanız, bu fırsatı gündemde bulduğunuzdan emin olun, böylece ne zaman puan toplayacağınızı öğrenin.
Sorular Bölümüne Hakim Olma
Bu sorular bölümü ortaya çıktığında, bir veya iki soru sorabilirsiniz. Ancak sohbete hâkim değil. Başkalarına da bir şans verin.
Fikirler için Kredi Verin
Başlangıçta fikriniz olmayan bir toplantı sırasında herhangi bir şey getirdiyseniz, gönderene kredi verdiğinizden emin olun. Bunu yapmazsan, insanlar bunun senin fikrin olduğunu varsayarlar.
Toplantıdan Sonra Kişisel Konuları Tartışın
Grup toplantısında yalnızca sizle ve bir başkasıyla gerçekten alakalı bir şey olursa, başkalarının zamanını almak yerine, daha sonra tartışmak için zaman ayırın.
İnsanları Arayın
Bazen ekibinizin bir üyesinin toplantınızı olumsuz yönde etkileyen bir hata yaptığı durumlarda da karşılaşabilirsiniz. Ancak toplantı saatini onlara ders vermek için kullanmayın. Gerekirse görüşmek üzere daha sonra bu kişiyle özel bir toplantı çağırın.
Sakin ol
Ve kiminle uğraştığınız önemli değil, bir toplantıda öfkenizi kaybetmeyin.
Uzun Toplantılar için Mola Ver
Birkaç saat veya daha uzun sürecek bir toplantı düzenliyorsanız, insanların yiyecek bir şeyler alabilmeleri, telefonlarını kontrol edebilmeleri ve banyoyu kullanabilmeleri için gündeminize zamanlanmış molalar ekleyin.
Zamanında Sona Er
Toplantı boyunca saate dikkat edin, böylece istediğiniz zaman toplantıyı sonlandırdığınızdan emin olun.
İnsanlara Ayrılma Fırsatı Verin
Şans eseri, ayrılan sürede görüşmek istediğiniz her şeyi tartışma şansınız olmadıysa, insanlara toplantıda kalmak ve toplantıyı bitirmek isteyip istemediklerini sorabilirsiniz. Ancak insanlara önceden taahhütleri varsa zamanında bırakma şansı verin.
Katıldığınız İçin Teşekkür Ederiz
Eğer toplantıyı aradıysanız, ayrılmadan önce katılan herkese teşekkür ettiğinizden emin olun.
Diğer Dillerin ve Kültürlerin Bilgilendirilmesi
Bazı durumlarda, kendinizi farklı geçmişlerden ve kültürlerden insanlarla tanışırken de bulabilirsiniz. Bu yüzden, toplantıdan önce dillerinden ve geleneklerinden haberdar ol.
Notlarla Takip
Toplantınızdan sonra, bazı notları veya hatırlatıcıları e-posta yoluyla insanlarla paylaşmak iyi bir fikirdir. Ya da takip edecek özel bir şeyiniz yoksa, hızlı bir teşekkür notu gönderin.
Toplantı Bilgilerini Başkalarıyla Paylaşmaktan Kaçının
Toplantılar söz konusu olduğunda, aksi açıkça belirtilmedikçe, tartışılan konular katılımcı grubunun içinde kalmalıdır. Bu yüzden, katılımda bulunmayan diğer kişilerle ayrıntıları paylaşmayın.
Herhangi Bir Eylem Öğesini Tamamla
Toplantıdan sonra herhangi bir görevi tamamlamak için gönüllü olduysanız, bu maddeleri derhal takip ettiğinizden emin olun.
Shutterstock Üzerinden Video Konferans Fotoğrafı
Devamı: Popüler Makaleler Yorum ▼
