Bazı şirketlerin belirli devlet düzenlemeleri ile uyumlu kalmaya çalışırken karşılaştığı en büyük zorluklardan biri, zaman takip yazılımını uygun şekilde uygulamaktır. Hem düşük teknoloji hem de yüksek teknoloji dahil olmak üzere çok sayıda seçenek sayesinde, doğru yazılımı, doğru yöntemleri ve şirket çapında uygulanacak en iyi uygulamaları belirlemek zor olabilir.
Kuruluşunuz için doğru zaman izleme yazılımını bulmak için en temel ve önemli uygulamalardan bazılarını içeren bazı zaman çizelgesi en iyi uygulamalarına bir göz atın.
$config[code] not foundYukarıdan Aşağıya Zaman Takibi Uygula
Hiçbir şey, çalışanlarını, özellikle zamanlarını takip etme konusunda çifte standart olduğunu hissetmekten daha fazla demoralize edemez. Patron sadece zaman izlemeyi teşvik etmekle kalmaz aynı zamanda kullanırsa, çalışanlara zaman izlemenin önemini vurgulayarak çalışanlara yardımcı olur.
Tüm organizasyonu sorumlu tutmak için birçok yaratıcı yol var. Reklam ajansı Colle + McVoy sadece bir zaman çizelgesi sistemi değil, tüm çalışan zaman çizelgelerinin zamanında teslim edilmesi şartıyla, şirket genelinde bir bira buzdolabının her Cuma günü açılmasını sağlayan bir yazılım çözümüdür.
Adweek'e göre:
“Colle + McVoy, tembel gitmeyi bırakıp bırakmadığınızı, zaman çizelgelerini tamamlayıp ücretsiz puanınızı kazanıp kazanmadığınızı doğrulamak için RFID ve özel yazılı yazılım kullanan“ çok fıçı bira dağıtım sistemi ”TapServer adında harika bir makine üretti..”
Özellikle zaman takibi gibi potansiyel olarak popüler olmayan bir şeyle, patronu bilmenin kendileri için yeterli değere sahip olduğunu bilmek ve aynı kuralları şirket genelinde uygulamak, herkesin kendi rolünü üstlenmesi için güçlü bir motivasyon olabilir.
Gerekli Eğitimi Sunun
İletişim her şeydir. Herkesin doğru zaman izlemesine neyin dahil olduğunu anladığından emin olmak, çalışanlarınızın yeni zaman çizelgesi politikalarınıza sıçrayan ve sınırlanan tepkilerini değiştirebilir. Bir çalışanın iyi niyetlerine rağmen, neyin dahil olduğunu anlamadıysa, zaman çizelgelerinde hatalara ve eksik bilgilere yol açabilir.
Bu, devlet kurumlarıyla çalışan, saat başı veya maaşlı çalışan türüne sahip olan veya katı zaman izleme gereksinimi olan diğer kuruluşlar için özellikle önemlidir. Doğru eğitim, çoğu zaman uyumlu kalmakla birlikte değerli bir sözleşmeyi tamamen kaybetmek arasındaki fark anlamına gelebilir.
Tüm İşlemi Otomatikleştir
DCAA News, DCAA uyumlu ve güvenli devlet sözleşmeleri yapmak isteyen müteahhitler için bilgi sağlayan bir organizasyondur. DCAA uyumluluğunu korumak doğru zaman takibi gerektirdiğinden, DCAA News’in yaptığı önerilerden birini belirtmeye değer:
“… Herhangi bir manuel defter tutma şeklini atla; DCAA uyumlu otomatik bir yazılım sistemi ile hayatınızı kolaylaştırın. Bu yazılım paketleri hangi verilerin izlenmesi gerektiğini bildirebilir, onayları otomatikleştirebilir, çalışanların her yerden girip çıkmalarına izin verebilir, faturalar oluşturur, QuickBooks'a indirmeler sağlar, iz bırakma süresi sağlar, son derece ayrıntılı özel raporlar oluşturabilir, şifre sağlar koruma vb. Bu yazılım paketleri, yöneticilerin daha somut işler konusunda yöneticilere izin verirken aynı zamanda doğru zaman çizelgesi verilerini de görüntüleyebilmesini sağlayabilir. ”
Yalnızca iş süreçlerinizi otomatikleştirmekle kalmaz, aynı zamanda devleti de uyumlu tutar, aynı zamanda şirket verilerinizi güvende tutmanıza yardımcı olur. IBM'in yaptığı bir araştırmaya göre, “tüm güvenlik olaylarının yüzde 95'i insan hatası içeriyor”. Evet, bu delicesine yüksek.
Süreçlerinizi otomatikleştirmek yalnızca bu veri riskini azaltmakla kalmaz, aynı zamanda uyumluluk sağlamanıza yardımcı olur ve personelinizi bu yeni sistemleri takip etmek için doğru şekilde eğittiğiniz sürece, kuruluşunuz zaman çizelgesi sisteminizden en iyi şekilde yararlanabilecek.
Saatlik Çalışanlara Taşı
Maaşlı çalışanlar teoride kulağa iyi gelebilirken, uygulamada düzenleme nadiren işveren veya çalışan için sonuçlanmaktadır. Bir çalışanın sonuç odaklı olmayan maaş çekinden faydalanması çok kolaydır, pek çok işveren de çalışanlarının parasının karşılığından daha fazlasını almaya çalışır. Sonuçta, verimliliğin nihai zayiat olduğu savaş mücadelesi mücadelesi ortaya çıkar.
April Dykman, Get Rich Slowly için yazılan bu zorlukların bazılarını anlatıyor:
“Başka bir işte, maaşlı olduğumun“ ofisi erken kapatırsak, hala maaş alacağınız ”anlamına geldiği söylendi. Ancak ofisi belki de yılda iki-üç öğleden sonra kapattık ve çok sayıda kişi vardı. 8+ saat gün gerektiren birçok etkinlik. Bir keresinde, özellikle büyük bir etkinlik için 22 saatlik bir gün geçirdim. ”
Çok daha iyi bir çözüm, her bir çalışanın ne beklediğini açıkça anladığı ve birinden diğerinden yararlanmak için daha az yer olduğu yerde tüm çalışanları saat ücretine taşımak.
Günlük Zamanınızı Kaydedin
Birçoğunun yaptığı en büyük hatalardan biri, hafta sonunda zaman çizelgelerini kaydetmektir. Birçoğumuz dün kahvaltıda ne içtiğimizi hatırlayamıyoruz, olaydan sonraki tüm iş günlerini tek başıma hatırlayalım ve yeniden yaratalım. İyi kayıtları ve en iyi uygulamaları korumak için şirketteki herkesin zaman çizelgesini en az günde bir kez kaydettiğinden emin olun.
Bunun tersine, bunu kolaylaştırmaya yardımcı olmak için, bir zaman çizelgesi kaydetme işleminin bunu yapmak için çok büyük bir angarya olacak şekilde sarsılmadığından emin olun. Bir zaman çizelgesinin kaydedilmesi her gün birkaç dakikadan fazla sürmemelidir.
Kesinlikle ayrıntılı olmamakla birlikte, bu zaman çizelgesi en iyi uygulamaları en önemli ve ne yazık ki göz ardı edilenlerden bazılarıdır.
Kuruluşunuz zaman çizelgesi sistemi uygulanırken bunları uygulayabilir ve çalışanlarınızla açık ve etkili bir şekilde iletişim kurmaya devam edebilirse, şirketiniz bunun için daha iyi çalışacaktır.
Shutterstock ile Kronometre Fotoğrafı
7 Yorumlar ▼
