Küçük işletme sahiplerinin çoğu için en stresli dönemlerinden biri, nakit akışının sıkışık hale gelmesidir, çünkü ödemeler müşterilerden gelmemektedir. İşletmenizin sorunsuz bir şekilde ilerlememesi şart değil, ancak müşterileriniz zamanında ödeme yapmadığından.
Bu faturalandırma ve ödeme alma kılavuzunda, müşterilerinizin faturalandırılması için en iyi uygulamaları sizinle paylaşmak istiyoruz. Ek olarak, zamanında ödeme almanızı (veya mümkün olduğunca yakın) sağlamanın yollarını paylaşmak istiyoruz, böylece nakit akışı konusunda endişelenmenize gerek kalmayacak.
$config[code] not foundFatura Yazılımını Kullan
Hiveage gibi faturalama yazılımı kullanmanın işiniz için çeşitli avantajları vardır. Başlangıç olarak, müşterilerinize muhasebe sürecinizin profesyonel ve organize olduğunu gösterir. Ayrıca çatlaklardan geçemeyeceklerini ve bir ödemeyi kaçıramayacaklarını da bilecekler.
Sonunda, belirli müşterilere sunulan özel promosyonları, ne kadar çabuk veya yavaş müşterilerin ödeme yapma eğiliminde olduklarını, hangi faturaların vadesi geçmiş olduğunu ve çok daha fazlasını kolayca takip edebileceksiniz.
Ayrıca, müşteriler faturalandırma ve ödeme geçmişleriyle ilgileniyorlarsa size yardımcı olacak ayrıntılı raporlar yayınlayabilirsiniz. Bu raporları, müşteriler faturalandıkları tutarlarla ilişkili olarak aldıkları ürün veya hizmet miktarını protesto ettikleri zaman da çalıştırabilirsiniz.
Başlangıçta Faturalama Ayrıntılarını Tartışın
Yeni bir müşteriyle çalışmaya başladığınızda, fatura ayrıntılarının mümkün olduğunca erken onaylanması iyidir. Bazı müşteriler, bir satınalma siparişi numarası gibi bir şeyin eksik olması nedeniyle fatura ödemesinde durur. İşte başarılı bir faturalama geleceği sağlamak için en baştan yapmanız gerekenler.
Müşteriniz birlikte çalışmaya başladığınızda W-9'unuza ihtiyaç duyuyor mu? Müşteriniz her faturada belirli bir proje adı veya PO numarası istiyor mu? Müşterinizin birden fazla işletme adresi var ve doğru yönlendirme için faturalandırmada belirli bir adrese mi ihtiyacı var? Bunları öğrenin, böylece ödemeleri geciktirmek için meşru bir mazeretleri olmaz.
Çoğu müşteri, e-posta yoluyla çevrimiçi faturalandırılmaya uygundur. Fakat bazıları hala bu basılı kopyanın postayla gelmesini istiyor. Faturanızı uygun şekilde gönderdiğinizden emin olun.
Farklı müşterilerin faturalama konusunda farklı kuralları vardır. Bazı faturalar onay için şirket sahibine gitmeli ve ardından muhasebe işlemlerini gerçekleştirecektir. Diğerleri CC ile birlikte muhasebeleştirmeye çalıştığınız proje yöneticisine gitmelidir, böylece tamamlarını muhasebe işlemine gönderebilirler.
Bazen, faturanın onay için bir kişiye PDF olarak gönderilmesi gereken bir müşteriniz olur. O zaman onay için başka birine gönderilmelidir. Son olarak, elektronik olarak bir dış muhasebe departmanına gönderilmelidir.
Sürecin müşteriniz için ne olduğunu öğrenin ve buna göre uygulayın.
Şartlarınızı açıkça tanımlayın
Şaşırtıcı bir şekilde, bazı insanlar ödeme koşullarını belirtmiyor. Faturayı aldıktan sonra sadece temerrüt bırakırlar. Ödeme koşullarınız makbuz üzerine ödenmiyorsa, faturalarınızı buna göre değiştirmelisiniz. Aksi halde, insanlar ödeme koşullarını varsayılan ayarlardan değiştirmediğinizi ve kendi ödeme koşullarını yapmadığınızı varsayacaktır.
Ödeme koşullarından bahsetmişken, işi yapmadan veya ürünü göndermeden önce ödeme almanızı sağlamanın bir yolu, peşin ödeme için indirim sunmaktır. Müşterileriniz biraz tasarruf etme şansına bayılacaklar ve sıkılaşmaktan endişe duymanıza gerek kalmayacaksınız.
Faturalandırmanın Ne Zaman Bekleneceğini Açıkça Tanımlayın
Müşterilerinize önceden ayın sonunda, ayın ilkinde, ayın ortasında, haftada bir, iki haftada bir veya bir proje bittiğinde faturanızı bildiklerini önceden bildirin. Bu şekilde, ne zaman faturanızı almayı bekleyebileceklerini ve umarız onunla ilgilenebileceklerini bilirler.
Ödemenin Birden Fazla Yolu Sunun
Müşterilerinizin yüzde 90’ının PayPal kullanması veya çevrimiçi ödeme yapması, diğer yüzde 10’un demek olacağı anlamına gelmez. Müşterilerinizin kredi kartıyla veya çekle ödeme yapmalarına izin vererek, müşterilerinizin çoğu için ödeme engellerinin çoğunu kaldırabilirsiniz.
Müşterilerinizin istedikleri şekilde ödeme yapabilmelerini sağlamak için, posta adresinizi faturaya ekleyin ve PayPal dışında çevrimiçi ödeme yapmaları için ek ödeme seçeneklerini etkinleştirin.
PayPal'a yapılan iyi kredi kartı işlem alternatifleri arasında Şerit, Braintree ve Yetki bulunmaktadır. Her üç işlem için de% 2,9 + 0,30 ABD doları seviyesinde benzer fiyatlara sahip. Ek ücretler aşağıdakileri içerir.
- Braintree, üzerinden işlem gören ilk 50.000 işlem ücreti almaz. Uluslararası para birimi işlemleri için% 1 ek ücret alırlar.
- Braintree ve Stripe 15 $ geri ödeme ücreti alıyorlar.
- Şerit, uluslararası döviz işlemlerinde ek% 2 ücret almaktadır.
- 49 $ kurulum ücreti, 25 $ aylık ağ geçidi ücreti, uluslararası işlemler için% 1,5 değerlendirme ücreti ve 25 $ geri ödeme ücreti alın.
Yani, nasıl seçiyorsun? İşte işiniz hakkında sormanız gereken bazı sorular.
- Telefonla veya mobil cihazınızla şahsen ödeme kabul etmek ister misiniz?
- Yalnızca standart kredi kartı ödemelerini (Visa, Mastercard, Discover, AMEX, vb.) Kabul etmek mi istiyorsunuz yoksa Apple Pay, Bitcoin veya Venmo gibi yeni ödeme yöntemlerini de kabul etmek mi istiyorsunuz?
- Abonelik faturalandırması gerekiyor mu? Ayrı ödeme seçenekleri?
- Dünya çapında ve PayPal kullanamayan ülkelerde müşterileriniz var mı?
Bu soruların cevaplarını aldıktan sonra, hangisinin işletmeniz için doğru olduğunu belirlemek için ödeme işlemcilerin özelliklerini gereksinimlerinizle eşleştirebilmelisiniz.
Ayrıca, PayPal'a karşı ödeme yaptıkları için PayPal üzerinden ödeme yapmayan müşterileriniz varsa, Braintree'nin PayPal tarafından edinildiğinden beri Braintree'yi sevmeyebileceklerini unutmayın.
Faturayı Gönderdiğinizi Onaylayın
Fatura yazılımınıza bağlı olabileceğinizi biliyorsunuz. Bu yüzden mutlaka bunu yapmıyorsunuz çünkü yazılıma inanmıyorsunuz, fakat daha fazlasını hatırlatmak için evet, faturanızı gönderdiniz.
İlk kez bir müşteriye bir fatura gönderdikten sonra, faturanızı alması gereken kişiyi ve üzerine kopyalanması gereken kişiyi, faturanıza henüz göndermiş olduğunuz e-posta ile gönderin. Proje güncellemelerinizle birlikte gelen geçici bir söz olarak dahil edilebilir.
Bunu genellikle yalnızca ilk kez gelen müşterilerle veya ödemelere rutin olarak gecikmiş olan müşterilerle yapmanız gerekir. İlk kez gelen müşteriler ile, fatura bilgilerinin doğru olduğundan emin olmanızı sağlar.
Nazik Hatırlatıcılar Gönder
Herkes zamanında% 100 ödeyecek. Bazı insanlar yasal olarak o kadar meşguldür ki istemeden faturanızı unuturlar. Başlangıçta, faturanızın yanlışlıkla unutulduğunu varsaymak ve uyarıcılarınızı buna göre çerçevelemek istiyorsunuz.
Bir faturayı yeniden gönderirken, bir fatura hatırlatıcısına yaklaşmanın bazı harika yolları, bazı özel durumlar için açıklamalar da dahil olmak üzere aşağıdakileri içerir.
- Faturamı henüz görüntülemediğinizi fark ettim. Doğru gelmediyse, tekrar gönderirim. Ayrıca PDF yoluyla ayrı bir e-postaya bir kopyasını ekleyeceğim. Bu günlerde e-posta spam filtrelerini hiçbir zaman bilemezsiniz.
- Son zamanlarda yeni proje lansmanıyla meşgul olduğunu biliyorum. Sadece gelen kutunuza gömüldüğü takdirde, işte geçen ayki işler için faturasım.
- Umarım iyi bir yolculuk geçirmişsindir! Muhtemelen yapacak çok işin olduğunu biliyorum, o yüzden 30 gün olduğundan beri listenin en üstünde olduğundan emin olmak istedim.
- Bu sadece geçen ayki faturamla ilgili dostça bir hatırlatma. Zaman uçuyor, ama 30 gün geçtiğinden, size haber vereceğimi düşündüm.
Çoğunlukla, bu sorunu çözmeli ve bir cevap ve ödeme almalısınız. Bir kişiden yanıt alamıyorsanız, başkalarına daima nazik bir hatırlatma gönderebilirsiniz. Bu kişiye, faturanız hakkında bir şey duymadığınızı ve onlara yaptığından emin olmak istediğinizi bildirin.
Kişiselleştirilmiş hatırlatıcılar için sahip değilseniz, bu da iyi. Bunun yerine otomatik hatırlatıcılar göndermeyi seçebilirsiniz!
Ayağını yere koy
Yukarıdaki hatırlatıcılar fark edilmezse, o zaman biraz daha agresifleşmeniz gerekebilir. Bu, özellikle faturanın vadesi geçmiş olması durumunda önemlidir. Bu yola çıkmadan önce dikkat etmeniz gereken bazı şeyler var.
- Bu şirketin müşteri olarak kalmasını istiyor musunuz? Bunu yaparsanız, yavaş ödeme ile sempatik olmak size gelecekteki sadakatlerini kazandırabilir.
- Ödeme yapılmamasından dolayı teslimatı veya hizmetleri durdurabilir misiniz? Yine, bu seçenek sizin bu müşterinin kalmasını isteyip istemediğinize bağlı olabilir.
Bu cevapları göz önünde bulundurarak, buna göre hareket edin. Faturanızı hem dijital olarak hem de postayla yeniden göndererek başlayın. Müşterinizi arayın ve işlerin zor olabileceğini anladığınızı bildirin, ancak üzerinde anlaşmaya varılan hizmetleri tamamladınız veya ürün teslimatlarını gönderdiniz. Bu nedenle, mevcut ödeme derhal kaynaklanmaktadır.
Evet, bu rahatsız edici olabilir. Ama aynı zamanda bir iştir. Muhtemelen müşterinin geç ödeme yapmakta olduğu tek satıcı siz değilsiniz, bu nedenle sorunu uygulayan tek kişi olmayacaksınız. Ama onlara baskı uygulayan tek kişi sizseniz, ilk önce size ödeme yapılır. Ya da en azından ilk temel hizmetlerden sonra, kira ve diğer faturalar ödenir.
Bu konuda ısrar etmek hem siz hem de müşteriniz için sinir bozucu olabilir, ancak ödeme almanın anahtarı olabilir. Bazı küçük işletme sahiplerinin, fatura kesilmesinden iki yıl kadar geç ödendiğini bildirmişlerdir. Geç kalmak asla iyi olmamakla birlikte, hiç olmadığı kadar iyidir.
Shutterstock Üzerinden Fatura Görüntüsü
Daha fazla: Popüler Makaleler 9 Yorumlar ▼
