Çoğu küçük işletme sahibinin muhtemelen unutmak isteyeceği bir sorumluluk var. Ancak, tek bir mülkünden daha büyük bir şeyi yöneten herkes için zorunludur. Çalışanlarınızla ilgili kayıtları saklamak sizin sorumluluğunuzdadır. Bu, bir işletmeyi yönetmenin en heyecan verici parçası olmasa da, önemlidir.
Çalışan Kayıt Tutma Gereksinimleri
Federal, eyalet ve yerel yönetimlerin, hem çalışanları hem de işletmeleri korumak için işe alım ve diğer İK fonksiyonları hakkında doğru belgeler tutmak söz konusu olduğunda, hepsinin çeşitli gereksinimleri vardır. Bir işletme olarak, bu kayıtların el altında tutulmaması sizi, kendinizi savunmak için herhangi bir evrak olmadan yanlış fesih davalarına veya benzeri sonuçlara açık bırakabilir. İşte, çalışanlarınızın kayıt tutmaya geldiğinde işletmenizin yerine getirmesi gereken gereksinimlerden bazıları.
$config[code] not foundBir Yıllık İşe Alım Kayıtlarını Tutun
Yeni bir pozisyon için işe alım yaparken, Engelli Amerikalılar Yasası ve Başlık VII gibi federal statüler işe alım sürecinde ayrımcı olmamanızı gerektirir. Bu nedenle, iş başvurusu yapan taraflardan herhangi birinin dava açmaya karar vermesi durumunda, iş başvurusundan en geç bir yıl boyunca işe alım sürecindeki tüm başvuruları, özgeçmişleri ve diğer belgeleri saklamanız gerekir.
Üç Yıllık Bordro Kayıtlarını Tutun
Bordro kayıtları, çalışanların çalıştıkları saatler için adil bir şekilde tazmin edilmelerini sağlamak ve işinizin fazla mesai ve asgari ücret gerekliliklerine uymasını sağlamak için gereklidir. Yasa, bu kayıtları muaf olmayan çalışanlar için üç yıl boyunca el altında tutmanızı gerektirir. Bununla birlikte, çalışanlar, fazla mesai için ödenen borcu geri ödediklerini hissederlerse dava açmayı da seçebilirler. Bu yüzden onları fesihten sonra beş yıla kadar elinde tutmanız yararlı olabilir.
Fesihten Sonra Bir Yıl boyunca I-9 Formlarını Tutun
İşletmelerin, bir çalışanın Amerika Birleşik Devletleri'nde çalışmaya uygun olduğunu doğruladıklarını göstermeleri için I-9 formları gerekir. Yasaya göre, bu formları bir çalışanı işe aldıktan sonra üç yıl veya bir çalışanın işten çıkarılmasından bir yıl sonra (hangisi daha sonra olursa olsun) tutmanız gerekir. Ayrıca, bu formları diğer personel kayıtlarından ayrı olarak saklamanız gerekmektedir.
Fesih İşleminden Sonra Beş Yıl Boyunca Ayırma Evraklarını Tutun
Herhangi bir yanlış sonlandırma sorunuyla karşı karşıya kalmanız durumunda, fesih veya ayrılma ile ilgili evrak işlerini tutmak da önemlidir. İstifa mektuplarını saklayın ve çalışanın ayrılmasından ve beş yıl boyunca ayrılma evrakından sonra üç yıl boyunca görüşme evraklarını elden çıkarın.
FMLA'yı Fesihten Sonra Üç Yıl Boyunca Rapor Bırakın
Aile Hekimliği İzin Yasası, uygun çalışanların, sağlık veya aile sorunları durumunda işlerinin korunduğu yerlerde ücretsiz izin almalarını sağlamak için vardır. Bir çalışan FMLA izni talebinde bulunursa, izninin verilmiş olup olmadığına bakılmaksızın, bu çalışanın işinizle ilgili yollarını açtıktan sonra en az üç yıl boyunca bu bilgileri kayıtlarınızda tutmalısınız.
Altı Yıllık Emeklilik Yardımı Formlarını Tutun
Çalışanlara emeklilik tazminatı sağlarsanız, bu bilgileri, çalışanın Emekli Gelir Güvenliği Yasası uyarınca, çalışanın ayrılmasından veya feshedilmesinden sonra en az altı yıl boyunca elinizde bulundurmalısınız. Buna ek olarak, mahkemeler, çalışanın kapsama alanının yetersiz olduğunu kanıtlama sorumluluğundan ziyade, bir çalışanın dava açtığı durumda yeterli teminat ve menfaat sağladığını kanıtlamak için şirketin sorumluluğunun olduğunu belirlemiştir.
Beş Yıllık İlaç Test Kayıtlarını Tutun
Bazı durumlarda, arka plan kontrolü ve ilaç testi bilgileri, diğer işe alma bilgileri standardının altına düşebilir. Bununla birlikte, eğer iş ulaşımla ilgili ise, Ulaştırma Bakanlığı'nın güvenlik düzenlemelerinin bir parçası olarak beş yıl boyunca gerçekleştirilen tüm ilaç testlerinin kayıtlarını tutmanız gerekir.
Çalışan Vergi Kayıtlarını Dört Yıl Boyunca Tutun
Çalışanlarla ilgili vergiler söz konusu olduğunda, IRS denetim durumunda dört yıl boyunca el altında kayıt tutulmasını tavsiye eder. Buna tüm ücretler, emeklilik ödemeleri, bahşiş bilgileri, W-2 ve W-4 formları ve diğer ilgili bilgiler dahil olmalıdır.
Çalışan Sağlığı ve Güvenliği Kayıtlarını Beş Yıl Boyunca Tutun
İş Güvenliği ve Sağlığı Yasası, işyerinde elde edilen çalışanların yaralanma ve hastalıklarının kısa bir açıklama ve ilgili diğer bilgileri içeren kayıtlarını almanızı ve saklamanızı gerektirir. Bu, çalışanlara güvenli bir çalışma ortamı sağlamayı ve tüm sorunların buna göre ele alınmasını sağlamak içindir.
İşsizlik Sigortası Bilgilerini Yedi Yıla Kadar Tutun
İşsizlik sigortası kayıtları gereksinimleri eyaletlere göre değişmektedir. Ancak, bazı durumlarda, bu kayıtları dört ila yedi yıl boyunca saklamanız gerekebilir. Spesifik olarak, Washington D.C., işletmelerin bu kayıtları yedi yıl boyunca saklamasını gerektiriyor.
Sözleşmeleri Beş Yıla Kadar Tutun
Bağımsız yükleniciler veya üçüncü taraflarla çalışıyorsanız, bazı devlet kayıt tutma gerekliliklerini de yerine getirmeniz gerekebilir. Virginia'da, işletmelerin bir anlaşma yapıldıktan sonra beş yıl boyunca sözleşmeleri el altında bulundurmaları gerekiyor. Bazı diğer eyaletlerde de üç ila dört yıl arasında benzer şartlar var.
Shutterstock üzerinden fotoğraf
2 Yorumlar ▼
