Geçmişte, bir sekreter genellikle şirket totem direğinin en düşükleri arasında sayılıyordu. Yine de, zaman değişti ve sekreterin rolü, genellikle bütün bir kurumun işleyişinin bir göstergesi olan kişi olarak idari asistan oldu. İster tek bir yönetici, isterse birden fazla yönetici, isterse tüm kurum için çalışsın, bir asistanın idari görevleri yerine getirmesi, diğer herkesin stratejik öncelikler konusunda daha fazla zaman harcamasına ve işin büyütülmesine izin verir, detayların kontrol altında olduğu konusunda bilgi sağlar.
$config[code] not foundİdari Görevlere Genel Bakış
En genel anlamda, idari görevler bir işin günlük işlemlerinin bir parçası olan görev ve faaliyetlerdir. Aramaları cevaplamayı, mesaj almayı, yazışmaları yönetmeyi, sarf malzemelerini sipariş etmeyi ve paylaşılan ofis alanlarını organize ve işlevsel tutmayı içerir. Görevleri ayrıca raporlar oluşturmak, verileri girmek ve yönetmek, dosyaları yönetmek, temel defter tutma ve diğer finansal görevleri içerebilir. Bu görevlerin çoğu, büro görevlerinin bir kısmını ya da tamamını üstlenerek, bir kişiye ya da takıma yardım etmek olan işi olan idari asistanlar tarafından yönetilmektedir, ancak çoğu giriş ve orta seviye pozisyonları aynı zamanda makul miktarda idari işi de içermektedir. Örneğin, idari asistanlar bir proje yönetim sistemindeki kendi çalışmalarını güncellemekten veya e-postalara cevap vermekten sorumlu olabilir. İdari görevlerin çoğunun çoğunluğu büro işleridir ve genellikle bilgilerin yönetilmesi ve dağıtılması ile ilişkilidir.
teknoloji
Teknolojiyi bilmek, idari görevlerin en önemli yönlerinden biridir. Buna bilgisayarlar, faks makineleri, fotokopi makineleri, tarayıcılar, telefonlar ve diğer ofis ekipmanı gibi araçlar dahildir. Genel olarak çoğu idari iş için kelime işlem, elektronik tablo, veritabanı ve masaüstü yayıncılık yazılımlarını içeren genel bilgisayar yazılımı programlarını kullanmak gerekir. Paylaşılan ekipmanla ilgili sorunları giderme yeteneği aynı zamanda birçok idari iş tanımının bir parçasıdır. Örneğin, kağıt sıkışmalarını gidermek veya yazıcılarda ve fotokopi makinelerinde toneri değiştirmek için idari uzmanların çağrılması olağandışı değildir.
Bazı işletmelerde, idari asistanlardan da planlama ve proje yönetimi yazılımının nasıl kullanılacağını bilmeleri beklenir. Direkt olarak yöneticiler için çalışanlara genellikle patronlarının takvimini yönetme çağrısında bulunulur ve bölüm idari asistanları toplantıları planlamaya, tatil ve hastalık günlerini takip etmeye ve genellikle insanların nerede olduklarını ve ne yaptığını bilir.
Günün Videosu
Size Sapling tarafından getirildi Size Sapling tarafından getirildiİletişim
Bir diğer önemli idari görev iletişimi içerir. İdari asistanlara genellikle yazılı ve sözlü olarak iletişim kurmaları istenir. Not yazmaları, e-posta kullanarak iş arkadaşlarınızla veya müşterilerle iletişim kurmaları, şirket el kitaplarını veya web sitelerini güncellemeleri veya başkalarının çalışmalarını düzenlemeleri ve protesto etmeleri istenebilir. Asistanlar ayrıca genellikle telefonu yanıtlamaktan, patronları adına arama yapmaktan ve ziyaretçilerle etkileşimde bulunmaktan sorumludur. Bu nedenle, başarılı bir idari asistan, mükemmel iletişim becerilerine sahip olmalı ve net ve profesyonel bir şekilde yazıp konuşabilmelidir.Yazım, dilbilgisi ve profesyonel yazılı iletişim standartlarının sağlam bir şekilde anlaşılması önemlidir, çünkü bir asistan patronunu temsil eder.
Defter Tutma ve Satın Alma
Herhangi bir işte masrafları takip etmek önemlidir ve bu görev genellikle bir elektronik tabloya veya defter tutma programına harcamaları girmek, çalışanlardan harcama raporlarını toplamak ve doğrulamak ve geri ödemeleri yönetmek için çağrılabilecek bir idari asistana düşer. Küçük bir işletmede, bir idari asistan ayrıca alacak hesaplarını yönetebilir, faturaları göndererek ve ödemeleri işleme koyabilir ve şirkete mevduat ödemeleri yapabilir. İdari uzmanlar bazen küçük paralardan da sorumludur, giderleri takip eder ve gerektiğinde fon ekler. Bu bölgedeki diğer görevler arasında harcamaların analizi, bütçelemeye yardımcı olma ve satıcı anlaşmazlıklarının ele alınması sayılabilir.
Satın alma söz konusu olduğunda, idari asistanlar tipik olarak sarf malzemelerinden sorumludur, bu da ofis sarf malzemelerini organize edip izlemeleri ve gerektiğinde sipariş yenilemeleri anlamına gelir. Satıcılar hakkında araştırma yaparlar ve gerektiğinde satınalma siparişleri talep eder veya verir. Bazı durumlarda, idari asistanlar aynı zamanda derhal ödenmelerini ve uygun şekilde kullanılmalarını sağlamak için yazılım veya abonelikler için lisans izlemekten ve yönetmekten sorumlu olabilir.
Araştırma ve Planlama
Araştırma projelerini yönetmek ve bilgi derlemek için birçok idari uzman görevlendirilir. Bir telefon numarası veya adres aramak kadar basit olabilir veya daha karmaşık bir proje, müşteri bilgilerine bakmayı, referans gösterme ayrıntılarını aramayı ve ayrıntılı elektronik tablolar veya raporlar oluşturmayı içerebilir. Bu projeler genellikle son tarihler içinde çalışmayı ve bilgi sunmayı gerektirir.
Pek çok durumda, idari görevler ayrıca planlama içerir. Haftalık personel toplantılarından büyük etkinliklere kadar, detaylara dikkat etmek için idari asistanlara çağrılmaktadır. Bir toplantı için bir konferans salonu rezervasyonu yapmak veya tüm bina ya da kat için oda rezervasyonlarını yönetmek, içecek siparişi vermek ve toplantı başladığında tüm teknik ekipmanların hazır ve çalışır durumda olduğundan emin olmak sizin sorumluluğunuzda olabilir. Seyahat planlaması bir diğer büyük sorumluluktur. Şirketin seyahat departmanı yoksa, idari asistan uçuşları ve otelleri araştıran ve rezervasyon yapan, yemek rezervasyonları yapan ve konferans kayıtları gibi diğer ayrıntılarla ilgilenen kişi olabilir.
Özel Görevler
Belirli endüstrilerde, uzmanlık gerektiren bilgi ya da beceri gerektiren işleri yapmaları için idari uzmanlar görevlendirilir. Örneğin, yasal ve tıbbi idari asistanların genellikle endüstri terminolojisi ve prosedürlerinin anlaşılmasını gerektiren işleri tamamlamaları gerekir. Hukuki sekreterlere, temel hukuki bilgi ve anlayış gerektiren, mahkeme celbi, temyiz veya talepler gibi yasal belgeler için evrak doldurma ve dosyalama çağrısında bulunulabilir. Mahkeme sistemi ve prosedürlerinin anlaşılması, yasal araştırmaların nasıl yapıldığını bildiği gibi, bu idari asistanlar için de önemlidir.
Bir insan kaynakları departmanındaki görevler istihdam konularına odaklanır ve görüşmelerin planlanmasını, arka plan kontrollerinin işlenmesini ve bunların eksiksiz olmasını sağlamak için başvuruların ilk gözden geçirmesini içerebilir. Bu kapasitedeki birinden büyük olasılıkla insan kaynakları ve iş hukuku hakkında bir anlayışa ve deneyime sahip olmak gerekecektir. Temel olarak, bir idari asistanın çalıştığı belirli alan ve departman, belirli alanlarda diğerlerinden daha fazla tecrübe ve bilgi gerektiren bazı görevlerde belirleyici faktör olacaktır.
Yönetici Asistanlığı Nitelikleri
İşlerin çoğu en azından bazı idari görevleri içerirken, çoğu idari asistanlar tarafından yerine getirilmektedir. Hemen hemen her sektörde fırsatlar vardır ve çoğu giriş seviyesi pozisyonları lise diplomasına veya eşdeğeri olan kişilere açıktır. Bazı işverenler, alanında lisans derecesi veya deneyimi olan idari asistanlar veya sekreterler kiralamayı tercih etmektedir. Kanun ve tıp gibi belirli alanlar, asistanların, alanla ilgili ek eğitim almasını gerektirir.
Eğitim seviyesinden bağımsız olarak, çoğu işveren, kelime işlem, elektronik tablolar ve veri tabanı yönetimi dahil, büro işlerinde deneyim ve beceriye sahip idari asistanlar arar. Genellikle, işverenler asistanların Microsoft Office ürünlerinde becerilere sahip olmalarını ister. Bazı topluluk kolejleri, geçici kurumlar ve yetişkin eğitimi programları, ofis yönetiminde sertifika programları sunmaktadır; bu da iş ararken size avantaj sağlayabilir. Çoğu işveren aynı zamanda asistanların kendilerine özgü görevlerini hızlandırmasına ve aşina olmalarına yardımcı olmak için iş başında eğitim vermektedir.
Büro becerilerinin ötesinde, işverenler, mükemmel iletişim becerilerine (hem yazılı hem sözlü), örgütsel becerilere, karar verme ve problem çözme yeteneklerine ve kişilerarası becerilere sahip bireyleri işe almak istemektedir. Profesyonellik ayrıca çok görevli ve öncelikli bir kabiliyettir. Birçok işveren hassas bilgilerle uğraştığından ve genellikle federal yönetmeliklere bağlı kaldığından, takdir ve gizliliği sağlama yeteneği de önemli niteliklerdir.
Ödeme ve İstihdam Görünümü
Bir idari asistan için ortalama ücret, 20 $ 'dan düşük ortasına kadar olan ücret artış maaşlarının alt kısmındaki giriş seviyesi asistanlarla ve altı rakama yakın bir maaş alan en yüksek ücretli asistan asistanlarla önemli ölçüde değişmektedir. PayScale.com, idari asistanların, ortalama asistan maaşını 37.870 dolara düşüren, İşgücü İstatistikleri Bürosu'nun rakamlarıyla yakından yansıtılan ve ortalama asistan maaşını 37.870 Dolara düşüren ve yarısının daha az kazandığı nokta olan medyan maaşını aldığını bildirdi.. BLS, en yüksek ücretli asistanların yılda 62.000 ABD Dolarından fazla kazandığını ve bu miktarın yürütme sekreterleri için 85.000 ABD Dolarına yükseldiğini bildirmektedir. En yüksek kazancı elde edenlerle birlikte, yılların tecrübesiyle artar.
Ne yazık ki, BLS ayrıca idari asistanlar için talebin 2026 yılına kadar yüzde 5 oranında düşmesi muhtemel projeler olduğunu belirtti, çünkü çoğu pozisyon yeni olmayacak, ancak çalışanların yerine geçecek. Teknolojinin gelişmesi ve birçok idari görevin diğer çalışanlara kaydırılması, düşüşün çoğunu oluşturmaktadır. Ayrıca, birçok kuruluş işlemleri kolaylaştırırken, asistanlar birden fazla yöneticiye veya departmana atanır ve daha fazla sorumluluk alırlar.
İdari Görevlerinizde Nasıl Başarılı Olunur?
Genelde, şaşırtıcı idari asistanlar, özellikle üniversite derecesine sahipler ve endüstri ile iş hakkında derinlemesine bir anlayışa sahip olduklarında promosyonlar listesinin başında gelirler. İşinizi ciddiye almak daha büyük ve daha iyi şeylere yol açabilir, bu nedenle patronunuz ve iş arkadaşlarınız için vazgeçilmez olmanın yollarını bulmak sizin yararınızadır.
Bunu yapmanın en iyi yollarından biri patronunuzun hedefleri ve öncelikleri hakkında bilgi edinmek ve ihtiyaçlarını tahmin etmektir. İleriye bakın ve patronunuz onları fark etmeden önce istek ve ihtiyaçlara hazırlanmak için öngörülerde bulunun. Örneğin, patronunuz her hafta veya ayda belirli bir toplantıya katılırsa, toplantıdan önceki dakikayı okuyun ve patronunuzun toplantıda önceden sunması beklenen belgeleri veya raporları hazırlayın. Süpervizörünüzün çok fazla ara vermeden tüm gün toplantılara katılacağını görürseniz, öğlen yemeğini sipariş edin ve cezve makinesini taze tutun. Patronun iyi görünmesini sağlamak sizin işiniz olduğunu unutmayın, bu yüzden en profesyonel ve yetkin imajı sunmak için ne yapmanız gerektiğini yapın.
Sektörünüze ayak uydurmak ayrıca bir rock yıldızı asistanı olmanıza yardımcı olabilir. Terminolojiyi öğrenin ve trendleri takip edin. Bu sayede konuşmalara katkıda bulunabilir ve işinizde daha doğru olabilirsiniz. Detaylar önemlidir, bu yüzden herkesin neden bahsettiğini anlamak, masraflı hatalardan kaçınmanıza yardımcı olacaktır. Büyük asistanlar da beceriklidir ve ne zaman harekete geçileceğini ve tam olarak ne yapılması gerektiğini bilir. Her soru veya konuda patronunuza koşamazsınız; Patronunuz sizden öğrenmeye geri dönen şeylerle ilgilenmenizi bekliyor. Kuruluşunuzun içini ve dışını, bilgileri ve şirket politika ve prosedürlerini nerede bulacağınızı biliyorsanız, daha becerikli olabilir ve sorunları çözebilirsiniz.
Son olarak, iyi bir asistan olmak olağanüstü organizasyon becerileri gerektirir. Herhangi bir anda soruları yanıtlamanız, durum güncellemeleri sağlamanız veya başka sorunları çözmeniz istenebilir ve eğer organize değilseniz, bunu yapamazsınız. En önemli idari görev, bütün levhaların dönmesini ve düzenlenmesini sağlamak, bu becerinin temelidir.
