Üst düzey sekreterler genellikle ofislerde kullanılır ve günlük iş süreçlerinin verimli bir şekilde çalışmasını sağlamak için temel idari görevleri yerine getirir. Üst düzey bir sekreter bir veya daha fazla yönetici altında çalışabilir ve bir işletme içindeki tüm önemli yazışmaların doğru kayıtlarını tutması beklenir. Üst düzey sekreterler, kamu ve özel sektörde çok çeşitli işletmelerde istihdam edilmektedir.
Destek rolü
Üst düzey bir sekreterin asıl rolü, kilit idari görevleri yerine getirerek amirlerine zaman kazandırmaktır. Üst düzey sekreterler, iletişimin gerekli taraflara doğru ve zamanında bir şekilde iletilmesini sağlamada kilit bir rol oynar. Üst düzey bir sekreter, genellikle üst yönetimden notları dikte eder, notları mektup veya rapor formatında yazıp bilgileri istenen alıcılara dağıtır, Champaign County web sitesinde belirtildiği gibi. Bu nedenle kıdemli bir sekreter, gramer kurallarını ve noktalama işaretlerini sağlam bir şekilde kavrayabilmeli ve istatistiksel verileri oluşturmak veya mektup şablonlarını kullanmak için temel ofis yazılımı uygulamalarını kullanma becerisine sahip olmalıdır. Üst düzey bir sekreterden ayrıca şefi için doğru bir randevu takvimi yapması ve beklenen tüm katılımcılarla iş toplantıları için düzenlemeleri onaylaması beklenir. Ayrıca, tesis içi konferanslar için seyahat düzenlemeleri yapmak ve konaklama düzenlemeleri yapmakla görevli olabilir.
İletişimin Rolü
Üst düzey bir sekreterden bazen, görevlilerine verilen kilit iş görevlerini verimli ve zamanında tamamladıklarından emin olmak için koordine etmesi ve denetlemesi istenecektir. Üst düzey sekreterlerin ayrıca, normal iş uygulamalarında herhangi bir değişiklik yapıldığında yeni personel yetiştirmeleri ve mevcut personeli eğitmeleri beklenmektedir. Üst düzey bir sekreter ayrıca, iç ve dış kaynaklardan gelen telefon görüşmeleri yapabilir, departmanlar arasındaki mesajları iletebilir ve tüm ilgili bilgilerin not edilmesini sağlamak için yöneticiler tarafından yapılan ekran görüşmeleri yapabilir. Ayrıca, Total Jobs web sitesinde tanımlandığı gibi, resepsiyon masasında ziyaretçiyle ilgili sorularla görevlendirilebilir.
Günün Videosu
Size Sapling tarafından getirildi Size Sapling tarafından getirildiEk Görevler
Üst düzey bir sekreter de toplantılarda birkaç dakika sürebilir ve genellikle iç ve dış kaynaklardan yazışmaların doğru şekilde yapılması ile görevlendirilir. Üst düzey bir sekreter aynı zamanda kilit ofis malzemelerini takip etmekten ve onları yenilemek için yeni siparişler vermekten sorumludur. Ayrıca, bütçe tahminlerini ve satış faturalarını hazırlamaya ve işlemeye yardımcı olabilir ve genellikle maaş bordrosu yönetimine yardımcı olabilir Üst düzey sekreterler, Monterey County web sitesinde açıklandığı gibi, genellikle iş performansı seviyeleri, satış rakamları ve satın alma maliyetleri hakkında araştırma yapar ve raporlar oluşturur.
