Toplantılar iş dünyasında bir dayanak noktasıdır - kararlar ve eylemler ister. En verimli toplantılar, diğer önemli gündem konularından zaman ayırmadan eylem öğelerini yönetir. İşlemler uygun şekilde yönetilmezse, tamamlanmayan, amaçlanan hedeflere ulaşamayan veya kuruluşa değer getirmeyen görevleri tartışarak değerli zaman harcanabilir. Eylem öğelerini kapatmaya kadar etkili bir şekilde yönetmek, toplantı tutanaklarında onları doğru şekilde yakalamakla başlar.
$config[code] not foundtanımlanması
Yanlış yorumlamaya yer bırakmayarak işleri net bir şekilde tanımlayın. Toplantı katılımcılarının nelerin beklendiğini anlamalarını ve anlamalarını sağlamak için belgelendirildiği gibi işlemi tekrarlayın. Eylemi toplantıda hazır olan birine atayın ve o kişinin sorumluluğunu sözlü olarak kabul etmesini sağlayın. Sorun ortaya çıktığında mevcut olmayan birine atanan kötü ifade edilen bir eylem maddesi süresiz olarak açık kalabilir.
Kayıt
Toplantıları kaydetmek için standart bir format kullanın ve özel olarak bir eylem öğeleri listesi için hazırlanmış bir bölümle birlikte. Formatı tutarlı tutmak, verimli takip için sorunların doğru şekilde yakalanmasını sağlamaya yardımcı olur. Ne yapılması gerektiğini, ne olduğundan emin olmaktan kimin sorumlu olduğunu, sorunun yapıldığı tarihi veya eylemin atandığını ve eylemin tamamlanması beklenen tarihi kaydedin. Her görev için, bir birincil sahipe ve atanmış bir yedekleme görevlisine sahip olun; yedekleme, birincil sahip için ortak çalışabilir ve istenirse görevi destekleyebilir.
Günün Videosu
Size Sapling tarafından getirildi Size Sapling tarafından getirildidağıtma
Toplantı tutanaklarını dağıtmak için fazla beklemeyin. Toplantı sırasında biri elektronik not alırsa, toplantı kapanır kapanmaz veya kısa bir süre sonra dakikalar dağıtıma hazır olabilir. Uzun süren gecikmeler katılımcının ivedilik duygusunu kaybetmesine neden olabilir. Daha yeni eylem atamaları daha sonra toplantınız sırasında verilenlerden daha büyük önceliğe sahip olabilir.
Takip
Belirlenen son tarihlere göre atamaları izlemek için eylem öğeleri listesini kullanın. Toplantı düzenli olarak zamanlanmış bir serinin parçasıysa, bir sonraki toplantıya açık işlemleri gözden geçirerek başlayın. Katılımcıları önceden bilgilendirin, böylece ilerlemeyi bildirmek için gerekli sunum malzemelerini hazırlayabilirler. Toplantı benzersiz veya bağımsız bir oturumsa, eylem sahipleriyle tek tek veya yalnızca kapanacak işlemleri izleme odaklı yeni bir toplantıda takip edin.
görünürlük
Son tarihler kaçırılırsa veya bildirilen eylemler beklentileri karşılamazsa, bu gerçekleri ekip üyeleri tarafından görülebilir hale getirin. Gecikmeye neyin yol açtığını, eylemin neden yetersiz olarak değerlendirildiğini ve geri dönüş için ne yapılması gerektiğini açıkça anlatan yazılı yorumlar da dahil olmak üzere eylem öğeleri listesini yeniden dağıtın. Barikatları kaldırmak için yönetim yardımına ihtiyaç duyulursa, hem sorunun hem de ekibin önerdiği çözümün kısa bir özetini vermek için yönetim ekibinin uygun üyeleriyle zaman planlayın.
kapatma
Bir işlem tamamlandığında, sorunun kapatıldığı tarihi belirleyerek işlem öğeleri listesini güncelleyin. Listeyi ekip üyelerine yeniden dağıtın, böylece ne zaman ve hangi eylemlerin kapandığını görebilsinler. Herkes kapalı öğeleri gördükten sonra listeden kaldırın. Kapalı kalemler, ekibin ihtiyaçlarına veya yönetimin beklentilerine bağlı olarak arşivlenebilir veya silinebilir.
