Periyodik denetimler, bir şirketin kalite yönetimi üzerindeki isabetini alıp almadığını belirlemesine yardımcı olur. Devlet düzenlemelerine, uluslararası yönergelere ve bir şirketin kendi protokollerine dayanan kalite yönetimi standartları, kalite denetim raporları için kritik kriterlerdir. Denetçiler, bir şirketin kalite güvence programının etkinliğini değerlendirmek için bu standartlara güvenirler. Denetim raporları, yöneticileri yürürlükteki standartlara uymayan ve revize edilmesi gereken şirket operasyonları hakkında uyarmaktadır.
$config[code] not foundBir kapak sayfası tasarlayın. Raporun başlığını, yazarını, tamamlanma tarihini ve denetim altındaki şirketi tanımlayın.
15 sayfadan fazla raporlar için bir yönetici özeti yazın. Denetimin yapıldığı tarihleri belirtin. Konuyla ilgili temel bilgileri verin, böylece okurlar denetimin amacını anlarlar. Örneğin, rapor aşı üreten ekipman için yeni düzenlemeleri tartışabilir. Özet, orijinal standartların ne zaman yürürlüğe girdiğini belirtmeli, eksikliklerini tanımlamalı ve ardından yeni standartların nasıl farklılaştığını açıklamalıdır.
Denetçilerin hedeflerini açıklayan ve temel bulguları kısaca özetleyen bir giriş taslağı hazırlayın. Örneğin, “A & E Şirketi’nin iç kalite kontrol denetiminin temel amacı, yeni federal rehberlerin aşıların etkinliğini nasıl etkileyeceğini belirlemek için mevcut aşı üretim süreçleri hakkında bilgi sunmaktı. En önemli bulgu, şirketin yeni santrifüjlere yatırım yapması gerektiği oldu. ”
“Terminoloji” ile ilgili bir bölüm girin. Raporda kullanılan anahtar terimleri tanımlayın. Bahsedilen programları, kurumları veya kuruluşları tanımlayın. Örneğin, raporda NAHB’dan bahsedilirse, bunu Ulusal Ev İnşaatçıları Birliği’ne referans olarak açıklayın, 1942’de bir ticaret kuruluşu başladı.
Şirketin mevcut kalite güvence prosedürlerini, hedeflerini ve etkinliklerini açıklayan “Mevcut Kalite Güvence Sistemi” adlı bir bölümde tartışın.
“Denetim Planı” için bir bölüm oluşturun. Denetçileri ve niteliklerini tanımlayın. İncelenen belgeleri ve görüşülen kişileri listeler.
Süreci detaylandırarak denetim planını tarif etmeye devam edin. Denetçilerin takip ettiği adımları belirlemek için akış çizelgeleri kullanın. Örneğin, bir akış çizelgesinde denetçilerin önce bir toplantı yapması, ardından denetim kriterlerini belirlemesi ve sonra sorumlulukları tayin etmesi ve bir belge incelemesi başlatması gerekebilir.
Denetçilerin hangi belgeleri inceleyeceklerini ve görüşeceklerini nasıl belirlediklerini açıklayın. İşlem sırasında sistem kontrollerini tanımlayın. Örneğin, inceleme için etiketlenmiş belgelerin bir akran grubu tarafından onaylanması gerekip gerekmediğini belirtin.
Bir "Denetim Süreçleri Tablosu" hazırlayın. Denetçiler tarafından gerçekleştirilen eylemleri, zaman çerçevesini, doldurulmuş standart formları ve yapılan önerileri listeler. Örneğin, rapor, denetçilerin Ocak-Haziran ayları arasında insan kaynakları belgelerini incelediklerini, ardından "İnsan Kaynakları Belgesi Denetim Formlarını" tamamladıklarını ve personel belgeleri alırken daha verimli olmaları gerektiği sonucuna varabilirler.
“Öneriler” için bir bölümle bitirin. İşlemlerin standartlara uyması için nasıl geliştirilebileceğini önerin. Örneğin, rapor operasyonel çalışanların federal kurallara uymak için güvenlik eğitiminde daha fazla zaman harcaması gerektiği sonucuna varabilir.
