Bir ekip asistanı, ofis ekibinin üyelerini diğer görevler için serbest bırakmak üzere idari görevler gerçekleştirerek iş yükünü taşımaya yardımcı olur. Daha deneyimli üyelerin projeyi iyileştirme, sorunları giderme veya müşteri taleplerini çözme yollarına odaklanabilmeleri için mevcut projelere yardımcı olmak için adım atarlar. Ek idari yardım, son tarihlerin karşılanması ve projelerin zamanında tamamlanması için çok önemlidir. Asistanlar, takım liderlerinin doğrudan gözetimi altında çalışır.
$config[code] not foundİdari Görevler
Takım asistanları, az gözetim gerektiren idari görevlerde yardımcı olurlar. Müşterilerle randevu alırlar ve müşterilerin zamanında belge ve alacak almasını sağlarlar. Tüm ekiplerin aynı sayfada olmasını sağlamak için iç ekip toplantıları düzenler ve güzergahlar hazırlarlar. Diğer sorumluluklar şunlardır: e-postaları önem sırasına göre sıralamak, ekip üyelerini yaklaşan son tarihlere kadar uyarmak, kopya çıkarmak, işleri yürütmek, belge hazırlamak ve elektronik dosyalar düzenlemek. Hızlılık, etkili iletişim becerileri ve detaylara dikkat en üst düzeyde iş gereksinimidir.
Veri ve Teslim Edilecekler
Çalışma ekipleri, kayıt tutma, veri yönetimi ve proje teslimatları için genellikle ek idari desteğe ihtiyaç duyarlar. Ekip asistanları toplantılar sırasında not alır ve bu notları proje notlarına derler. Elektronik dosyalarda veri toplarlar ve girerler, böylece ekip üyeleri analizlerini ve proje sonuçlarını destekleyecek kayıtlara sahip olurlar. Asistanlar, sayfa numaraları, çekici kapaklar, terim listeleri ve yazılı raporlar için bir içindekiler tablosu ekleyerek proje çıktılarını hazırlar. Bilgisayar becerileri, veri girişi becerileri ve tekrar okuma güçlü yönleri, başvuru sahiplerinin nitelikli iş adayları olarak öne çıkmasına yardımcı olur.
Yemekler ve Seyahat Düzenlemeleri
Proje asistanları ofis öğle yemeklerini ve akşam yemeklerini ekip üyeleriyle koordine eder. Uzun süredir çalışmakta olan çalışanlara son teslim tarihlerini karşılamak için yemek sipariş ediyorlar ve alıyorlar. Uçuşlar, konaklama yerleri ve kiralık araçlar dahil seyahat düzenlemeleri yaparlar. Konferans rotalarını araştırıp ekip üyelerine seminer ayrıntılarını bildirerek, deneyimli üyelerin kapsamlı ve zaman alıcı projelere odaklanmalarına daha fazla zaman ayırırlar.
Finansal Sorumluluklar
Takımın bütçesinde kaldığından emin olmak hayati bir iş sorumluluğudur. Ekip asistanları proje masraflarını takip eder ve makbuzları satın alır ve bu sayıları muhasebe yazılımı programlarına ve elektronik tablolarına kaydeder. Yönetici satın alma kararları vermezler, ancak bütçeleri kırmızıya gidiyormuş gibi göründüğünde takım liderlerine bildirirler. Asistanlar stoklar azaldığında malzeme ve ürün sipariş ediyor. Bütçeleme ve temel muhasebe anlayışı, proje asistanlarının önerilen finansal hedefleri korumasına yardımcı olur.
