Küçük işletmelerin neredeyse üçte ikisi veya yüzde 64'ü, baskı cihazlarının kendilerine ne kadara mal olduğunu ya da kullanımlarını izleyemiyor. İşinizdeki bu temel istatistikleri izleyemiyorsanız, ne kadar boşa harcandığını bilemezsiniz.
BT Bütçenizi Akıllı Belge Yönetimi (PDF) raporu ve Xerox tarafından yapılan SMB Belge Yönetimi Durumu anketi (NYSE: XRX) ile Nasıl Optimize Edersiniz, dijital bir dünyada basmak için değerli bilgiler ve çözümler sunar.
$config[code] not foundYazıcınızı İzlemenin Faydaları
Anket
Anket ABD, Fransa, Almanya ve Birleşik Krallık'ta yapıldı ve 1000'den fazla küçük ve orta ölçekli işletme yer aldı. Amaç, bu şirketlerin baskı ve belgeleri nasıl yönettiğini bulmaktı. Yazıcı kullanımının dağılımı, küçük işletmelerde neler olup bittiğini gösterir. Görüşülen işletmelerden yüzde 56'sı kuruluşta kağıt yoğun bir işlem olarak fatura ve fatura bildirdiğini, yüzde 53'ü iş ve finansal raporlamanın benzer şekilde kağıt yoğun olduğunu ve yüzde 51'inin İK formlarının ve çalışan dosyalarının çok sayıda yazıcıdan çıktığını söyledi.
Yüzde kırk yedisi, çalışanlarının yazıcı kullanımının oldukça büyük bir kısmına e-posta gönderdiğinden şikayet ediyor ve aynı yüzde yasal imzaların kağıt ve yazıcı kullanımında büyük bir düşüş olduğunu iddia ediyordu. İşletmelerin yüzde 40'ından biraz fazlası satın alma onayları aldığını, pazarlama malzemelerinin ve müşteri tekliflerinin çok miktarda kağıt ve baskı kaynağı aldığını bildirdi.
Küçük tıbbi, yasal, mimari ve tasarım firmaları için, baskı çıktısı anketin gösterdiği kadar yüksek olabilir. Ve çoğu zaman, bu işletmelerin yoğun emek gerektiren işlerle ilgilenen bir Yönetilen Baskı Hizmetleri sağlayıcısı yoktur.
Ankette göze çarpan bir başka istatistik ise, baskıda yer alan süreçlerle harcanan zamanın miktarıydı. Yazıcıdaki işlerin beklenmesi, sarf malzemelerinin tükenmesi veya çok uzun süren belgeleri almak için yazıcı dükkanlarına gitme. Elbette, maliyet görünmeyebilir, ama orada.
Xerox, ABD’de, paylaşılan bir merkezi yazıcıya sahip bir işletmede bir belgenin bekleme süresinin her çalışan için yaklaşık üç dakika olduğunu söylüyor. Bu, çalışan başına her yıl 13 saate çıkar. Böylece 10 çalışanı olan küçük bir işletme bile 130 saat boşa zaman geçirebilir.
Rapor
“Akıllı Bütçe Yönetimi ile BT Bütçenizi Nasıl Optimize Edin” raporu, küçük işletmelerin anketin vurguladığı sorunları önlemek için uygulayabilecekleri çözümler sunar.
Bunlardan ilki, yazıcı kullanımlarını daha verimli bir şekilde yönetmelerine yardımcı olacak bir Yönetilen Baskı Hizmetleri ortağı bulmaktır. Resmi Xerox blogunda yayınlanan bir yazıda, Xerox Kanal Pazarlama Müdürü Lisa Graham, işletmelerin yazıcı kullanımını değerlendirmede daha proaktif olma ihtiyacını dile getiriyor. Graham, “Baskı değerlendirmeleri, maliyet tasarruflarını ve verimlilik iyileştirmelerini hızlı bir şekilde tanımlayabilir” diyor.
Yazıcı tepsilerindeki terkedilmiş belgelerden sarf malzemesi satın almaya, gereksiz yere renkli baskıya ve diğer verimsizliklere kadar her şey size maliyetlidir.
İşletmenizin hemen hemen her bölümünü dijitalleştirmeye dönüştürürken, güvenilir bir Yönetilen Baskı Hizmetleri veya başka bir ortak, dijitalleştirme, belge iş akışı, mobil baskı, bulut teknolojisi ve güvenliği içerebilir.
Ayrı fakat ilgili bir konu olarak, rapor, işletmelerin yüzde 90'ının güvensiz baskı nedeniyle ihlal edildiğini gösteriyor.
Sonuç
Raporun sonunda, Xerox her boyuttaki şirketin doğru Yönetilen Baskı Hizmetleri ortağını bulmalarını önerir, ancak bu küçük işletmeler için mümkün olmayabilir. Raporda, bu tür hizmetleri de kiralamayı göze alamayacak olanlar için değerli bilgiler sağlanmaktadır.
İzleme ve izleme çözümlerine sahip en son yazıcıları seçerek, iyi yönetişimle en iyi uygulamaları uygulayarak ve işgücünüzü eğiterek, düzenlemesiz yazıcı kullanımıyla ilgili sorunları etkili bir şekilde yönetebilirsiniz. Bazı çözümler, standartlaştırma ayarlarını içerir, böylece tüm kopyalar siyah beyaz olur, bulut ve mobil iş akışlarıyla bütünleşir, iş akışlarını otomatikleştirir ve sarf malzemesi satın alımını koordine eder.
Resim: Xerox
Daha fazla: Araçlar 1
