Giderek daha fazla sayıda satıcı, insanları bir araya getirmek için Bulut platformları ve bir hizmet olarak yazılım (SaaS) teklifleri sunuyor.
Bununla birlikte, “Bulut platformları” ve SaaS gibi endüstri terimlerinin sizi şaşırtmasına izin vermeyin. Bütün bunlar, insanların birlikte çalışmak için Web tabanlı yazılım uygulamaları kullandıkları anlamına geliyor.
Bu işbirlikçi yazılım sistemlerinin amacı, ilk organize ofisten beri sahip olduğumuz çalışma ortamını taklit etmektir.
$config[code] not foundİnsanların örgütlü ofislerin yaygınlaşması nedeniyle kullandıkları çalışma ortamını düşünün. Şimdi eski filmlerde (ya da Mad Men bölümlerinde) en iyi görüyoruz - her bölüm farklı katlarda, IBM Selectric daktilolarında oturan sekreterler sıraları, kabinlerde küçük yöneticiler, ofislerde yaşlılar.
AT & T'deki önceki günlerimde, insanları sürekli yeniden düzenliyorduk, böylece tüm ulusal hesap ekipleri üyeleri yan yana oturuyorlardı. Tavandan takım işaretleri bile astık. Toplantılar bir an önce yapıldı ve bir belgeyi paylaşmak için bir meslektaşımın masasına bir dosya klasörü attım.
Bugün çalışma ortamı önemli ölçüde değişti. Daha fazla insan evden uzaktan çalışıyor. Sanal ekiplerimiz, daha fazla danışmanımız ve dış kaynaklı personelimiz var. Artan gaz fiyatları ve ekonomik durumlar sanal ofisi daha da zorunluluk haline getirecek.
Sanal ofisin herkesin farklı bir açıklaması var. 1980'lerden beri sanal şirketler işletiyorum. Bir MCI e-posta hesabına sahip olduğum için heyecanlandığımı hatırlıyorum ve insanlarla iletişim kurmak için sesli posta ile çalışmak zorunda olmadığımı anladım.
O zamandan beri neyin işe yarayıp neyin işe yaramadığı konusunda çok fazla deneyimim oldu. Yazılım uygulamalarının, insanların bugünün "sanal ofisinde" birlikte çalışmasına yardımcı olması gerektiğini düşündüğüm gereksinimleri paylaşmama izin verin:
Sadelik ve Aşinalık
İnsanlar doğal olarak (bazıları nefret diyor) değişime direniyor. Bir yazılım uygulamasının arayüzü insanların çok aşina oldukları şeylere benzemelidir. Ayrıca mümkün olduğunca sezgisel olmalıdır.
Bu basit gelebilir, ancak şu anda işbirliği alanındaki oyunculara bakarsanız, yalnızca birkaçı bunu çok iyi yaptı. Bazı yazılım uygulamaları çok işlevseldir ve kullanımı zordur, sadece birkaç temel denemeyi denedikten sonra çabucak pes edersiniz. Uçağı geçmek ve pazarda baskın olmak için, kullanıcı deneyiminin tanıdık ve basit olması gerekir.
Varlık / Sohbet
“Varlık” ve hemen ve doğrudan iletişim kurabilmenin en önemli unsur olduğunu düşünüyorum. Çalıştığınız herkesin durumunu bilmek, başarılı bir sistemin temel taşıdır.
Eski geleneksel ofis modelinde, odanın her tarafına bakabilir ya da hava durumu veya yeni bir ürün sürümü hakkında sohbet etmek için odacık duvarına yaslanabilirdik. Bugünün alternatifi anlık sohbet veya telefon konferansıdır. VOIP veya ücretsiz konferans araması hizmetleri gibi hizmetler, geçici konferansların kurulmasını hızlı ve kolay hale getirmiştir.
Dosya Kontrolü / Paylaşımı ve Gerçek Zamanlı İşbirliği
İşin merkezinde belgeler ve dosyalar bulunur. Hem bir iş ürünü hem de bir iş sürecidir. Danışmanların, dış kaynak kullanımın ve ortak toplulukların katlanarak artmasıyla, anlamlı düzeyde belge otoritesi uygulama yeteneği günümüzün en önemli şartlarından biridir.
Eski günlerde bunu, belirli alıcılar için yalnızca belirli sayfaların fotokopisini çekerek kontrol altına alabilirsiniz, ya da dağıtım listesini sınırlarsınız. Bugün, iyi bir işbirliğine dayalı yazılım uygulamasında, birkaç tuşa basarak farklı yetki seviyeleri atayabilirsiniz.
Güvenlik, kontrol, kolaylık ve adli tıp için ayrıntılı bir denetim izi ekleyin; geçerli bir belge ve dosya yönetim sisteminin içeriğine sahip olursunuz. Gerçek zamanlı işbirliği ve itme teknolojisi bu yönetim görevlerinin çoğunu otomatik hale getirir. Kombinasyonda, bu yönetim araçları e-posta eklerine duyulan ihtiyacı eski haline getirir ve ortadan kaldırır.
Daha önce insanların değişime karşı dirençlerinden bahsettim. Belge kontrolü, dosya yedekleme ve işbirliği için piyasada potansiyel olarak güçlü birçok çözüm vardır. Hepsinin karşılaştığı zorluk (1) kullanımı kolay ve (2) davranış değişikliği ihtiyacını minimize etmek. Toplu evlat edinme için, insanların bugün çalışma şeklini taklit etmeli ve mümkün olduğunca çok sayıda işlevi otomatikleştirmelisiniz - iş modellerini kökten değiştirmeye çalışmayın.
Konferans
Konferans geniş bir kategoridir - kovalarda düşünmeye meyilliyim.
- Olayları göster ve anlat belirlenmiş bir sunucuya ve grup izleyicisine sahip zamanlanmış oturumlardır. Şu an piyasada, bunu farklı fiyatlandırma modelleri ve özellik / işlevsellik seviyelerinde, örneğin Webex'te çok iyi idare eden birçok ürün var.
- buna inanıyorum geçici paylaşım İşbirliği dünyasında en kullanışlı özelliklerden biridir. Kurulumu olmayan bir ekranı veya iş ürününü anında paylaşma yeteneği, “küp duvarın üzerine yaslanmaya” yaklaşmamız kadar yakındır. Bunu yapmanın iki yolu vardır: (1) anlık ekran paylaşımına izin veren ürünler (genellikle bire bir temelinde) veya (2) birden fazla kullanıcı arasında gerçek zamanlı belge paylaşımı ve güncellemesi sağlayan ürünler. Her ikisini de yoğun olarak kullanıyorum ve bunları “Sanal Ofis” te paha biçilmez buluyorum.
Değişiklik
İşyerine giren her nesil, farklı beceri setleri ve önyargılar getiriyor. Çalıştığım ilk gerçek yazılım şirketi, evde yetiştirilen bir ana bilgisayar e-posta sistemine sahipti. CFO, idari asistanının e-postalarının basılı kopyalarını basmasına neden olacaktır. Cevapları elden yazdı ve mesajını yazıp cevap e-postasını gönderen kişi olması gerekiyordu.
Bu şimdi olduğu kadar saçma, on yıl kadar kısa bir sürede, yerel bilgisayarımızdaki yazılım uygulamalarını ve dosyaları sakladığımız fikri aynı derecede gülünç olacak.
Bu arada çalışma alışkanlıklarımızı yerine getirmek için hibrit bir çözüme ihtiyacımız var. Bulutun uygulamalar ve veriler için kullanımını hızlandırın, ancak insanlara masaüstlerinden çalışma seçeneği verin.
Çevrimiçi işleri daha kolay ve daha uygun hale getirerek, geleneksel masaüstü bademcikleriniz kadar işlevsel hale gelir - hala orada ancak ihtiyaç duymazsınız.
* * * * *
Yazar hakkında: George Langan, ortak bir yazılım hizmeti olan eXpresso Corporation'ın CEO'sudur. George, yazılım işlerini yürüten kapsamlı deneyimleri masaya getiriyor. Blogunu http://blog.expressocorp.com adresinde bulabilirsiniz.
17 Yorumlar ▼
