Microsoft Teams, Office 365'teki küçük işletmelere çalışanlarla iletişim kurmaları ve işbirliği yapmaları için basit bir yol sağlayan bir iletişim aracıdır. Microsoft Teams'i kullanmayanlar için, en iyi şekilde yararlanmak için uzmanlardan bazı değerli ipuçları ve görüşler edinmeye yardımcı olabilir.
Microsoft Teams İpuçları
Simona Millham, Microsoft Sertifikalı Eğitmen ve BT öğrenme platformu CBT Nuggets için eğitmendir. Small Business Trends ile yapılan bir e-posta röportajında küçük işletmeler için Microsoft Teams'den en iyi şekilde yararlanmak için bazı değerli ipuçlarını paylaştı.
$config[code] not foundE-posta İletişimini En Aza İndirme
Microsoft Teams'in en büyük yararlarından biri, işletmelerin, iletişimde kolayca kaybolabilecek uzun e-posta zincirlerine güvenmek yerine, tüm iletişimlerini tek bir yerde organize etmelerine izin vermesidir. Bu nedenle, Microsoft Teams'ten en iyi şekilde yararlanacaksanız, iç iletişim için e-posta yerine, onu kullanın.
Millham, “Birisi ekibe nispeten önemsiz bir soru soran bir e-posta gönderirse ve herkes yanıt verirse, bu çok fazla e-posta oluşturur. Konuşmalar Takımların kalbinde yer alıyor, konuların bir bakışta görülmesini kolaylaştırıyor ve gerektiğinde hızlı bir şekilde yanıt veriyor. ”
Sohbetleri Yeni Ekip Üyeleriyle Paylaş
Microsoft Teams ayrıca yeni çalışanların işe alımını da kolaylaştırabilir. Yeni bir işe alım yaptığınızda veya mevcut bir ekip üyesini yeni bir projeye eklediğinizde, bu konudaki konuşmaları paylaşabilir veya çok sayıda e-posta iletmek veya hantal belgeleri teslim etmek yerine kolayca yakalayabilmeleri için projeyi onlarla paylaşabilirsiniz.
Birkaç Grupla Yapış
Microsoft Teams, kuruluşunuz içinde farklı gruplar belirlemenize izin verir, böylece ilgili ekip üyeleriyle konuşmalar yapabilirsiniz. Ancak, mümkün olan her çalışan kombinasyonu için hemen grup oluşturmaya başlamayın. Projelerde kimin en çok birlikte çalıştığını düşünün ve yalnızca herkesi tonlarca seçeneğe boğmamak için mantıklı olan grupları yaratın. Daha sonra her zaman daha fazlasını ekleyebilirsiniz.
Her Grup İçin Hedef Var
Hangi gruplarla başlayacağınızı belirlemek için mücadele ediyorsanız, her grup için neye ulaşmak istediğinizi düşünün. Örneğin, sadece büyük stratejik kararlar alırken döneceğiniz üst düzey yönetim için bir grup isteyebilirsiniz. Ancak, grupları yalnızca BT desteği ve sosyal medya pazarlaması gibi belirli amaçlar için de isteyebilirsiniz.
Gittiğiniz Grupları Ekleyin
Oradan, istediğiniz zaman belirli projeler olarak adlandırılan projeler ekleyebilirsiniz. Diyelim ki normalde birlikte çalışmayan birkaç bölümden insanı içeren özel bir müşteri projeniz var. Sadece bu örnek için bir grup oluşturun, böylece bu işçiler daha genel bir konu ile iletişim kurmak zorunda kalmazlar.
Sesli Konferans Kurma
Microsoft Teams ayrıca sesli konferans özelliği de sunar; böylece sesli toplantıları belirli gruplar içinde veya yalnızca bir veya iki ekip üyesiyle düzenleyebilirsiniz. Bu, özellikle uzaktan çalışan bazı ekip üyeleriniz varsa, özellikle yararlı bir özellik olabilir. Ayrıca, yeni bir konuk erişim özelliği ile dış müşterilerle iletişim kurmak için de kullanabilirsiniz.
İletişim Stratejisi Oluşturun
Tabii ki Microsoft Teams, sohbet ve sesli aramalar gibi iletişim özellikleri sunan tek Microsoft ürünü değil. Ancak Millham, mevcut her bir seçeneği kullanırken fazla yakalanmama konusunda uyardı. Bunun yerine, hangi durumlarda Microsoft Platformları ile iletişim kurmak için diğer platformları kullanacağınızı gösteren belirli bir plan oluşturun.
Millham, “En büyük zorluklardan birinin, işletme kullanıcılarının WHEN'i kullanmak için WHICH Microsoft Office 365 aracını anlamalarına yardımcı olmak olduğunu düşünüyorum. Kullanıcılar için kafa karıştırıcı olan Teams, Yammer ve Skype Kurumsal'ın işlevselliği arasında bir örtüşme var ve muhtemelen bazı yönlendirmeler olmadan e-postaya geri dönecekler. Bu yüzden benim tavsiyem, işletmenin hangi araçların kuruluşlarının farklı bölümlerine en iyi şekilde uyacağını - ve farklı kullanıcı gruplarına sahip bazı pilotları yürüteceğini - ve son kullanıcılara rehberlik ve farkındalık sağlaması için biraz zaman alması. ”
Test İletişim Stratejileri
Millham'ın belirttiği gibi, belirli ekibiniz için neyin en iyi olduğunu görmek için organizasyonunuzdaki farklı iletişim stratejilerini gerçekten denemek faydalı olabilir. Örneğin, müşterilerinizin çoğu zaten Skype kimliğine sahipse ve Microsoft Teams'e konuk erişimi için kaydolmak istemiyorsa, müşteri çağrıları için Skype kullanmanın mantıklı olduğunu görebilirsiniz. Ancak, sadelik uğruna tüm dahili çağrıları Ekipler içinde tutmayı tercih edebilirsiniz. Sadece çalışanların girişine açık kalın, böylece planınızı onların ihtiyaçlarına göre optimize edebilirsiniz.
Yeni Özelliklerle Güncel Kalın
Microsoft Teams sürekli olarak değişiyor ve ekibinize fayda sağlayabilecek veya platformu kullanma şeklinizi değiştirebilecek yeni işlevler ekliyor. Örneğin, Microsoft şu anda Skype Kurumsal işlevselliğini Ekiplere entegre etme sürecindedir. Millham, herhangi bir değişiklik veya yeni özellik hakkında daha fazla bilgi ve güncellemeler için Microsoft Teams belgelerine ve pratik kılavuzlara göz atmanızı önerir.
Çalışanlarınızı Eğitin
Çalışanlarınızın Microsoft Teams'ten en iyi şekilde nasıl yararlanabileceğini bilmelerini sağlamak da önemlidir. Ve bu amaç için bol miktarda kaynak var. TCMB Nuggets, Microsoft Teams eğitimi için bir seçenek sunar.
Millham, “Küçük işletme sahipleri için, Ekipleri dağıtırken ve kullanıcının benimsenmesini teşvik ederken göz önünde bulundurulması gereken kaynaklara genel bir bakış içerir. Çalışanlar için kanalların, konuşmaların, toplantıların, dosya paylaşımının, wikilerin ve daha fazlasının nasıl kullanılacağını kapsar. ”
Resim: Microsoft
1
