IRS'ye gerekli Uygun Bakım Yasası (Obamacare) raporlama formlarını dosyalamayan işverenlerin 3 milyon dolarlık bir maksimum cezaya tabi olabileceğini biliyor muydunuz? Seni geceleri ayakta tutmak için bu kadar yeter! Ve bu sadece bir yasal gereklilik.
Günümüzde işverenler, küçük işletme sahiplerinin uyumluluk yüklerini serbest bırakmaya adanmış bir şirket olan ComplyRight'tan aldığı bu Infographic neticesinde çok sayıda çalışan kayıt tutma gereksinimi ile karşı karşıyadır. Ve bu gereksinimler her yıl artıyor gibi görünüyor.
$config[code] not foundEvrak işleri ve kayıt tutma yükleri küçük işletmelerde daha fazla düşebilir, çünkü küçük işletmeler İK işlevlerini yönetmek için daha az personele sahip olabilir veya özel İK kaynaklarına sahip olmayabilir. Ancak iyi haber şu ki, teknoloji bir işveren olarak yasal mevzuata uyma gerekliliklerine uymanıza yardımcı olabilir.
İşte sizi şaşırtacak (veya şok edecek) bazı çalışan kayıt tutma gereksinimleri:
İş ilanları
İşverenler yeni iş ilanlarına ilan verdiklerinde, İstihdam Yasasında (ADEA) Yaş Ayrımcılığına göre bir yıl kayıt tutmaları gerekir.
İş başvuruları
ADEA kapsamındaki işverenler, Engelli Amerikalılar Yasası (ADA) ve / veya Medeni Haklar Yasası'nın Başlık VII'si (Başlık VII) tüm iş başvurularını dosyada en az bir yıl saklamalıdır. Bir yıllık şart, mevsimlik ve geçici işçiler için de geçerlidir.
Özgeçmişler
İstenen özgeçmişler, ADEA ve ADA'ya göre bir yıl süreyle dosyada tutulmalıdır. Bununla birlikte, istenmeyen özgeçmişleri saklama zorunluluğu yoktur.
Fesih Kayıtları
ADA ve Başlık VII, tüm sonlandırma kayıtlarının, çalışanın sonlandırma tarihinden sonra bir yıl süreyle saklanmasını gerektirir.
Fayda Planları
ADEA, planın ADEA kapsamındaki feshedilmesini müteakip bir yıl boyunca kayıtta tutulmasını gerektirir. Ek olarak, Çalışan Emeklilik Gelir Güvenliği Yasası (ERISA), altı yıl boyunca dosyada tutulması için fayda planı kayıtlarını gerektirir.
Performans değerlendirmeleri
Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA), performans değerlendirmelerinin iki yıl boyunca sürdürülmesini gerektirir.
İşsizlik Vergisi Kayıtları
Federal İşsizlik Vergisi Kanunu'na (FUTA) göre, hangisi daha sonra olursa olsun, işsizlik vergisi kayıtlarını vergi son ödeme tarihinden veya ödemeden itibaren dört yıl boyunca saklamalısınız.
I-9 Formları
I-9 formları ve çalışanların ABD'de çalışmasına izin verildiğini doğrulayan ek doğrulama bilgileri, işe alınma tarihinden itibaren üç yıl veya hangisi sonra gelirse, bir yıl sonra sona erme tarihinden itibaren tutulmalıdır. Uygulanan yasa, Göçmenlik Reformu ve Kontrol Yasasıdır (IRCA).
İş Sözleşmeleri
Çalışanlarla iş sözleşmeniz varsa, tüm sözleşmeleri FLSA'ya göre üç yıl saklamanız gerekir.
OSHA Yaralanma ve Hastalık Formları
11 veya daha fazla çalışanı olan işverenlerin, tüm formları yaralanma yılı veya hastalık bildiren, takvim yılının bitiminden sonra en az beş yıl boyunca saklamaları gerekir.
Baş döndürücü Bir Uyum Peyzajı
Yukarıdaki listenin de gösterdiği gibi, işverenler gittikçe büyüyen çalışan kayıt tutma yasaları yamalarına tabidir.
Sadece uyumluluğu zorlaştıran yasal gerekliliklerin sayısı değildir. Bu, yasaların sürekli değiştiği ve karmaşık olduğu gerçeğidir.
Yasalar genellikle nüans, istisnalar ve ayrıntılı tanımlarla doldurulur. Kayıt tutma gereklilikleri, bazı işverenleri büyüklüklerine veya sektörlerine göre karşılayabilir, ancak diğerlerini kapsamaz.
Yasalar da sık sık değişir ve yeni yasalar ve düzenlemeler eklenir. Bir değişiklikten veya yeni bir yasadan habersiz kalırsanız, şirketiniz ağır para cezaları ödeyebilir. Unutma, bilgi eksikliği genellikle bir savunma değildir.
Teknoloji: İşveren Uyumluluğu için Temel Vakfı
Çalışan kayıt tutma, günümüzde teknolojinin küçük işletmeler için oyun alanını seviyelediği alanlardan biridir.
İyi bir çalışan kayıt tutma uygulaması işiniz için geçerli olan yasal gereklilikleri daha iyi karşılamanıza yardımcı olabilir - bu verilen bir şey.
Ancak günümüzün en iyi kayıt tutma yazılımı çok daha fazla değer katabilir.
En iyi uygulamalar, küçük işletme ekiplerinin daha zor değil, daha akıllıca çalışmasına yardımcı olarak üretkenliğe yardımcı olur. İpucu: başlamak için hızlı, sezgisel ve kullanımı kolay bir yazılım arayın. Daha fazla verimlilik için otomatik bilgi istemleri ve hatırlatıcılar gibi özelliklere de bakın.
İyi bir çalışan kayıt tutma uygulaması riski yöneterek tasarruf sağlayabilir. Küçük işletmelerinizin, tıpkı büyük şirketler gibi, karmaşık kayıt tutma gereksinimlerine uyum sağlayacak araçlara sahip olduğunu bilerek daha iyi bir şekilde rahatlayın ve uyuyun.
İşte teknolojinin bir diğer büyük yararı: kağıt yerine elektronik kayıtlar. Çalışan kayıtlarının basılı kopyalarının saklanması sadece büyük miktarda fiziksel alan gerektirmekle kalmaz, aynı zamanda aşırı örgütlenmeyi de gerektirir. Ortalama bir çalışan, her yıl 400 belge harcıyor, kağıt belgeleri arıyor.
Elektronik belgeler, ComplyRight'a göre kağıt üzerinde çekiş kazanıyor. Neden olduğu hiç şaşırtıcı değil. Kayıtlar elektronik ortamda saklandığında, bilgiler tek bir yerde birleştirilir ve kolayca aranabilir. Personel, çalışan verilerini birkaç tıklamayla alabilir.
Ve şirketiniz büyüdükçe ve çoğaldıkça, elektronik kayıt tutma sistemleri artan veri miktarlarını düzenlemeyi ve bulmayı kolaylaştırır. Verimsiz kağıt sürtünme olmadan işinizi de daha hızlı ölçekleyebilirsiniz.
Çalışan kayıt tutma yardımı nerede bulunur
Çalışan kayıt tutma gerekliliklerinin tam bir listesini görmek ve işiniz için geçerli olanları belirlemek için ComplyRight'tan ücretsiz olarak "İşverenler ve İK Yöneticileri için Çalışan Kayıt Tutma Rehberi" ni indirin.
Ve HRDirect'ten Çalışan Kayıtları Uygulamasını inceleyin. Başlamak için ücretsiz ve hızlı - çalışan kayıtlarını yönetmeyi kolaylaştırıyor.
Shutterstock üzerinden yönetici fotoğrafı
Devamı: Sponsorlu 3 Yorumlar ▼
