Eski bir klasör bulmak için dosyalama dolaplarında tüfek atmak zorunda kaldığınızı ve müşteri talebini çözmek için gereken önemli bir belge parçasını aldığınızı hayal edin.
Dosyalanmış bir belge içerisinde tutulan bu tür bilgileri bulmak vergilendirici, sinir bozucu olabilir ve şüphesiz sizi yavaşlatabilir. Ancak, eski belgelerinizi tararken ve elektronik bir veritabanında saklarsanız, belge yönetimi işiniz için çok daha basit ve daha verimli hale gelebilir.
$config[code] not foundBelge Taraması Nedir?
Belge görüntüleme olarak da bilinen belge tarama, basitçe bir kağıt belgenin (veya bir mikrofilm) dijital görüntüsünün yakalanma işlemi olarak tanımlanır.
İngiltere merkezli belge yönetimi ve tarama hizmeti Kefron'un bir tarama uzmanı olan Neil McKeever, İngiltere merkezli belge yönetimi ve tarama hizmeti Kefron'un bir e-posta yanıtında Küçük İşletme Trendleri'ne yaptığı açıklamada, “Kağıt belgelerinizin elektronik ortamda aranabilir görüntülere nasıl dönüştürüldüğünü belirtir.
Fiziksel belgeleri dijital formata dönüştürme işleminin tamamı ayrıca Optik Karakter Tanıma (OCR) yazılımı kullanılarak görüntünün taranmasını ve yakalanmasını içerir. OCR dijital resimleri akıllıca tanır ve bir belgede anahtar kelimelerin aranmasını sağlamak için bunları metin belgelerine dönüştürür.
McKeever, “Doğru yapıldığında, doküman taraması işletmenizin çalışma şeklini daha iyi hale getirebilir ve hem zamandan hem de paradan tasarruf etmenizi sağlayabilir” dedi.
Belgelerin Taranmasının Ticari Faydaları
Belirtilen işi, küçük ve kurumsal müşterilerin bilgi yönetim sistemlerini en etkili ve zamanında uygulama ve sürdürmelerine yardımcı olmak olan McKeever'e göre, belge taramanın (veya görüntülemenin) işiniz için değerli olmasının çeşitli nedenleri vardır.
İşletmeler için belge taramanın altı temel faydasını açıklıyor:
1. Belge Tarama Zaman ve Para Kazandırır
Bir düğmeyi tıklatarak tüm dosyalarınıza ve belgelerinize kolay erişim sayesinde, siz veya personeliniz ihtiyaç duyduğunuz belgeyi bulmak için kutular ve dosyalar arasında arama yapmakla zaman kaybetmeniz gerekmez. Saniyeler içinde tamamlanması gereken saatler alabilecek bir görev için personele para ödemezsiniz.
2. Belge Taraması Müşteri Hizmetlerinizi Geliştiriyor
Belge görüntülemeyle, bir dosyanın her bölümünü dijitalleştirebilir ve bir dizi meta veriyle dizine ekleyebilirsiniz. Bu, belirli bir bilgiye ihtiyaç duyarsanız (fatura numarası gibi) anında bulabileceğiniz anlamına gelir. Bu, özellikle müşterilerinizin ihtiyaçlarını mümkün olduğunca hızlı bir şekilde karşılamak istiyorsanız kullanışlıdır.
3. Belge Taraması Depolama Alanını Azaltır
Tüm fiziksel belgelerinizi dijital dosyalara dönüştürerek, artık ellerinde bulundukları yerde saklamanıza gerek kalmayacak. Güvenli, adanmış sitelere kutulanıp gönderilebilir, ofisinizde daha önemli şeyler için yer açabilir ve kağıt dosya depolama ile ilgili maliyetleri azaltabilirler.
4. Belge Tarama Güvenliği Artırıyor
Yerinde bu kağıt dosyalara ihtiyaç duymayacağınız için, onları olağanüstü güvenlik protokolleri olan özel depolama tesislerinde tutabilirsiniz. Tüm dijital dosyalar ve yedeklemeler çok güvenli sunucularda uzaktan saklanabildiğinden, ofisinizde de güvenlik konusunda endişelenmenize gerek yoktur.
5. Doküman Taraması, Paylaşmanızı ve Ortak Çalışmanızı Sağlar
Dijital dosyaların kağıt üzerinde bir büyük yararı belge paylaşımıdır. Gerekirse birden fazla meslektaş aynı belgeye erişebilir ve kağıt dosyalarının bir departmandan diğerine geçirilmesi gereken boşa harcanan zamanı bir kez daha azaltır.
6. Belge Taraması Uyumluluk Yönetmeliklerine Uymanıza Yardımcı Olur
Son olarak, endüstrinizdeki uyumluluk prosedürlerinin bazı dokümanları dijital olarak ve fiziksel olarak saklamanızı gerektirdiğini görebilirsiniz. Artık güvenli ve verimli bir belge görüntüleme çözümü uygulamak, size zamandan ve çabadan tasarruf etmenizi sağlayabilir.
Shutterstock ile Fotoğraf Tarama
3 Yorumlar ▼
