Proje yönetiminin kutsal kâsesi: Harika, kaliteli bir projeye dönüşürken hem zamandan hem de paradan tasarruf edin. Her şirketin başarmak istediği bir hedef, ancak birçoğu bunu yapmak için başarısız oldu. Kaynak sıkıntısı, bütçe eksikliği veya bilgi eksikliği olsun, şirketler çok sık, şirketler, projelerin kapsamdan, bütçeden veya projelerin çoğu zaman raydan çıkması yollarından tamamen kontrolden çıkmasına izin verir.
$config[code] not foundPeki, kontrol dışı projelerin sorunu ne kadar yaygın ve daha da önemlisi, onu önlemenin anahtarı nedir?
Bir Proje Bir Albatros Nasıl Oluşur?
Birkaç yıl önce, Avrupa Servisleri Strateji Birimi, kaç projenin bütçe üzerinden geçtiğini ve uzun vadede şirketlere neye mal olduğunu belirlemek için bir çalışma yaptı. Bulguları tahmin edilenden daha aşırıydı:
- Sözleşmelerin toplam değeri - 47.65 milyar dolar.
- Maliyet aşımları 14.54 milyar doları buldu.
- Toplam sözleşmelerin% 57'si (105) maliyet aşımına uğramıştır.
- Toplam sözleşmelerin% 33'ü (105) büyük gecikmeler yaşamıştır.
- Toplam sözleşmelerin% 30'u (105) sonlandırıldı.
Harvard Business Review tarafından yayınlanan ve toplamda 1.471 BT projesini analiz eden benzer bir çalışma, ortalama aşılmanın% 27 olduğunu buldu. Bu tek başına önemli olmakla birlikte, çalışma altı projeden birinin bütçelerini ortalama% 200 oranında ve programlarını yaklaşık% 70 oranında aştığını tespit etti.
Bu sorunların nedeni neydi? HBR çalışması suçlanacak birkaç faktör buldu. Fakat birçoğu zayıf planlama ve bilgi eksikliğinden kaynaklandı. Bazı şirketler, verilen bir projede yer alan maliyet ve zamanı genel olarak küçümsemiştir. Diğerleri, dahil olanı fazlasıyla basitleştirerek ve kendi yeteneklerini abartarak kendi pazarlama yutturmacalarını satın aldı.
Mutlu Ortamı Bulmak
Uygun proje planlamasının bir zorunluluk olduğunu söylemeden geçmesi gerekir. Ama bu tam olarak ne anlama geliyor?
Yüksek hedefler teklif aşamasında iyi gelse de, proje ömrü boyunca yıkıcı olabilir. Proje ne kadar büyük ve uzun olursa, kaçırılması gereken aşırı yüksek hedefler için o kadar fazla alan olur ve proje bütçe ve zaman kısıtlamalarını aşar.
Fakat en iyi planlamada bile, öngörülemeyen şeyler meydana gelir. Bu, müşteri tarafından talep edilen bir kapsam değişikliğinden, pazarda ayarlanması gereken öngörülemeyen değişikliklere kadar herhangi bir şey olabilir.
Aşırı proje maliyetlerini azaltmanın ve düşük bütçe planlamasını azaltmanın en iyi yollarından biri, ilgili çalışanlar için zaman ve harcamaları proje bazında takip etmek olabilir. Bunu yaparak, proje yöneticileri proje kapsamı ve proje için harcanan zaman ve proje için fiili harcamalar konusunda ne kadar harcandığını daha doğru bir şekilde tahmin eder. Takip süresi, projenin beceriyle doğru bir şekilde bitirilmesi için hangi çalışanların küçük bir dürtme veya daha fazla rehberlik gerektirebileceğini de ortaya çıkarabilir.
Çoğu zaman, bir proje daha sonra olduğundan daha erken hedeflerini aştı. Ne yazık ki, birçok proje yöneticisi, belirtilen hedefleri kör bir şekilde takip etmekte ve ara hedeflerin bütçe ve zamanlama hedefleri ile sıralandığından emin olmak için çok az analiz yapmaktadır. Projenin hedeflerinin% 10'unu başardıysanız, ancak bütçenin% 15'ini harcadıysanız, eğilimin iç içe geçip düzeltmeler yapmadan değişeceğine inanmak için hiçbir neden yoktur. Düzeltmeler yapmadan, işin% 20'sinde, projenin bütçenin% 30'unu vb. Tüketmesini bekleyebilirsiniz. Bu oranda, proje tamamlandığında tahsis edilen bütçenin% 150'sine mal olacak.
Dikkate Alınması Gereken Bazı Kurallar
Her projede, kaydedilen ilerlemeyi değerlendirmek ve bu ilerlemenin projenin parametreleri ve hedefleri ile nasıl aynı hizada olduğunu görmek için yerinde kilometre taşları oluşturmak çok önemlidir. Bu ne kadar erken yapılırsa, potansiyel sorunlar o kadar erken keşfedilecek ve projeyi hedefte tutmak için düzeltmeler yapılabilir.
Ayrıca, kilometre taşları boyunca küçük bir açıklamaya ihtiyaç duymaları durumunda, proje çalışanları ile düzenli iletişimde kalmayı unutmayın. Bu sadece projeyi sürdürmekle kalmaz, aynı zamanda grup çalışmalarına da uyum sağlar.
İyi bir planlama ve özenli bir takip ile şirketiniz talihsiz bir istatistik olmaktan kaçınabilir ve kaliteli bir ürün veya hizmet sunarken zamandan ve paradan tasarruf etme hedefine ulaşabilir.
Shutterstock ile Toplantı Fotoğrafı
2 Yorumlar ▼
