Ancak, bu sistemler genellikle “kur ve unut” şeklinde anlaşırlar. Bu yanıltıcı olabilir ve gerçekçi olmayan beklentilerin yanı sıra hatalı uygulama stratejileri ile sonuçlanabilir.
Neyse ki, hem avantajlarını hem de sınırlamalarını anladığınız sürece otomasyon sistemlerinden büyük miktarda değer elde etmek mümkündür.
Şirketinizde hangi işlemlerin güvenilir bir şekilde otomatikleştirilebileceğini anlamak önemlidir. Bunlar arasında maaş bordrosu, faturalandırma, maliyet muhasebesi, BT altyapısı izleme, internet ile ilgili pazarlama, potansiyel müşteri ve müşteri ilişkileri yönetimi, rekabetçi istihbarat izleme ve diğerleri sayılabilir. İşin püf noktası, otomatikleştirilmişse hangi işlemlerin özellikle şirketiniz için en yüksek değeri sağlayacağını belirlemektir.
Bu değeri belirleme yöntemlerinden biri, çalışanların kolayca otomatikleştirilebilecek işlemlere büyük miktarda zaman harcayarak harcamasını belirlemek için çalışan saatini dikkatle izlemektir. Bu gibi durumlarda, otomatik bir sistemin uygulanması, sıkıcı faaliyetlere harcanan zamanı azaltarak, çalışanların diğer görevler üzerinde çalışmasına izin vererek, yüksek bir yatırım getirisi sağlar.
Otomasyon gerekliliklerini karşılamak için belirli bir yazılımı seçmek ve uygulamak, burada tamamen (tamamen danışanların para kazandığı yer) ele alınacak bir konudur.
Söylendiği gibi, işletmenizde hangi süreçlerin başarılı bir şekilde otomatikleştirilebileceğini belirledikten sonra, hatırlanması gereken en iyi birkaç evrensel otomasyon yazılımı vardır:
Entegrasyon İşlevselliği
Entegrasyon işlevselliğinin seçtiğiniz sistemde bulunduğundan emin olun. Modern işletme programları birbiriyle iletişim kurmalıdır, böylece uygun görebildiğiniz halde veri toplayabilir, alabilir ve işleyebilirsiniz.
Bir program çok sayıda özel protokol kullanıyorsa, başkalarıyla iyi oynayacak bir yazılım arayın.
Uzun yaşam
Otomasyon programlarını seçerken göz önünde bulundurulması gereken bir diğer önemli faktör uzun ömürlülüktür. Bir iş ortamında yeni ve nispeten kanıtlanmamış olan niş programlar risklidir çünkü uzun sürmeyebilirler. Bu nedenle, program reklamı yapıldığı halde çalışsa bile, bir güncelleme gerektiğinde ve iş yapıldığı zaman takılıp kalabilirsiniz.
Önemli iş süreçlerini otomatikleştirmek söz konusu olduğunda, zaman testine dayanan yüksek kaliteli programlardan seçim yapmak akıllıca olacaktır. Küçük işletmeler sık sık otomasyon altyapısının temelini oluşturmak için Quickbooks, ADP ve hatta Microsoft Dynamics GP'ye bakarlar. Bunlar herkesin ihtiyacına mükemmel şekilde uymasa da, her biri dikkatli bir görünümü hak ediyor.
İzleme ve Güncelleme
Son olarak, en gelişmiş otomasyon sistemlerinin bile düzenli izleme ve güncelleme olmadan çalışmaya bırakılamayacağını unutmayın. Genel olarak, programların düzgün çalışmasını sağlamak için günlük olarak kontrol edilmesi gerekir, böylece herhangi bir sorunun hızla düzeltilmesi sağlanır.
Seçtiğiniz yazılım programı bir bakım sözleşmesi sunuyorsa, ona yatırım yapmak akıllıca olacaktır. Otomasyon sistemleri yılda en az iki kez yeniden değerlendirilmeli veya güncellenmelidir. Bazen, bir bakım sözleşmesi çok değerli bir avantaj olan otomatik yazılım güncellemelerini içerecektir.
Yazılım hızla değişiyor, günlük işlemlerinizle sorunsuz bir entegrasyon sağlamak için düzenli bakım gerekiyor. Yazılımın güncellendiğinden sonra bile geciktiğini veya sorun yarattığını fark ederseniz, kesinlikle yenisini aramayı düşünmelisiniz. Yeni bir otomasyon programının uygulanmasındaki güçlük, genellikle sağladığı artan işlevsellik ile hafifletilir.
Otomasyon programları, şirketinizin temel çizgisini önemli ölçüde etkileyebilir, ancak aşırı zaman aşımına uğramamak önemlidir. Arabanız sizi çalışmaya zorlamaz ve sobanız yiyecekleri kendi kendine pişirmez. Sadece insanlar iş yapabilir. Yazılım amok çalıştırmak için bırakıldığında, kötü şeyler olur.
Sağlam bir uygulama ve bakım stratejisi oluşturmaya odaklanın ve karınızı artırırken süreçlerinizi kolaylaştırabilirsiniz.
Shutterstock ile Kolay ve Zor Yolda Fotoğraf
3 Yorumlar ▼
