Etkili Bir Rapor Nasıl Yazılır?

Etkili bir rapor yazmanın anahtarı sadece gerçeklere bağlı kalmaktır. En önemli ayrıntılara odaklanın. En iyi raporlar eldeki konunun net ve kısa bir açıklamasını verir. Pek çok kişi bir raporun ayrıntılarla uzun ve su altında kalması gerektiğine inanıyor, ancak gerçekte, etkili bir rapor konunun özüne tam olarak varacak. Raporu yazmaya başlamadan önce, önce görüşmeniz gereken tüm konuların madde imli bir listesini oluşturun. Daha sonra bu bilgilere dayanarak raporu düzenleyebilirsiniz.

$config[code] not found

Raporunuzu yazmadan önce ana hatlarını belirtin. Genel bölümler oluşturun ve ardından bu bölümleri açıklayıcı ve takip etmesi kolay olan başlıklar ile daha küçük alt bölümlere ayırın. Taslağı bir içindekiler tablosu haline getirin ve raporun başlangıcında içindekiler çizelgesini ekleyin, böylece okuyucu raporun bilgilerine kolayca başvurabilir.

Kitlenizi belirleyin. Bu raporu kim okuyacak? Bu, raporun tonuna karar vermenize yardımcı olacaktır. Resmi olmayan veya resmi olup olmadığına karar verin. Kullandığınız ses tonundan bağımsız olarak, basit ve anlaşılır bir dille yazın. "Kurumsal konuşma" dan, jargondan ve büyük kelimelerden kaçının.

Rapora yönetici özeti ile başlayın. Anahtar noktaları özetleyin. Basitlik ve raporun ana hedeflerine dikkat çekmek için madde işaretleri kullanın. Raporun tamamlanmasından sonra tüm önemli bilgileri aldığınızı onaylamak için bu yönetici özetine geri dönün.

İlk adımda ana hatlarıyla belirttiğiniz her alt bölüme özel detaylar verin. Bunları kısa paragraflara bölün. Her paragraf dört veya beş cümleyi aşmamalıdır. Ayrıntılı açıklamalardan kaçının: Amacınızı, ilgili istatistikleri veya önerilen eylemleri belirtin ve bir sonraki bölüme geçin.

Puanlarınızı göstermek için ılımlı görseller kullanın. Bulgularınızı destekleyen grafikler, tablolar ve fotoğraflar okuyucunun kavramları kavramasına yardımcı olur.

İlk taslağı tamamladıktan sonra raporu iki kez okuyun. Gereksiz kelimeleri ve gereksiz dili kesin. Doğru dilbilgisi ve yazım hataları.

Rapor metnini basit bir kapakla çekici bir şablonda düzenleyin. Microsoft Office, Microsoft sitesinde bulunan ücretsiz rapor şablonlarına sahiptir (bkz. Kaynaklar). Raporun spiral ciltlenmesini sağlayın, böylece okuyucular sayfaları kolayca çevirebilir.

Bahşiş

Raporun etkili olmasını istiyorsanız sayfa sayısını en aza indirin.

Okuyucunuzun raporun süresi boyunca kaybolmasına veya korkutulmasına izin vermeyin. İnsanların raporu basitçe gözden geçirmek yerine tümüyle okumasını istiyorsunuz.

Başka bir okuyucunun, puanlarınızı etkili bir şekilde aktardığından emin olmak için rapora bakmasına izin verin.