Diplomatik iş e-postaları basit ve kibardır ve alıcıların bilgileri yanlış anlamalarını veya yanlış yorumlamamalarını sağlamak için çaba gösterir. Diplomatik bir e-posta yazarken resmi, kesin bir dil kullanın ve duygusal sözcüklerden kaçının. Amaç, dokunaklı bir dil - önemli mesajları açıkça ileten kelimeler - kötü duygulara neden olmadan kullanmaktır.
Sesi ayarla
Fikirlerinizi, mesajlarınızı veya talimatlarınızı çalışanlarınıza nasıl yardımcı olacağına odaklanarak sesi ayarlayın. Teknik sorunlar veya aksilikler gibi karşılaştıkları işle ilgili herhangi bir mücadeleyi kabul edin ve istediğiniz veya ihtiyaç duyduğunuz bir şey olduğunda, talep yerine talep edin. Örneğin, mevcut bir projeye daha fazla personel ekliyorsanız, "Bu projenin ekibinize ek bir stres getirdiğini biliyorum, bu yüzden Jane Doe'den kopya düzenlemeye yardımcı olmasını istedim. "hafta sonundan önce kaba bir taslak?" Diplomatik dil, alıcıları rahatlatmaya çalışan kibar bir tonda..
$config[code] not foundProfesyonel tutmak
Diplomatik bir e-postada maaş bilgileri, personel sorunları veya iç çatışmalar gibi kişisel, gizli veya hassas konulardan kaçının. Sadece genel meseleleri tartışın, Inc. dergisini önerir. Kişisel veya gizli konulara daima yüz yüze veya yüz yüze görüşme mümkün değilse telefonla hitap edin. Bir e-postanın ofise ne zaman geçebileceğini asla bilemezsiniz. Profesyonel selamlama ve kapanışlar kullanın, böylece alıcılar yazışmaların doğayla kişisel değil işle ilgili olduğunu bilirler.Örneğin, e-postayı "Merhaba", "Selam" veya "Günaydın" ile başlatın - "Hey", "Yo" veya "Peeps'ime" değil.
Günün Videosu
Size Sapling tarafından getirildi Size Sapling tarafından getirildiSözlerinizi Akıllıca Seçin
Özellikle bir e-postadaki hataları, hataları veya düzeltmeleri ele alırken "siz" ifadeleri yerine "ben" ifadelerine odaklanın. İfadelerinizi açıklayın, böylece alıcılar hedeflerinizi ve niyetlerinizi net bir şekilde anlarlar. Örneğin, son toplantı tarihinin önemine ilişkin şirket çapında bir e-posta göndermek istiyorsanız, "Güçlü bir müşteri destek tabanını sürdürmek için son başvuru tarihlerini her zaman karşılama hedefim her zaman hedefim olmuştur. bu nedenle, son tarih zorluklarına neden olabilecek durumlar ortaya çıkarsa, lütfen benimle iletişime geçin. ”
Doğrudan ve Spesifik Olun
Yazışmalarınızda dürüst ve doğrudan olun, böylece iş arkadaşlarınız satırlar arasında okumak zorunda kalmayacak veya ne söylemeye çalıştığınızı tahmin edemezsiniz. Diplomatik dil, titiz ve özlü. Çalışanlarınızı şaşırtacak veya e-postalarınızı yavaşlatabilecek fazla kelime, düşünce veya fikirleri kaldırın. Örneğin, çalışanların kıyafet kuralları ihlallerini öğretmenlere bir e-posta ile adreslemek istiyorsanız, "Lütfen çalışanın el kitabındaki kıyafet kurallarını gözden geçirin. Okul saatleri boyunca şort, tank üstleri veya parmak arası terlikler" yazın. E-postayı "tüm çalışanlara" yönlendirin, böylece kimse seçilmemiştir.
