Birçok şirkette insan kaynakları departmanı, geçmiş ve şu an her çalışanın tüm personel kayıtlarını tutar. Bu kayıtlar geleneksel olarak kağıt üzerinde tutularak, depolama, kayıt bulma ve uzun ömürlülük konularında sorunlar yarattı. Bilgisayarlı bir personel sistemine geçmek, bu sorunların bazılarının çözülmesine yardımcı olabilir.
uzay
Kağıt kayıtlarını tutmak çok fazla yer kaplar. Bir şirket ne kadar çok çalışana sahipse, özellikle geçmiş çalışanlar için kayıt tutuyorsa, tüm kayıtları depolamak için daha fazla alana ihtiyaç duyar. Bilgisayarlı bir sistem, bir şirketin kağıt belgeleri dijital forma aktarmasına olanak tanır; bu yalnızca bilgisayar için yer kaplar. Çoğu bilgisayar, gerekli tüm çalışan kayıtlarını depolamak için bol miktarda sabit disk alanına sahiptir. Bir şirket daha sonra başka bir ofis veya başka tür bir depolama için kağıt kayıtları için eski depolama alanını kullanmakta serbesttir.
$config[code] not foundUlaşılabilirlik
Kağıt kayıtları, ne kadar iyi dosyalanmış olursa olsun, her bir bilgiyi aramak için birkaç dakika sürebilir. Dosyaları doğru çalışan için bulmalısınız, bu dosyalar genellikle alfabetik olarak iyi tutulduğu sürece kolaydır, ancak kaç tane dosya dolabına ulaşmanız gerektiğine bağlı olarak zaman alabilir. Bundan sonra, özellikle çalışanın dosyası çok kalınsa, zaman alabileceğiniz, ihtiyaç duyduğunuz belirli bir belgeyi bulmanız gerekir. Bununla birlikte, personel sistemi bir bilgisayarda depolanmışsa, aradığınız bilgileri bilgisayarın arama özellikleriyle aramanız birkaç saniye sürecektir. İşverenler, birden fazla bilgisayardaki dosyaları ve hatta birden fazla şehirde bulunan ofisleri bile görüntüleyebilir.
Günün Videosu
Size Sapling tarafından getirildi Size Sapling tarafından getirildizaman
Kağıt dosyalar içindeki belirli belgeleri ararken zaman kazanmanın yanı sıra, işverenler başka yollarla zamandan tasarruf edebilirler. Bir işveren disiplin cezası nedeniyle veya bir performans değerlendirmesi için birinin kağıt dosyasını isterse, birisinin dosyayı bulmasını ve kendisine teslim etmesini beklemek zorunda kalacaktır. Sistem bilgisayarlaştırıldığında, beklemek zorunda kalmadan bilgisayarındaki bilgileri kolayca arayabilir. Belgeleri dosyalamak da daha hızlı yapılır ve dosyalamada zaman kazanır.
istatistik
İşverenler bazen çalışanlarını ve şirketin ihtiyaçlarını değerlendirmek için istatistiklere güvenir. Personel kayıtları bilgisayarla yapıldığında, bir işveren, şirketi geliştirmenin yollarını bulmak için bilgisayara çıktı seviyeleri, devamsızlıklar veya ciro oranları gibi belirli istatistikleri toplamasını söyleyebilir. Bu istatistikler bir işverene önemli bilgi hazinesi verebilir. Üst yönetim bu istatistikleri isterse, bilgisayar bilgiyi derlemeyi kolaylaştırır ve istatistikleri daha iyi göstermek için hızlıca bir grafik oluşturabilir.
Trendler
Bazı çalışanlar iş alışkanlıklarında potansiyelleri hakkında bir işverene ipucu verebilecek trendler sergilerler. Örneğin, bir çalışan, haftanın aynı gününde her iki haftada bir hasta bulma çağrısı yapabilir. Bazı çalışanlar hafta sonunu uzatmak için Pazartesi ya da Cuma'yı seçerken, diğerleri haftanın ortasında bir günü kullanarak daha gizli bir rota seçiyorlar. Bilgisayarlı bir personel sistemi, bir işverenin bu gibi eğilimleri kağıt kayıtlara ve hafızaya dayanmaktan daha kolay belirlemesine yardımcı olabilir.
