"Dosya" olarak adlandırılan işyeri iletişimi, iş kayıtları için süreç ve yapı ile iş yazışmaları için temel formatta uymalıdır. Dosya notları, personel değişikliği veya istihdam kararları gibi eylemleri belgelemek içindir. Ayrıca, insan kaynakları faaliyetleri ve işyeri araştırmaları ile ilgili gerçekleri ve koşulları korurlar.
Muhatap
Notunuz dosyayı belgelemek üzere olsa da, iletişimin bir kopyasını doğrudan alması gereken muhataplar olabilir. Örneğin, bir çalışanın bir promosyona yönelik değerlendirmesini dikkate aldığı bir dosyayı belgeliyorsanız, şu anki amirini ve yeni rolünde rapor vereceği amiri dahil etmek isteyebilirsiniz. Ek olarak, çalışana faturanın bir kopyasını verin.
$config[code] not foundHassas bilgi
Hassas bilgiler hakkındaki işyeri notları sadece bilmesi gerekenlere yönelik olmalı ve İK ile çalışanın şefi arasında tartışılmaması gereken bilgiler içeriyorsa, notlar açıkça "gizli" olarak işaretlenmelidir. Bazı durumlarda, hassas konular hakkında dosyalama notları bir çalışanın dosyasına hiç yerleştirilmemelidir. Örneğin, cinsel taciz gibi işyerinde yapılan araştırmalarda, çalışanın personel dosyasına değil, dosyaya bir not soruşturma dosyasına girer.Soruşturma amacıyla başvuruda bulunacak notlar gizlidir ve yalnızca İK personeli, şirket yöneticileri ve sahipleri veya hukuk danışmanı gibi bilmesi gereken personel için erişilebilir durumdadır.
Not İçeriği
Bu not devam eden yazışmaların bir parçası değilse, koşulları açıklamanız veya belgelerinizin nedenini açıklamanız gerekebilir. Eğer bu bir personel meselesiyse - soruşturma dışında - notu çalışanın adı, departmanı, görev yeri ve süresi ile başlat. Örneğin, bir çalışanın transfer talebini özetliyorsanız, ilk paragrafınız, çalışanın pozisyonu ve transfer talebinde bulunduğu pozisyon veya departman gibi ilgili bilgileri içermelidir. Notta ayrıca transfer talebinin kabul edilip edilmediği, dikkate alındığı veya reddedildiği hakkında ayrıntılı bilgiler yer alacak.
Dağıtım ve Arşivler
Bir çalışanın dosyasına yazıyorsanız, faturanın bir kopyası dağıtım listesinin bir parçası olarak İK genel yazışma dosyasına gitmelidir. Buna ek olarak, çalışan bir nüsha alır ve notu gizli bir işyeri soruşturmasının parçası olmadıkça, çalışan bilgisine özel olabilecek diğer taraflar da alır. Bu durumda, sadece İK ve soruşturmada çalışan personelin memura ulaşması gerekir. Notu içeren dosya arşivlerinize gönderildiğinde, İK departmanı departmanın genel yazışma dosyasında bulunan notun bir kopyasını saklar.
