Toplantı tutanakları, görüşülenler, alınan kararlar, tamamlanan ve delege edilen görevler ve tamamlama için zaman çizelgeleri dahil olmak üzere toplantıda gerçekleşenlerin önemli bir kaydıdır. İdeal olarak, toplantı tutanakları hem toplantı katılımcıları hem de toplantıyı kaçıranlar tarafından atılması gereken eylemler için referans olarak kullanılır. Dakikalar gelecekte bir kaynak geri dönüp belirli bir zamana veya projeye başvurmak istediğinde kaynak olarak da kullanılır. Finansman toplantı notları, önemli sayılar ve istatistikler ile ilgilendikleri için özellikle ayrıntılı ve spesifik olmalıdır. Finans komitesi toplantı notlarını almaktan sorumluysanız, notlarınızın şirket protokolünü takip ettiğinden ve etkili ve verimli toplantı notları almak için temel kurallara uyduğundan emin olun.
$config[code] not foundBelgenin üstündeki şirket adını, tarihini ve saatini not alın. Ayrıca belirli bölüm veya takım adı veya toplantının çağrılması için herhangi bir özel sebep gibi ilgili bilgileri de ekleyin.
Katılımcıları kaydedin. Bir finans komitesi toplantısına katılanlar genellikle bir yönetim kurulu başkanı, yönetim kurulu üyeleri ve bir muhasebeci veya finans yöneticisi gibi doğrudan şirket finansıyla ilgili personeli içerir. Bir hükümet maliye toplantısıysa, şehir yöneticisi ve hatta belediye başkanı bile olabilir. Ayrıca, belirli bir proje hakkında bir tartışma yapılması durumunda, dış şirketler toplantıda temsil edilebilir. İnsanların başlıklarını not ettiğinizden emin olun. Gerekirse, katılım kağıdının etrafından geçin, böylece katılımcıların doğru adlarını aldığınızdan emin olun. Ayrıca hazır bulunamayan ancak tutanakların bir kopyasına ihtiyaç duyan katılımcıların adlarını da kaydedebilirsiniz.
Bir gündem varsa, notlarınızı, konu tartışıldığı gibi her konuya göre kaydedin. Finans komitesi toplantısındaki konular genellikle bütçe, belirli proje finansalları, gelir veya finansal tablolar, gelecekteki tahsisatlar veya bütçe takviminde yapılan değişiklik veya güncellemeleri içerir. Şirket protokolüne bağlı olarak ana tartışma konularını ve nesir veya madde imi şeklinde alt noktaları dahil edin. Kimin konuştuğunu, belirtilen isimlerin veya numaraların yanı sıra bir görevin atandığı birinin ve görevin son tarihinin de belirtildiğini not edin.
"Diğer İşletmeler" i kaydedin. Gündemdeki maddeler ele alındıktan sonra, Diğer İşletmeler başlıklı yeni bir bölüm oluşturun. Burada, tartışma için gündeme getirilen yeni öğeleri not alacaksınız. Tekrar konuşmacıya, tartışılan tarihlere veya numaralara ve verilen görevlere ve son tarihlere dikkat edin.
Kanıtlanmış ve eksik bilgileri ele alıyor. Toplantı notlarınızı göndermeden önce, okunaklı ve dilbilgisi bakımından doğru olduklarından, yazım hataları olmadığından ve adların doğru yazıldığından emin olun. Konuşulduğunu bildiğiniz eksik bilgiler varsa, eksik bilgileri bulmaya çalışın. Görüşmeden en kısa zamanda tutanakları yazmaya çalışırken, görüşülenleri hatırlayabilirsiniz.
