Organize edilmiş bir zihin, uğraştıkları her çabada organize bir çıktı oluşturur. İyi organize edilmiş bir işletme, organize bir zihnin şovu yürüttüğü anlamına gelir ve bu, hedeflere ulaşan iş türüdür.
Fiziksel alanınızı düzenli tutmak kolaydır, ancak finansal başarı açısından önemli olan içeridedir. Özellikle, bilgisayarınızın dosya ve klasörleri. Düzenli bir bilgisayar olmadan, lekesiz bir ofis bir fasulyeye değmez.
$config[code] not foundDüzenlenmiş bir bilgisayardaki dosya ve klasörler neye benziyor
Düzenli bir bilgisayar, kullanıcıların aradıklarını kolayca bulabilmeleri için adlandırılmış ve düzenlenmiş dosya ve klasörleri içerir. Çoğu insan bu niyeti dosya kaydederken ve klasör yaratırken tutar, ancak uzun sürmez.
Çok hızlı bir şekilde, masaüstleri darmadağın olur, klasör taşması indirilir ve silinmemiş yükleme dosyaları sabit sürücülerin büyük bir bölümünü kullanır. Mevcut klasörler bulunamadığında yeni klasörler oluşturulur ve o an için uygun görünen dosyalar adlandırılır. Bir toplantıya belirli dosyalar getirmeniz gerektiğinde veya sunucunuzdaki dosyalara erişmesi gereken çalışanlardan oluşan bir ekibiniz olduğunda bu işe yaramaz. Dosyalarınızı aklınıza gelen ilk şey olarak adlandırarak, dağınıklık yaratıyorsunuzdur.
Bilgisayar Dosyalarını Düzenleme Siparişle Başlar
Dosya organizasyonu bir adlandırma kuralları ile başlar. Adlandırma kuralı, dosyalarınızı adlandırmak için önceden tanımlanmış bir şablon veya yapıdır. Örneğin, düzenli olarak Microsoft Word belgeleri oluşturursanız, bunları oluşturma tarihiyle başlayan bir dosya adıyla kaydedebilirsiniz. Belgeleriniz farklı etkinliklerden derlenmiş bilgiler içeriyorsa, dosyalarınızı “ tarih + etkinlik adı + belge açıklaması. ”Bu, dosyalarınızın klasördeki ilk tarihe ve ikinci olaya göre gruplandırılmasını sağlar.
Bir adlandırma kuralı uygulandığında, bir dosya adı listesine baktığınızda, onları hemen tanıyacak ve ihtiyacınız olanı bulabileceksiniz. Bir adlandırma kuralı kullanmak, RevEngine Marketing tarafından yayınlanan bu örneklerde de görebileceğiniz gibi, dünyadaki tüm farkı yaratır.
Kullandığınız adlandırma kuralları, daha sonra dosyalarınızı ve klasörlerinizi arama olasılıkları en yüksek olana dayanmalıdır. Yararlı organizasyon araçlarının açıklamaları arasında, Setapp önemli bir noktaya değinir: iyi bir dosya adı, dosyayı açmadan ne içerdiğini bilmenizi sağlar. Çok geç kalmışsa ve farklı isimlerle doldurulmuş bir sürü dosyaya sahipseniz, tek yapmanız gereken bir adlandırma sözleşmesi ve işi yapmak için toplu yeniden adlandırma uygulaması bulmak için birkaç dakika.
Dosya ve klasörleri yeniden adlandırmaya başlamadan önce, net bir adlandırma kuralı ile gelin. Bir adlandırma kuralı, dosya adına aşağıdakiler gibi önemli bilgiler içermelidir:
- Dosyanın oluşturulduğu tarih. Pazarlama dosyaları için bu iyi çalışıyor. Örneğin, e-posta bültenlerinizi Word belgelerinde gönderilmeden önce oluşturduğunuzu ve birden fazla düzeltme yaptığınızı varsayalım. Her yeni taslağı oluşturulduğu tarihte kaydetmek isteyeceksiniz. Bu şekilde, dün oluşturduğunuz taslağa geri dönmek istediğinize karar verirseniz, yapabilirsiniz.
- Dosya içeriğinin temsil ettiği tarih. Örneğin, bir zaman çizelgesine girilecek geçmiş olaylarla ilgili veri topluyorsanız, geçmiş olayın tarihini dosya adında kullanmak isteyebilirsiniz. Bu dosyaları bir klasörde görüntülediğinizde, içeriğin kronolojik sıraya göre çıkarılmasını kolaylaştırarak, tarihe göre alfa sayısal olarak düzenlenirler.
- İçeriğinizin türetildiği yer. Ağ olaylarına katılırken bilgi toplarsanız, dosya adına konum eklemek, daha sonra doğru bilgilere erişmenize yardımcı olur. Ani bir farkına varmış olabilirsiniz ve geçen yılın Digital Hollywood’undan gelen bilgileri içeren dosyaya erişmeniz gerekebilir, ancak dosya adına “Digital Hollywood” veya “DH” koyamazsanız, bulmak için belgeler açmanız gerekir.
- Belirli tarih alternatifleri. Tam bir tarih kullanmak yerine, “08-12-2015” gibi, dosya adınızdaki çeyreklere başvurabilirsiniz. Örneğin, “2015-Q3”, 2015 yılının üçüncü çeyreğini temsil eder. Herhangi bir yılın üçüncü çeyreğinden gelen bilgileri referans almanız gerekirse, dosya adlarınız çeyreklik halinde düzenlenmelidir. Aksi takdirde, doğru dosyayı aldığınızı bilmeden önce belirli tarihleri çeyreklere çevirmek için matematiği yapmanız gerekecektir.
Sezgisel Adlandırma Kurallarına ihtiyacınız var
Adlandırma kuralları olmadan kaydedilen dosyaları bulmak zor. Siz veya şirketinizdeki herhangi biri dosya bulmakta zorlanıyorsa, bir adlandırma kuralı oluşturmak ve uygulamak için çok geç değildir.
Shutterstock üzerinden fotoğraf
1
