Neden Bordro Dış Kaynak Olmalı?

“… Bir şirketin tüm bordro işleme fonksiyonlarını yerine getiren bir kişisi vardı. Şirket şimdi, ileriyi düşünmenin bir sonucu olarak işlevleri dış kaynaklardan kullanıyor. İşleyen maaş bordrosu riskini azaltma işlevlerini dış kaynaklara taşımayı, şirket büyürken ve işe alırken gereken maaş sorumluluklarının artmasını öngörerek büyümeyi yönetmeyi ve maaş kartları gibi teknolojiyi takip etmeyi seçtiler. ve doğrudan mevduat. ”

İdeal olarak, dış kaynak kullanımı üç ana hedefe ulaşır:

• Temel işinize daha fazla odaklanmak için zaman ve kaynakları serbest bırakır.
• Bordroyu iyi yapmak için daha fazla teknolojiye ve uzmanlığa erişmenizi sağlar.
• Maliyetleri ve riskleri azaltır.

Bu faydaların her birini daha ayrıntılı olarak ve ne anlama geldiklerini inceleyelim.

1. Temel İşinize Daha İyi Odaklanın

Bordro, satışları doğrudan artırmayabilecek kritik işlevlerden biridir. Ama kötü yapıldığında, işinizi incinmiş bir dünyaya sokabilir.

Ve hepsinden önemlisi, içsel zaman ve dikkati çekirdek faaliyetlerden uzaklaştırabilir.

İşletmeler, çalışanlardan - federalden, eyaletten ve bölgeye - gelince çok çeşitli yasalara uymak zorundadır. Onlarla başa çıkmak için detaylara büyük zaman ve önem veriyor.

Vergi raporlama ve havale gibi açık yasal gereklilikler vardır. Çalışanın maaşından vergi stopajı ve ayrıca işverenin vergi oranını hesaplamakla ilgili şartlar vardır. Bazı durumlarda elektronik dosyalama gereklilikleri vardır. Ayrıca ne zaman dosyalanacağını da bilmeniz gerekir - federal, eyalet ve yerel seviyelerde.

Vergiler olsa da, sadece başlangıç.

“Bir işveren olarak, ücret ve saat yasalarını da anlamanız gerekir. Örneğin, ne zaman fazla mesai ödemeniz gerektiğini bilmeniz gerekir, ”dedi. Paychex'in başkan yardımcısı Andy Childs, Small Business Trends ile yakın tarihli bir röportajında. Paychex, yaklaşık 600.000 küçük ve orta ölçekli işletmeye hizmet veren, ülkenin en büyük bordro hizmetlerinden biridir. Ücret ve saat kuralları, dedi Childs, oldukça teknik olabilir.

O zaman yeni işe alım raporlama gereklilikleri ve işsizlik tazminat ve işçi tazminat sigortası ile ilgili gereklilikler olabilir.

Childs daha da büyük bir sorun olduğunu vurguladı beklenmedik zaman yükümlülükleri.

“Bordroları çalıştırmak için her hafta belli bir zaman ayırmış olabilirsiniz. Ardından, IRS'den bir bildirim şeklinde beklenmeyen bir sürpriz elde edersiniz. Ancak bu sadece IRS'nin size bir borcunuz olduğunu bildirmesi değildir. Şimdi kayıtlarınızı gözden geçirmeli ve bu ihlali gerçekleştirip gerçekleştirmediğinizi belirlemek için araştırma yapmanız gerekmektedir. Birdenbire sizin bir anlaşmazlık çözümüne katıldınız, ”dedi Childs.

Küçük bir işletme sahibi için uygun bir zamanda asla gerçekleşmeyeceğini de sözlerine ekledi.

2. Uzmanlık ve Teknolojiye Erişim

Dış kaynak kullanımının bir başka nedeni de uzmanlık ve teknolojiye erişim sağlamaktır.

İşverenler, Amerika Birleşik Devletleri'ndeki yaklaşık 10.000 federal, eyalet ve yerel vergi dairesiyle mücadele etmek zorundadır. Küçük işletmelerin çoğu bu yetki alanlarının her birine uymak zorunda kalmazken, yine de yasaların karmaşıklığına işaret ediyor. Ve her yıl yüzlerce yeni kanun ve yönetmelik çıkarılmaktadır.

Büyük taraftaki küçük işletmeler için (50 tam zamanlı çalışan ve üstü), Yalnızca Uygun Bakım Yasası, büyük miktarda raporlama ve uyumluluk gereksinimleri getirmektedir. Bir örnek istendiğinde, Childs IRS Formları 1094-C ve 1095-C'ye işaret etti. Bu formlar, işverenlerden, tam zamanlı çalışanlara, asgari temel kapsamı sağlayan sigortaya kaydolma fırsatı sunduğunu onaylamalarını isteyecektir.

Childs, “Bunların tamamlanması basit formlar olmayacak” diye ekledi. (Paychex, kanunun karmaşıklığı nedeniyle sağlık reformu yükümlülükleri için çevrimiçi bir kaynak merkezi kurmuştur.)

Uzmanlık kadar önemli yeni teknoloji. Günümüzde işverenler daha verimli çalışmak için teknolojiye güvenmektedir. Bir işletme büyüdükçe, işverenlerin saklayabilecekleri daha fazla çalışan kayıtları vardır ve ayrıca daha fazla raporlamaya ihtiyaçları vardır. Teknoloji eksikliği, işin büyümesi için ölçeklendirmenin önündeki bir engeldir.

Çalışanlar da teknoloji bekliyorlar. Bugün çalışanlar, doğrudan para yatırma ve bordro bilgilerine çevrimiçi olarak self-servis erişimi gibi seçenekler istiyor. Bu gibi seçenekleri sağlayamayan işverenler rekabetçi bir dezavantajda olabilir.

Bunun da ötesinde, mobil cihaz kullanımının patlaması yeni bir teknoloji beklentisinde artmaktadır. Childs, mobil kullanım hala maaş bordrosuna geldiğinde hâlâ sıkışık, ancak “Paychex'te hızla büyüyor” dedi.

İşverenlerin, belirli raporlara bakmak ve bordro tarihlerinde bankada ne kadar paraya sahip olmaları gerektiği gibi bilgileri aramak için mobil cihazlar kullandığını belirtti. Çalışanlar ayrıca kendi kayıtlarını kontrol etmek için mobil uygulamaları kullanmaya başlıyor.

Childs, bordro mobil kullanımının büyümeye devam etmesini bekliyor, çünkü işletme sahipleri ve yöneticileri ofisten ayrılmaları için serbest bırakıyor.

Childs, “Paychex’in mobil bordro uygulamalarıyla, plajdan neredeyse her şeyi yapabilirsiniz - isterseniz,” diye ekledi.

3. Maliyetleri ve Riskleri Azaltın

Dış kaynak kullanımı bordrosu ayrıca maliyetlerin düşürülmesine ve risklerin sınırlandırılmasına yardımcı olabilir. Childs, ortalama olarak, işletmelerin, çalışanın zamanıyla doğru zaman kaydı arasındaki farklar nedeniyle çalışanlara yaklaşık yüzde 4 oranında fazla ödeme yaptığını söyledi.

“Sadece daha doğru bir zamana ve katılım kayıt tutma çözümüne sahip olmak paradan tasarruf sağlayabilir” dedi. (Paychex'in burada bir maliyet tasarrufu hesaplayıcısı var.)

O zaman raporlamayı ve diğer gereklilikleri ihlal etmek için olası cezalara sahipsiniz. IRS rakamlarına göre, küçük işletmelerin yüzde 40'ı, geç veya yanlış başvurular için yılda ortalama 845 dolar ceza veriyor.

Bugün bir çalışan kadar küçük işletmeler için dış kaynaklı çözümler var, Childs'a dikkat çekiyor. Çözümler, ihtiyaca bağlı olarak küçük işletmeler için ayda 50 dolardan az bir ücretle başlar.

İyi bir bordro sağlayıcısı, kendi başınıza yapabileceklerinizin ötesine geçen yetenekler sunar. Daha önce dış kaynaklı bir çözüm düşünmediyseniz, bu yıl geçiş yaptığınız yılı yapın. Sahibi olarak sizin için gönül rahatlığı ve şirketinizde serbest zaman sağlayacaktır.

Dış Kaynaklı Bordro Sağlayıcısı Seçmek için İpuçları

Dış kaynak bordrosunu düşünüyorsanız, size bakmanız gereken bir karardır. tipik üç puan Herhangi bir sağlayıcı seçerken bakarsınız:

• fiyat
• hizmet
• itibar

Fakat maaş bordrosuna gelince, dikkate alınması gereken başka noktalar da var:

Sağlayıcının Güvenliği ve Güvenilirliği

Bordro sağlayıcınıza çalışanlarınızın adlarını, adreslerini, sosyal güvenlik numaralarını ve banka hesap numaralarını veriyorsunuz. Sizin adınıza dava açmak için bir vekaletname veriyorsunuz.

Yerinde iyi kontroller ile finansal açıdan güçlü bir sağlayıcı ile gidin.

Aksi takdirde, küçük bir aile işletmesi olan maaş bordrosundan tahsil edildikten sonra, müşterilerden 11 milyon dolar çalmakla yüklenen bazı Güney Carolina firmaları gibi, şirketinizi zor durumda bulabilirsiniz.

2014 yılında, Employee Services Net'in müşterileri, bordro sağlayıcısının, vergi makamlarına havale etmek yerine, cömert kişisel yaşam tarzlarını finanse etmek için paralarını kullandığını keşfetmeleri karşısında şok oldu. Bu müşteriler - tüm küçük işletmeler - kendilerini IRS eylemiyle karşı karşıya bulmuşlardı. Niye ya? Çünkü sonuçta işveren, bordro sağlayıcısı onlardan çalsa bile sorumludur. (Bordroyu dışardan çıkarırsanız, IRS'nin şirketinizi korumak için ipuçları vardır.)

Sizinki Gibi Rekor Hizmet Veren İşletmeler Takip

Maaş bordrosu sağlayıcısı, işletmelerinize bedeninize hizmet vermenin güçlü bir geçmişine sahip mi? Sağlayıcı sektörünüzde deneyimli mi?

Tamamlayıcı Hizmet Teklifleri

Yararları ve İK hizmetleri gibi, işiniz büyürken ihtiyaç duyabileceğiniz daha geniş hizmetleri göz önünde bulundurun. Bordro şirketi bunları sağlayabilir mi?

Mevzuata Uyumluluk Yetenekleri

Bordro sağlayıcı istihdam, sağlık ve vergilerle ilgili gelişen yasalara ve düzenlemelere ayak uyduracak kaynaklara sahip mi?

teknoloji

Mobil hazırlığı da dahil olmak üzere bordro şirketinin teknolojisini değerlendirin. Bordro şirketi yeni teknolojiye yatırım yapıyor mu? İşverenin talep ettiği gibi teknolojiye ayak uydurabilirler mi ve çalışan tarafında büyüyor mu?

Muhasebeci Arayüzler

Muhasebeciniz mutabakat ve vergi beyannameleri amacıyla maaş bordronuza ve ilgili kayıtlara kolayca erişebilir mi?

Shutterstock ile bordro görüntüsü