Organize kalmak ofisin sorunsuz çalışmasını sağlamak için esastır. Yönetici asistanı olarak sık sık ofisi verimli tutmanız istenir ve hazır değilseniz işler telaşa neden olabilir. Sizden günlük, haftalık ve aylık olarak görev yapmanız isteniyor. Organizasyon olmadan, kafa karıştırmak ve önemli tarihler unutmak kolaydır.
Alan yapmak
Masanızın bir bölümünü, her yerde yapışkan notlar ve kağıtlar kullanmak yerine, "yapılacaklar" alanı olarak belirleyin. Öğeleri masanızdaki bir kutuya veya klasöre yerleştirin ve gün boyunca düzenli aralıklarla kontrol edin. Görevler tamamlandıktan sonra, öğeleri masadan bir "bitmiş klasöre" veya dosyalamak için bir kutuya kaldırın. Her günün başında, o güne ilişkin görevlerin tam bir listesini yapın ve "yapılacaklar" klasörüne koyun. Görevleri tamamlandıkça kazıyın. Size geldikleri görevleri ekleyin ve günün sonunda her şeyin tamamlandığından emin olun.
$config[code] not foundGünleri Ayarla
Haftalık görevler için günler belirleyin. OfficePRO Dergisi'nden Victoria Moran “Haftanızı ayarlayabilir, böylece bir şekilde ne yapacağınızı bileceksiniz” diyor. Örneğin, Çarşamba gününü parçalama günü olarak seçin ve zaman aşımına kadar kutuda parçalanması gereken kağıtları saklayın. Veya, cuma günleri taksitli küçük para. Bu aynı zamanda günlük aktivitelerle de çalışabilir. Moran, günün belirli saatlerinde sesli ve e-postaları iade etmeyi önerir. (REF1) Bu şekilde, gün içinde sık sık yaptıklarınızı durdurmak zorunda kalmazsınız.
Günün Videosu
Size Sapling tarafından getirildi Size Sapling tarafından getirildiRenk kodlaması
Renk kodlamasını kullanmak, yapılması gerekenleri ve ne zaman yapmanıza yardımcı olabilir. Yönetici Sırları Judith Allen “Her zaman hangi görevleri yerine getirdiğinizi ve ne sıklıkta gerçekleştirdiğinizi düşünün” diyor. (REF2) Kod, haftalık olarak kırmızı gibi bir renge tasvir; günlük işleri mavi, aylık işleri sarı vb. Görevleri kod klasörlerine yerleştirin, ardından takviminizi alın ve yapılması gerekenleri renkli bir kare ile işaretleyin. Elektronik takvimlerde, kutu oluşturamazsanız kelimeleri görev renklerine yazın.
Sorumluluk Paylaş
Sorumlulukların paylaşılması, örgütlü kalmanın önemli bir parçasıdır. Çoğu görev için yetki verilmiş bir kişi olduğunuz için zor görünebilir, ancak yapılabilir. Bazen, görevinizin zamanlaması denetçilerinizin ve iş arkadaşlarınızın eylemlerine bağlıdır. Dengeleme kitabından sorumluysanız, çalışma arkadaşlarınıza taslaklarını teslim etmeleri için son bir tarih verin. Ayrıca, kitaptan yaptıkları her çekleri de imzalattırın. Patronunuz bir yolculuğa çıkıyorsa, bir yere not alın veya yapılması gerekenler hakkında bir kontrol listesi verin. Ardından ikisinin de aynı sayfada olduğundan emin olmak için listenin bir kopyasını verin. Ayrıca, iş arkadaşlarınıza tüm küçük nakit makbuzları tek bir klasöre dönüştürmeleri için özel klasörler verin. Bu şekilde, çekmeceyi uzlaştırma zamanı geldiğinde kimseyi avlamak zorunda kalmayacaksınız.
