İşiniz Para Kanıyor mu? İşte Nasıl Durdurun

“Proje bütçesi hakkında konuşmalıyız…”

Hiçbir ifade, bütçeyi tartışmak için acil bir e-postaya benzer şekilde, genç ve üst yönetimin kalbine korku saldıramaz.

Proje yöneticisi iseniz, projeleri zamanında ve bütçeye uygun tutmanın ne kadar zor olduğunu çok iyi biliyorsunuz. Değişen proje kapsamı, gerçekçi olmayan müşteri talepleri ve beklenmeyen aksilikler arasında, bir projeyi yönetme çoğu zaman kedi sürüsü gibi hissedebilir.

Ekibinizi rutin olarak bütçenin üzerinde koşarken bulursanız (ilk bütçe tamamen basketbol sahası içinde görünse bile), sorun ekibinize, liderliğinize veya müşterinize değil, kullandığınız araçlara bağlı olabilir. Evet, kullandığınız bu pahalı (ve kafa karıştırıcı) proje yönetimi platformundan bahsediyorum.

Yanlış çevrimiçi proje yönetimi aracını seçmek, işinizi birçok sorun için ayarlayabilir. İşletmelerin, farkına bile varmadan ciddi para harcayarak sonuçlanmasının en yaygın yollarından biridir. Doğru proje yönetimi yazılımını seçmek için mücadele ediyor musunuz ya da mevcut platformunuzun ekibinizin ihtiyaçlarına uygun olup olmadığından emin değil misiniz?

Aşağıdaki kırmızı bayraklara dikkat edin:

Kırmızı Bayrak No. 1

Proje planlama ve geçici çalışma aynı platformu kullanmaz.

Proje yöneticileri zamanlarının yüzde 90'ını iletişim kurmak için harcıyorlar. Proje yönetimi yazılımınız bu süreci kolaylaştırmaz mı?

Bir proje yönetim sistemi seçerken, projelerinizin tüm yönlerini tek bir sistemden izlemeyi kolaylaştıran bir platform seçin. Bu sayede özel görevler açılırken, bu görevleri aynı proje platformuna ekleyebilir ve böylece her ekip üyesinin iş yükünü ve kullanılabilirliğini izlemeyi kolaylaştırabilirsiniz.

Hangi üyelerin programlarında daha fazla zamana sahip olduğunu ve hangilerinin iş yükünü öncelikler ve uygunluk değişikliği olarak sorunsuz bir şekilde kaydırmaya kararlı olduklarını kolayca belirleyin.

Kırmızı Bayrak No. 2

Standart onboarding yoktur.

Sanal bir ekibi yönetirken, başarının ilk adımı, işe alım sürecini standart hale getirmektir.

Yeni platformu kullanmaya yönelik temel bir nasıl yapılır öğreticisiyle herkesi en başından aynı sayfada bulun. Bir iletişim rehber kitabı ve iletişim bilgileri formu ile kullanılabilirlik için beklentileri belirleyin.

En iyi proje yönetimi platformları sanal sohbet araçları ve dahili mesajlaşma programlarını içerir. Proje yönetimi yazılımına dahil olan aynı sohbet aracını kullanarak, görev atamasını anında düzenleyebilir, farklı işlere not ekleyebilir veya programdan hiç ayrılmadan son başvuru tarihlerini değiştirebilirsiniz.

Kırmızı Bayrak No 3

Proje yönetimi için bir hizmeti, bulut dosyası paylaşımı için bir tane kullanıyorsunuz.

Evet, DropBox ve Google Dokümanlar harika, ancak büyük bir projeyi yönetirken tüm dosyaları yapılacaklar listesi ve ekran paylaşımı / ortak toplantılarla aynı konumda tutmanın çok daha kolay olduğunu biliyorum.

Ekibim, her dosya adına bir sürüm numarası ve dosyada en son düzenlemeyi yapan son kişinin baş harflerini içerir. Bu şekilde, içerikle veya neyin değiştirildiğiyle ilgili bir soru varsa, kiminle irtibata geçeceğimi hemen biliyorum. Bu, dosyaların bir e-posta zincirine gömülmesini ve düzenlemelerin çoğaltılmasını önlemeye yardımcı olur.

Seçtiğiniz dosya adlandırma kuralına bakılmaksızın, dosyaları yönetmek, izlemek ve hepsini bir yerde tutmak için ilk günden itibaren bir sisteme yerleştirin.

Kırmızı Bayrak No 4

Ortak tartışmalar veya sanal toplantılar için alan yok.

Proje yönetimi yazılımında yalnızca görevleri izlemek ve dosyaları depolamaktan daha fazlası vardır.

Sanal bir ekip çalıştırırken, düzenli toplantılar zor olabilir. Bununla birlikte, net bir iletişim olmadan, tüm proje parçalara ayrılabilir. Haftalık bir proje statüsüne giriş seansı yapmak için bir gün ve zaman seçin (Pazartesi günleri 10:00 ve Perşembe günleri 2: 00'de).

Farklı zaman dilimlerinde yaşayan ekip üyelerinin saygılı olun; öğlen toplantıları genellikle herkesin katılması için en kolay olanıdır. Sürekli olarak önceden planlanmış belirli bir gün ve zamana sahip olmak, aynı sayfadaki herkesi ve projenin ilerlemesini sağlar.

Kırmızı Bayrak No 5

Çok sayıda çan ve ıslık var, ancak yeterince temel işlevsellik yok.

Bir proje yönetimi platformu seçerken, en şık özelliklere sahip olanı seçmek cazip gelir.

Çekirdek işlevselliğinin bu çan ve ıslıkları yedeklediğinden emin olun. Bunun Gmail ve DropBox ile tam entegrasyonu, e-postadan proje görevine tek tıklamayla dönüşüm veya paylaşılan bir çalışma alanındaki anlık mesajlaşma olsun, sanal ekibiniz için doğru olan özellikleri seçin.

Wrike, Zoho Projects ve Clarizen, benzer özellikler sunan proje işbirliği için web tabanlı üç popüler seçenek. Tek bir platforma başlamadan önce, gereksinimlerinize en uygun hangisi olduğunu belirlemek için bir deneme sürüşü yapın.

Alt çizgi

Tamamlanan projeler saf iradeyle gerçekleşmez. İşi yapmayan pahalı proje yönetim platformlarında çok fazla para harcamak, yalnızca şirketinizin kârını bozmakla kalmaz, aynı zamanda verimliliği düşürür ve son teslim tarihlerini de düşürür.

Görevleri izleyen, genel bilgileri izleyen, dosyaları saklayan, tam ekip üyelerine genel bir bakış sunan ve aynı yerden kolay sanal toplantılar / anında mesajlaşma sağlayan bir proje yönetimi platformuyla tekrar yola çıkın.

Shutterstock ile bandajlı yara fotoğrafı