Resmi bir not yazmak, bir şirket içinde iletişim kurmanın etkili bir yoludur. Notu, okuyucuyu korkutmak yerine bilgilendirmeyi amaçlayan yetkili bir sesle yazın. Notla birlikte verilen ek bilgiler, ek olarak bilinir ve ekler genellikle harflerle birlikte verilir. Resmi bir not belirli bölümleri içerir ve sonunda hem yazar hem de asistanın baş harflerini içerir. Çoğu not bir sayfa veya daha az olsa da, bir sayfadan uzunsa notun sonuna bir özet paragrafı eklemeyi unutmayın.
$config[code] not found"Kime", "Kimden" ve "Konu" bölümlerini içeren notun başlığını oluşturun. Notun bir kopyasını kimin alması gerektiğine karar verin. Ekleri dahil ediyorsanız, ekleri kimlerin alması gerektiğine ve notun bir kopyasına kimlerin ihtiyaç duyduğuna karar verin; böylece bilgiden haberdar olmak ve eklerin dağıtıldığını (örneğin, bir yönetici eki oluşturmuş olabilir. mutlaka bir kopyaya ihtiyacınız olmayacak). Notu almak için herkesin adlarını başlığın "Kime" bölümüne ekleyin. Kopyalamak istediğiniz kişiler, notun sonundaki notun "cc" bölümüne gider. Notla özel olarak bilgi vermek istediğiniz kişiler de olabilir. Bu alıcılar "kör kopyalanır" olacak. Notun bir kopyası verilecek, ancak halka açık olarak "Kime" veya "cc" bölümlerinde listelenmeyeceklerdir.
Notun gövdesini açık ve net bir şekilde yazın. Doğrudan ve resmi bir dil kullanın, ancak notun korkutucu veya aşağılayıcı görünmesini engelleyin. Daha uzun notlar, okumasını kolaylaştırmak için paragraf başlıkları içermelidir.
Notu bitirin. Notun gövdesinin bitiminde yazarın baş harfleri, asistanın "XX / yy" eğik çizgisinden sonraki baş harfleriyle birlikte görünmelidir. Yazarın baş harfleri büyük yazılmıştır; asistan küçük harfli. Bunun altında, iki boşluk, birden fazla varsa parantez içindeki eklerin sayısıyla birlikte "Ekler (x)" kelimesi olmalıdır. Ardından, karbon kopyalamak istediğiniz kişileri veya "cc." Bir liste biçiminde olmalıdır. Kör kopyalanan insanlar kopyalarının üzerine el ile yazılmalıdır. Adsız kopyalandıklarını bilmeleri için "bcc" yi eklediğinizden emin olun. Notun yazarı, önce notun dağıtılmasından önce başlığın "Kimden" bölümünde yazmalıdır.
Bahşiş
Dağıtım listesine başka birinin eklenmesi gerekebileceği durumlarda, ekli bir dosyada veya notun iki kopyasını ekli bir dosyada saklayın.
Yazım denetleyicilerinin yazdığı yazım hataları için notu doğrulayın (form / dan).
Şirketinizde kullanmak istemediyseniz, çoğu kelime işlem yazılımı bir dekont şablonu içerir.
Uyarı
Tüm alıcıları notun "Kime" bölümüne eklediğinizden emin olun.
Notlar yalnızca şirket içi iletişim için kullanılmalıdır. Satıcılarla veya müşterilerle iletişim mektup biçiminde yazılmalıdır.
