İdari asistanların rolü, profesyonel personeli destekleyerek görevlerini etkin bir şekilde yerine getirmektir. İster hükümet, ister iş veya kar amacı gütmeyen kuruluşlarda olsun, yöneticiler evrak işleri ve bilgisayar kayıtları gibi temel gereklilikleri gözeterek ofisten mimik tutarlar. Genelde bazı idari görevleri de yerine getirirler, ancak belirli işler işin seviyesine ve işin türüne bağlıdır.
$config[code] not foundGünlük Sorumluluklar
İdari asistanlar toplantı düzenlemek, randevu almak, görev takvimini tutmak, telefonlara cevap vermek ve yazışmaları düzenlemek gibi görevleri yerine getirirler. Ofis dosyalarını ve veritabanlarını korurlar ve bilgisayar elektronik tabloları ve sunumları oluştururlar. Genelde sorumlulukları arasında sarf malzemesi satın almak ve sarfiyat odasını yönetmek de var.
Müşteri hizmetleri görevleri arasında ofis ziyaretçileri almak ve ihtiyaç duydukları yardımı aldıklarını görmek yer almaktadır.
Ek Görevler
İdari asistanların diğer işleri genellikle belirli sektörlere bağlıdır. Yasal ofislerde, yöneticiler yasal belgelerin hazırlanmasına yardımcı olurken, tıbbi ofislerde sigorta şirketlerini faturalandırırlar. Okul ofislerinde öğrenci kayıtlarını tutmak ve ebeveynlerle iletişim kurmak görevleri arasındadır.
Seviye ve meslek unvanı, bir idari asistana ne kadar sorumluluk düşeceğini belirler. Giriş seviyesi yöneticileri büro işlevlerine ve temel bilgisayar görevlerine odaklanır, ancak ileri düzey bilgisayar becerilerine sahip kıdemli yöneticiler, büro görevlilerinin denetlenmesi ve yeni işe alımların eğitimi de dahil olmak üzere genellikle idari görevler üstlenir. Yönetici asistanları ayrıca yöneticilere araştırma yapabilir, rapor yazabilir, toplantılarda birkaç dakika alabilir, diğer yöneticileri denetleyebilir ve seyahat düzenlemeleri yapabilir.
Bilgi ve Beceriler
Organizasyonel yetenek esastır çünkü yöneticinin öncelikli görevi ofis kayıtlarını tutmak ve toplantıları ve randevuları takip etmektir. Yöneticiler aynı zamanda İngilizce olarak sözlü ve yazılı olarak iyi iletişim kurabilmeli ve İnternet araştırması yapabilmelidir. İş, bilgisayarlar, fotokopi makineleri, telefon sistemleri, fakslar ve video konferans ekipmanı dahil olmak üzere ofis ekipmanı konusunda uzmanlık gerektirir.
Duruma ve sektöre bağlı olarak, yöneticilerin e-posta, muhasebe, veri tabanı, elektronik tablo ve kelime işlem yazılımı gibi çeşitli bilgisayar programlarında uzmanlığa ihtiyacı var..
İşe Kalifiye
İdari asistanlar, ofis uygulamaları ve bilgisayar yazılımı derslerini içeren asgari bir lise diplomasına ihtiyaç duyarlar. İngilizce ve bilgisayar becerileri konusunda ilave eğitim yardımcı olur ve birçok yönetici bazı teknik okul veya kolej dersleri almış veya ön lisans derecesine sahip. İşverenler aynı zamanda ofis prosedürlerinde ve belirli bir işletmenin kelime haznesinde yeni işe alımlar yapar - örneğin yasal kelime.
Yöneticiler, Uluslararası İdari Profesyoneller Birliği'nden gönüllü sertifika alabilir.. Sertifika, bir yöneticinin eğitimine bağlı olarak iki ila dört yıllık deneyim gerektirir ve başvuru sahipleri ayrıca bir sınavı geçmek zorundadır.
