Bir ofis işi arıyorsanız, işverenlerin genel ofis becerileri istediğinde ne anlama geldiğinden emin olamayabilirsiniz. Her iş yeri benzersiz olmasına rağmen, genel ofis yardımından faydalanılması beklenen genel görevler vardır. Potansiyel bir işverene ne kadar fazla beceri sunabilirseniz, istediğiniz işi alma şansınız o kadar artar. İş unvanı genel ofis asistanı, genel ofis memuru veya genel ofis çalışanı olsun, işte işverenlerin genel ofis görevlerinin yerine getirilmesinde en sık aradığı becerilerin bazıları:
$config[code] not foundYazma
İşverenler genellikle dakika başına en az 60 kelime (wpm) yazmanızı bekler. Başparmaklarınızı ve bir akıllı telefonunuzu kullanarak arkadaşlarınıza mesaj göndermeye alışkınsanız, 10 parmağın tümünü ve tam boyutlu bir klavyeyi kullanma düşüncesi göz korkutucu görünebilir. Okula yazmayı öğrendiyseniz, hızınızı biraz pratik yaparak artırabilirsiniz. Bir dergi makalesi veya kitap açın ve okuduklarınızı kopyalayın. Ailenize ve arkadaşlarınıza e-postalar gönderin, tüm cümleleri yazmayı ve çalışmalarınızı yeniden okuyup pratik edin. Arkadaşlarınızla rahat iletişim kurarken kullandığınız kısayollar ve kısaltmalar, ticari yazışmalar için kabul edilmez.
Yazmayı hiç öğrenmemiş olsanız bile, çevrimiçi olarak sunulan ücretsiz derslerden biriyle kendinize öğretebilirsiniz. Parmaklarınızı nereye yerleştireceğinizi öğrendikten sonra, bu tamamen hızınızı ve doğruluğunuzu arttırmak için elinizden geldiğince pratik yapmakla ilgilidir.
Veri girişi
Veri girişini sayısal tuş takımında yazarken düşünün. Ayrıca sayısal tuş takımı, sayısal tuş takımı veya 10 tuş olarak da adlandırılan tuş takımı, standart bir bilgisayar klavyesinin bir bölümüdür. Genellikle alfanümerik tuşların sağına konumlandırılmış hesap makinesi gibi görünür. Sayısal tuş takımı konusunda uzman olduğunuzda, rakamları yazmak için alfabenin üzerindeki tuş satırından çok daha hızlı ve daha verimli olduğunu göreceksiniz.
Başlamak için çevrimiçi ücretsiz derslerden bazılarına göz atın. Sayılar ve sayısal diziler benzersiz olduğu için doğruluk son derece önemlidir. Yazım denetimi yok veya otomatik düzeltme yok, bu yüzden bilgileri her zaman doğru girdiğinizden emin olmalısınız.
Günün Videosu
Size Sapling tarafından getirildi Size Sapling tarafından getirildiDosyalama
Dosyalama sadece ABC'lerinizi bilmekten daha fazlasıdır.Çoğu kişi bir dosya adındaki ilk harfi kolayca tanıyabilir ve "at" ın "Igloo" dan önce geçtiğini görebilir. İlk harfler aynı olduğunda ikinci veya üçüncü harfe bakmanız gerektiğinde biraz daha zor olabilir. Örneğin, "at", "kullanışlı" den sonra gelir çünkü "o", "a" dan sonra gelir. Hem "at" hem de "ev" aynı birinci ve ikinci harflere sahip olduğundan, üçüncü harfe bakmanız gerekir. "At" "ev" den önce gelir çünkü "r" "u" den önce gelir.
Teknoloji ofis ortamlarında yaygınlaşmadan önce dosyalama, kağıt belgelerin yönetimi anlamına geliyordu. Artık dosyalama, dijital belgelerin depolanmasını ve alınmasını da içerebilir.
Telefon
Telefondaki müşterilerle konuşmak için yüzünüze bir gülümseme koymanız mı gerekiyor? Cevap evet, çünkü konuşurken gülüşün sesinden geliyor. Çağrıları aktarmayı ve çağrıları beklemeye almayı bilmek önemli olmasına rağmen, telefon becerilerinin en önemli bileşeni, arayan kişi sinirli, sabırsız veya sadece kaba olduğu zaman bile, keyifli ve sakin kalma yeteneğidir. Telefona cevap veren kişi olarak, müşterinin şirketle ilk teması siz olabilirsiniz. Yaptığınız ilk izlenim, müşterilerin geri gelmesini sağlayacak olandır.
Microsoft Office
Microsoft Office, çeşitli veri yönetimi türleri için tasarlanmış bir dizi yazılım programıdır. En sık kullanılan üçü Word, Excel ve Outlook'tur. Word, mektuplar, el ilanları, broşürler, notlar ve diğer yazılı materyal türleri gibi belgeler oluşturmak için kullanılan bir kelime işlemci programıdır. Excel, envanteri yönetmek, çalışanların çalışma programlarını oluşturmak ve giderleri izlemek gibi çeşitli uygulamalar için bir elektronik tablo programıdır. Outlook, e-posta, bireysel ve grup takvimlerini sürdürmek, görevleri yönetmek ve diğer bazı organizasyon işlevlerini yönetmek için kullanılır. Yazma ve veri girişinde olduğu gibi, yazılımı öğrenmenize yardımcı olacak çevrimiçi olarak sunulan birçok ders vardır. Daha derinlemesine gitmeniz gerekirse, birçok topluluk kolejleri ve uzantı programları, Microsoft Office için birkaç akşam tamamlayabileceğiniz kredisiz kurslar sunar.
Büro Makineleri
Büro makineleri arasında bilgisayarlar, fotokopi makineleri, çok hatlı telefonlar, faks makineleri, öğütücüler ve posta sayaçları bulunur. Her tip makinenin temel işlemleri marka ve makinenin modeline göre değişebilir. Büyük onarımlar yapmanız beklenmez, ancak genel ofis çalışanları genellikle bunları kullanan makinelerde kağıt ve mürekkebi değiştirmek gibi rutin bakımlardan sorumludur.
Hassas Yetenek
Yumuşak becerilerin ölçülmesi zor olabilir, ancak iş dünyasında çok önemlidir. Aşağıdaki becerileri ve bir işverene nasıl varlık olabileceğini dikkate alın:
- adapte olabilirlik
- İşbirliği
- Liderlik
- yönetim
- Çoklugörev
- öncelik
- Problem çözme
- Takım çalışması
- Zaman yönetimi
Uluslararası bir insan kaynakları şirketi olan Robert Half'a göre, yumuşak becerilerin kanıtı, becerileriniz ve deneyiminiz diğer adaylarınkilerle karşılaştırılabilir olduğunda lehinize bir denge kurabilir. Bazı işe alım yöneticileri, yumuşak becerilerin daha da önemli olduğunu söylüyor. Teknik beceriler kolayca öğretilir. Kişilerarası ve karar verme becerilerini öğretmek çok daha zor. Bir iş görüşmesinde özgeçmişinizi yazarken veya kendiniz hakkında konuşurken, aşağıdaki gibi terimleri kullanarak yumuşak becerilerinizi vurgulayın:
- "Başarılı bir şekilde birden fazla proje ve son teslim tarihi geçti"
- "Başvuru sürecini ve beraberindeki evrak işlerini yönetmeyi kolaylaştıran 3 kişilik bir ekip yönetti"
- "Hızlı tempolu bir ortamda sakin bir şekilde birden fazla projeye öncelik verildi"
- "Projeleri her zaman zamanında veya son teslim tarihinden önce tamamladı"
- "İş taahhütlerinde sürekli takip edilerek terfi ve daha fazla sorumluluk alınmasına yol açıldı"
- "Dosyalama süresini yüzde 20 azaltan yeni sistem uygulandı"
Eğitim Gereksinimleri
Genel bir ofis pozisyonu için resmi eğitim gerekliliği yoktur. Birçok kişi lise diplomasına sahip alana girmektedir. İşverene bağlı olarak, bir kolej hatta bir derece gerekebilir. İşverenler işi yapabileceğinizi bilmek istiyor. Çoğu için, yönetim becerileriniz ve nitelikleriniz belirli bir dereceden daha önemlidir. Her örgütün kendi amaçları ve prosedürleri vardır. Temel becerilerinizin ötesinde, işteyken bilmeniz gerekenleri öğreneceksiniz.
Çalışma alanı
Genel ofis çalışanları, küçük işletmelerden büyük şirketlere kadar çeşitli ortamlarda bulunur. Akademik kurumlar, sağlık kurumları, devlet kurumları, kar amacı gütmeyen şirketler ve kar amacı gütmeyen kuruluşlar dahil, düşünebileceğiniz hemen her sektörde genel ofis yardımına ihtiyaç vardır. Genel ofis çalışanlarının çoğunluğu kadındır. Yaklaşık dörtte bir yarı zamanlı çalışma.
Maaş ve İş Görüşü
Genel bir ofis çalışanının medyan ücreti saatte 15.14 dolar veya yılda 31.500 dolar arasındadır. Medyan maaş, mesleğin yarısının daha az, yarısının daha az kazandığı rakamdır. Maaşlar, işverene, coğrafi bölgeye, yılların deneyim ve eğitimine ve becerilerine bağlı olarak büyük ölçüde değişmektedir. ABD Çalışma İstatistikleri Bürosu, genel ofis çalışanları için 2026'ya kadar iş büyümesinin çok az olacağını veya hiç olmadığını öngörmektedir. Bu, bir iş bulamayacağınız anlamına gelmez. Bu sadece birçok yeni işin yaratılmayacağı anlamına geliyor. Teknoloji, ofis çalışanlarının verimliliğini arttırdı, bu nedenle geçmiş nesiller kadar çok insana ihtiyaç duyulmuyor. Yine de, emekli olanlar veya işlerini başka nedenlerle terk edenler için yeni genel ofis çalışanlarına ihtiyaç vardır.
Çok Az İş Deneyimiyle veya İş Deneyimsiz Bir Ofis İşi Almak
Genel ofis çalışanı genellikle giriş seviyesi bir pozisyondur. İşgücüne ilk kez giriyorsanız veya uzun bir devamsızlık yaşıyorsanız, başlamak için iyi bir yer. Ayrıca, alanları değiştiriyorsanız ve doğrudan diğer işler için geçerli bir deneyiminiz yoksa, başlamak için iyi bir yer. Çok az tecrübesi olsa da olmasa da, potansiyel işverenler, büro memurunun işin gerektirdiği görev ve sorumluluklarını yerine getirebileceğinizi bilmek ister.
Sahip olduğunuz becerileri vurgulayan bir özgeçmiş ile potansiyel bir işverenin dikkatini çekin. Çevrimiçi olarak pek çok güzel örnek var. Yeni mezun olmuşsanız, liseden elde ettiğiniz başarıları dahil edin. Staj yaptıysanız veya bazı anlamlı gönüllü çalışmalar yaptıysanız, buna dahil edin. Başvurduğunuz işle doğrudan ilişkiliyse, tamamlanmış kursları ve kazanılan sertifikaları listeleyin. Aksi takdirde, sayfayı doldurmayı denemek için özgeçmişinizi gereksiz bilgilerle doldurmayın. "Bilgisayara Giriş" dersi, hemen hemen her genel ofis pozisyonuyla ilgilidir. "Temel Köpek İddiası" ndaki bir sınıf, bir veteriner ofisi veya hayvan bakımı tesisinde bir iş başvurusu yapmadığınız sürece özgeçmişinizi geliştirmez. Ancak, ilk yardım veya kardiyopulmoner resüsitasyon (CPR) konusunda sertifikalı iseniz, bunları listeleyebilirsiniz. Bu beceriler, iş veya endüstri ne olursa olsun bir işveren için bir varlıktır.
Bir işverenin iş listesine dikkatlice bakın ve her gereksinimi bilginizi ya da becerinizi göstererek göstermeye çalışın. "60 wpm hızında doğru bir şekilde yazın" veya "ABC Topluluk Koleji'nden Microsoft Word'de kazanılmış sertifika" gibi ifadeler kullanın.
İş görüşmesini iptal etmek
Özgeçmişin amacı, sana bir iş bulmak değil. Sana bir iş görüşmesi yaptırmak için. Özgeçmiş potansiyel bir işverenin dikkatini çekiyor. Bu kişiyle yüz yüze konuşurken, niteliklerinizi vurgulama olanağınız var. Aynı zamanda pozisyon ve şirket hakkında soru sorma fırsatınız da var. İşveren iş için doğru olup olmayacağını belirlediği için işin sizin için uygun olup olmadığını belirlemelisiniz.
Görüşme için özenle ve muhafazakar giyin. Potansiyel bir işverenin, en sevdiğiniz kulüpte buluşma gecesi veya bir akşam için daha uygun bir görünüme değil becerilerinize ve niteliklerinize odaklanmasını istersiniz. Bir görüşme için kabul edilebilir kıyafetler, coğrafi bölgeye ve işverene göre değişebilir. Bir iş bulma kurumu ya da kariyer danışmanı ile çalışıyorsanız, neyin uygun olduğunu kontrol edin. Genel olarak, lacivert ve gri gibi nötr renklerde basit, mütevazı stiller en iyisidir.
Röportajınızdan önceki gece, kıyafetlerinizin temiz ve preslenmiş olduğundan ve herhangi bir eksik düğmesinin veya ayrık dikişinin bulunmadığından emin olun. Temiz ve işinize uygun olduklarından emin olmak için ayakkabılarınızı da kontrol edin. Röportajın yapıldığı gün, saçlarınız temiz ve yüzünüzden uzak olmalı. Takıları minimumda tutun. İşi aldıktan sonra, muhtemelen bir şirketin kıyafet kurallarında tarzınızı göstermek için bir miktar esnekliğe sahip olacaksınız. Bununla birlikte, iş görüşmesi için odak noktanızın giysileriniz üzerinde değil yeteneklerinizin üzerinde olmasını istersiniz.
Geleceğe Bakmak
Genel bir büro memuru olarak bir iş başka pozisyonlara ve daha yüksek ücretlere yol açabilir. Tecrübe ile şirket içinde terfi ettirilebilirsiniz. Bir veya daha fazla genel ofis çalışanı üzerinde denetim sorumluluğu olan bir yönetici olmaya hak kazandığınızı öğrenebilirsiniz. Teknoloji, ofis çalışmalarının niteliğini değiştirmiş olmasına rağmen, birçok işletme, işlerin sorunsuz yürüdüğünden emin olmak için hala nitelikli genel ofis çalışanlarına güvenmektedir. Genel ofis çalışanları, diğer çalışanların işlerini yapmalarını sağlayan temel destek personelidir.
