Birçokları için bir toplantıya çağrılmak hoş bir durum değildir. Birçok işyerinde çalışanlar, çoğu zaman etkili bir şekilde hiçbir şeyi gerçekleştirmeyen toplantılarda çok fazla zaman harcarlar. Toplantıya, daha önce yaşamış olabilecek değersiz - ve hatta belki de acı verici - toplantıların geri kalanıyla uyum içinde koşmanıza izin vermek yerine, toplantılarınızı etkin bir şekilde planlayarak ve yürüterek sizinkini ayırın.
$config[code] not foundHedefler belirlemek. Tüm toplantıların bir amacı olmalı. Toplantınızdan önce, bu oturuşta ne yapmak istediğinize karar verin. Hedefinizi oluştururken, “Dördüncü çeyrek için bir reklam kampanyası seçmek için” gibi kısa ve kolay anlaşılır bir ifade yazın.
Bir gündem hazırlayın. Toplantıda görüşmek istediğiniz tüm konuları, tartışmak istediğiniz sırayla listeleyin. Tartışılacak her bir öğenin yanına tahmini bir süre koyarak, çok fazla öğe eklememiş olduğunuzdan emin olmanıza yardımcı olarak gündeminize daha fazla netlik ekleyin.
Hedefinizi ve gündeminizi toplantı öncesinde e-postayla paylaşın. Hem toplantının amacını hem de gündemi, katılımlarından önce katılacak olanlarla paylaşarak, toplantıya zihinsel olarak hazırlanmalarını, planlanan belgelere evrak veya diğer malzemelerle hazırlıklı olmalarını sağlama fırsatı veriyorsunuz. konu.
Rolleri kurun. Sekreter olarak görev yapacak bir kişi seçin ve toplantıdan ilerledikçe bu kişiden not almasını isteyin. Zaman kaleci olarak çalışmak için başka bir toplantı katılımcısı atayın. Bu kişi saate göz kulak olacak ve her gündem maddesi için planlanan zaman payınızı takip etmenize yardımcı olacaktır. Toplantı moderatörünü kendiniz ilan edin ve gündemdeki maddeleri zamanında ve etkili bir şekilde geçirme görevini üstlenin.
Toplantınızın kontrolünü tekrar ele geçirin. Özellikle toplantınızdaki bir katılımcının toplantıları yoldan sapma eğiliminde olması durumunda, toplantı lideri olarak gücünüzü kullanmanız ve oturumu devam ettirmeniz çok önemlidir. Bunu etkin bir şekilde yapmak için, bireye toplantının nedeninin toplantısını kaçırmaya çalıştığını hatırlatmak ve daha sonra görüşmek üzere yan kaygılarını kaydetmesini istemek.
Görevleri atayın. Tartışmalarınızda ilerlerken ve yapılması gerekenlere karar verirken, bu görevleri yerine atayın. Ayrıca her görevin tamamlanması için bir son tarih belirleyerek görevin gerçekleştirme şansını arttırın. Bireysel toplantı tutanaklarını bu görev atamalarını yazmalarını isteyin.
Toplantıyı zamanında sonuçlandırın. Toplantının planlanan bitiş noktasını geçmesine izin verirseniz, katılımcıların birçoğunun zihinsel olarak siteden çıkmadığını göreceksiniz. Ayrılan zamanınızın sonuna ulaşırsanız ve henüz görüşülecek konularınız yoksa, toplantıya katılmak için zamanlarını ayıranlara saygısızlık gösteriniz.
Toplantıdan birkaç dakika sonra paylaşın. Toplantı tutanaklarına, katılımcılara, 24 saat sonunda toplantı ve adanmışlıklarından dolayı teşekkür eder. Toplantı sırasında birçok görevi atadıysanız, katılımcılara atanan öğelerle takip etmek için kibar bir hatırlatıcı ekleyin.
