Bir başvuru mektubu, genellikle bir kapak mektubu ve bir belgede devam eder. Bir başvuru mektubunun amacı bir işe olan ilginizi ifade etmektir; Birçok işveren ayrı mektubu ve özgeçmiş yerine bu yaklaşımı tercih eder. İşe alım yapanların ve işe alım yöneticilerinin, onlarca ve belki de yüzlerce başvuru sahibinin mektuplarını ve özgeçmişlerini gözden geçirmekten daha fazla bir mektup incelemesi için daha az zaman harcıyor. Bir ofis asistanlığı pozisyonuna ilişkin bir başvuru mektubu ayrıca, bu tür idari rollerle ilgilenen potansiyel çalışanlar için önemli olan yazılı iletişim becerilerinizi de gösterir.
$config[code] not foundMevcut ofis asistanı pozisyonları ve tipik iş görevleri, görevleri ve sorumlulukları hakkında bilgi için çevrimiçi kaynakları araştırın. Monster, SimplyHired ve Indeed gibi siteler, çeşitli ofis asistanlığı işleri için bir sürü iş ilanına sahiptir. Ek olarak, karşılaştırılabilir iş unvanları, ofis asistanı ve idari destek pozisyonları için ABD Çalışma İstatistikleri Bürosu gibi sitelere bakınız. Birkaç pozisyon için ortak görev ve niteliklerin bir listesini derleyin; çoğu ofis asistanının sorumlu olduğu iş fonksiyonlarını makul bir sayıya daraltmak için bu listeyi kullanın.
Niteliklerinizi gözden geçirin ve oluşturduğunuz listeyle karşılaştırın. Özgeçmişinizde geçmiş performansınızı, becerilerinizi ve yeteneklerinizi bir ofis asistanı rolünde tanımlayan bölümleri vurgulayın. Mevcut ofis asistanı işleri olan ve ilgilendiğiniz şirketleri seçin. Her şirket için işe alım yapanların, istihdam uzmanlarının, insan kaynakları departmanı yöneticilerinin veya işe alım yöneticilerinin adlarını ve unvanlarını belirleyin.
Potansiyel bir kaç işverene kişiselleştirmek ve göndermek için form belgeniz olarak temel bir mektup hazırlayın. Biçimi, adınız, sokak adresiniz, şehir, eyalet ve posta kodunuzdan başlayarak standart bir iş mektubu için hazırlayın. Telefon numaranızı ve e-posta adresinizi başvuru mektubunuzun iade adresi kısmına ekleyin. İki boşluk yerleştirin ve ayı, günü ve yılı yazın. Başka bir çift boşluk yerleştirin ve muhatap, firma adı, adres, şehir, eyalet ve posta kodunun adını ve başlığını yazın.
Bir ofis asistanı mesleğine olan ilginizi açıkça belirten bir referans satırı yazın. Örneğin, konu satırınıza "Ofis Asistanı Pozisyonu için Başvuru Mektubu" yazabilirsiniz, böylece potansiyel işverenler, mektubunuzun ilk birkaç satırını okuduktan hemen ilginizi çekebilir. "Başvuru mektubu" terimini kullanmak potansiyel işverenleri, sadece bir mektup gönderdiğinizi ve bir kapak mektubu ve özgeçmişinizi vermediğinizi uyarabilir.
İlk paragrafınıza girişinizi yazın; bir ofis asistanı pozisyonu aradığınızı belirtin ve bir kapak mektubu yerine bir başvuru mektubu gönderdiğinizi ve devam ettirin. Eğer uygunsa, bir başvuru mektubu göndermeyi seçtiğiniz nedeni belirtmeyi düşünün. Özgeçmişleri gözden geçirmek için gereken zamanın farkında olduğunuzu ve müracaat edecek nitelikli adayların seçilmesinde başvuru mektubunun zamanın en iyi kullanımı olduğuna inandığınızı belirtin.
Becerilerinizi ve niteliklerinizi özetleyen ikinci bir paragraf taslağı hazırlayın. Kıyaslanabilir mesleklerden gelen nitelikler listesine ve özgeçmişinizin vurgulanan kısımlarına bakınız. Kariyerinizin başından başlayan ve mevcut iş görev ve sorumluluklarınızla yakın bir paragraf oluşturun. İkinci paragrafınız çok uzunsa, sindirimi kolay bölümlere ayırın. Madde işaretleri veya numaralandırılmış bölümleri göz önünde bulundurun; ancak, bu bölümü çok fazla endişelendirmeyin ya da kısaltmayı görmezden gelinerek başvuru mektubu oluşturma amacını yitirmeyin.
Bir sonraki bölümünüzde veya paragrafta, sizi bir ofis asistanı pozisyonu için niteleyen yetkinlikleri açıklayın. Kısaca, iyi bir iletişim ve organizasyon becerisine sahip olduğunuzu ve ayrıca görevleri doğru ve verimli bir şekilde yerine getirmenizi sağlayan bilgisayar programlarına sahip olduğunuzu belirtin. Büro süreçlerinde veya sektöre özgü alanlarda eğitim veya kursunuz varsa, başvuru mektubunuzun bu bölümüne olanlar da dahil edilmelidir. Ofis asistanı rolüne ilginizi ve görüşme için uygunluğunuzu belirten son bir paragraf hazırlayın. Mektubunuzu, okuyucunun zamanını ve olumlu değerlendirmesini takdir edeceğinizi söyleyen bir cümleyle kapatın. Yazdığınız adın ardından "içtenlikle sizinki" veya "saygılarımla" gibi genel bir kapanış kullanın.
