E-posta, meslektaşlarınızla iletişim kurmanın hızlı ve etkili bir yolu olabilir, ancak yanlış kullanım yalnızca profesyonelce değil, işinize mal olabilir. Birkaç ipucu, profesyonel e-posta kurallarını korumanıza yardımcı olabilir.
Uygun bir başlık kullanarak alıcıya e-posta göndererek başlayın, yani, Sayın Bay Bayan Bayan Bayan Dr., vb. Resmi olmama en yaygın hatadır. İletişim ortamından bağımsız olarak, belirli bir görgü kuralları esastır. Alıcıya şahsen resmi unvanları ile hitap edecekseniz, e-postalarınızda da yapın.
$config[code] not foundE-posta birden fazla alıcıya gönderiliyorsa, Sayın Baylar, Bayanlar, Baylar, (Şirket Adı) Personel, vb.
Bir satır atla ve içindekileri gir - makalenin ele aldığı bilgi ifadesi. Bu asla argo, küfür, çıplaklık, alay, şakalar, bir bireyin bozulması veya kimseye hakaret olarak yorumlanabilecek herhangi bir bilgiyi içermemelidir.
Mesajınızı doğrudan ve konuya doğru tutun. Duygulara değil gerçeklere dayan.
E-postaların kolayca yönlendirildiğini asla unutmayın. Amaçlanan alıcılar e-postayı iletmese bile, bazı şirketler bilgisayar kullanıcısına habersiz e-posta yazışmalarını izler. Ayrıca, bir şey basılı olduğunda, ister elektronik isterse başka bir şekilde belirtilmemiş bir süre için referans alınabilir. Bugün dostça bir alıcı, yarın bir düşman olabilir.
Satırı atla ve uygun bir imza ile kapat. Bu, tam adınızı, şirket adınızı, varsa departmanınızı, şirket adresinizi ve iletişim telefon bilgilerinizi içermelidir.
Örnek:
Saygılarımla;
John Smith, Editör ABC Eğlence 123 Ana Cadde, Süit 280 Los Angeles, CA 92567 Telefon: (213) 456-7485 Hücre: (213) 654-8768
Konu satırında, e-postayı uygun şekilde tanımlayın, böylece kolayca tanımlanabilir.
Her zaman yazım denetimi yap! Yazım hataları, yazara kötü bir şekilde yansıyor.
Tashih etti. Ardından 20 dakika bekletin ve mümkün olduğu kadar uzun süre tekrar gözden geçirin. Önemli bir konu ya da mesele ele alındığında, alıcılara göndermeden önce başka bir kişisel kanıtı okutun.
Gönder düğmesine basmak çok kolaydır, ancak e-postanın bir kez gönderildiği gibi dürtüsünü kontrol edin, hataları düzeltemezsiniz.
İfadeleri kullanmayın, göründüğü kadar sevimli kullanmayın.
Ayrıca, çok fazla renk kullanmaktan kaçının. Renkleri e-posta başına maksimum ikide tutmaya çalışın.
Her zaman BCC'yi (Kör Karbon Kopyası) kendiniz kullanın, böylece e-posta programınız gönderilen e-postaların kopyalarını otomatik olarak kaydetse bile yazışmalarınızın kopyalarını alabilirsiniz.
Yakında resmiyete alışmaya başlayacaksın. Alıcılar profesyonellikten memnun kalacaklardır ve olası zararlı hatalardan kaçınmaya yardımcı olabilirsiniz.
