Herhangi bir ofiste, işi ilerletmek için tamamlanması gereken görevler vardır. Büro işleri şemsiyesi altında kalan bu işler genellikle oldukça basittir ve ustalaşması kolaydır ve genellikle giriş seviyesi çalışanlarına verilir. Yazma ve dosyalama gibi büro görevlerinin göreceli olarak temel olmasına rağmen, zaman alırlar - çoğu durumda, yöneticiler ve orta düzey çalışanlar diğer önceliklere odaklanır ve yapılması gereken her şeye ayak uyduramazlar. Bu nedenle, birçok şirket bu görevlerin yerine getirilmesinden özellikle sorumlu tutulan büro destek personeli istihdam eder.
$config[code] not foundOrtak Yazışma Etkinlikleri
Görevli destek görevlisinin adı, iş arkadaşlarına çok çeşitli görevlerde destek veren veya yardımcı olan bireyleri ifade eder. Bu kategoriye giren en yaygın işlerden bazıları; belge yazma, dosyalama, telefonlara cevap verme, postaları yönetme, veri girişi, fotokopi, faks gönderme ve gelen postaları sıralama ve sunma işlemlerini içerir. Büro destek uzmanları ayrıca sarf malzemelerini muhafaza etmek ve sipariş etmek ve toplantılar için yemek siparişi vermek gibi atanmış diğer görevleri yerine getirmekle sorumlu olabilir. Bu sorumlulukları üstlenerek ve başkalarının levhalarından uzaklaştırarak ofisin sorunsuz çalışmasına yardımcı olur ve her şeyin düzenli kalmasını sağlar.
Genel büro desteği bu genel görevlere odaklansa da, bazı işletmelerde veya bölümlerde büro desteği belirli faaliyetlere odaklanabilir veya daha fazla uzmanlık bilgisi gerektirebilir. Örneğin, bir finans departmanındaki büro faaliyetleri, defter tutma görevlerini, ödenecek hesapları yönetmeyi ve alacak hesaplarını yönetmeyi, maaş bordrosuna yardımcı olmayı veya gider raporlarını sıralamayı ve doğrulamayı içerebilir. Bir devlet dairesinde çalışıyorsanız, izin dosyalamasından veya posta yönetiminden sorumlu olabilirsiniz. Ancak, ayardan bağımsız olarak, çoğu büro desteği stratejik veya operasyonel çalışmaları değil, tekrarlayan, tanımlanmış görevleri içerir.
Beceri ve Eğitim
Çoğu büro destek rolleri giriş seviyesidir ve bu nedenle tipik olarak bir lise diploması veya eşdeğeri gerektirir. Bazı kişiler ofis yönetimi alanında yetişkin eğitimi veya topluluk kolej programı aracılığıyla ek eğitim alırken, diğerleri bu rollere, daha büyük sorumluluklar ve daha yüksek sorumluluklarla pozisyon almak için ayaklarını kapıya sokma aracı olarak lisans derecesinde ilerlemektedir.
Temel ofis görevlerine aşinalık, büro destek rolleri için en önemli niteliktir. Şirketler belirli süreçler ve prosedürler hakkında iş başında eğitim verirken, büro çalışanlarının genel bir beceri seti ile işe girmelerini beklerler.Bu beceriler arasında temel ofis makinelerinin (faks, fotokopi makinesi vb.) Nasıl kullanılacağı ile ilgili bilgiler; temel kelime işlemci ve elektronik tablo yazılımı yanında dakikada 60 kelime veya daha hızlı yazma becerisini içeren genel bilgisayar becerileri; dosyalama yetenekleri; veri girişi becerileri; ve telefonu kullanabilme ve şirketin telefon sistemini öğrenebilme.
Büro destek işleri de bir dizi yumuşak beceri gerektirir. Profesyonel bir tavır, istisnai organizasyon becerilerinin yanı sıra bir zorunluluktur. Müşteri hizmetleri becerileri önemlidir, özellikle de halkla etkileşime geçecekseniz ve ayrıntı odaklı olmak çok önemlidir. Sağlık ve finans gibi bazı endüstrilerde, büro çalışanlarının da bilgi güvenliği ve kişisel verilerle ilgili endüstri düzenlemelerine aşina olmaları ve çalışmalarını buna göre yürütmeleri beklenir.
Günün Videosu
Size Sapling tarafından getirildi Size Sapling tarafından getirildiBüro Desteği Maaşları
Büro desteği giriş seviyesi olarak kabul edildiğinden maaşlar nispeten düşüktür. PayScale.com'a göre, büro destek pozisyonları için ortalama saatlik ücret yıllık 30.000 dolar civarında bir ücret karşılığında 12.87 dolar. Ücret genellikle deneyim ile orantılıdır, ancak en deneyimli destek profesyonelleri bile yılda 40.000 dolardan fazla kazanmamaktadır. Ancak bu alanda büyümeye yer var, ancak birçok kişi daha yüksek ücretli idari ya da yönetici asistanlığı görevlerine devam ediyor ya da kurum içindeki farklı işlere devam ediyor. PayScale.com'a göre, tıp alanındaki uzman destek sağlayıcısının tıbbi asistan, kayıtlı hemşire veya hemşire uygulayıcı olmaya devam etmesi de çok yaygın.
Büro desteği için en yüksek ödeme yapan sektörler hükümet ve profesyonel, bilimsel ve teknik hizmetlerdir. Bununla birlikte, sağlık hizmetleri aynı zamanda yüksek ücretli bir alandır ve önümüzdeki yıllarda en azından bir miktar büyüme beklendiği bir endüstridir.
Büro Desteği Sanayi Trendleri
Birçok endüstride olduğu gibi, teknoloji de büro desteğini ve işin nasıl idare edildiğini değiştiriyor. Daha önce manuel olarak yapılan birçok iş şimdi bilgisayar üzerinden yapılabilir, zamandan tasarruf ve ek eğitim ihtiyacını arttırır. Bu alanda, büro desteğinin çehresini değiştiren iki ana eğilim var.
İlk olarak, kağıtsız ofislere doğru hareket, yüzünü değiştiriyor - ve bazı durumlarda, büro desteği ihtiyacını ortadan kaldırıyor. Şirketler, iyileştirilmiş sürdürülebilirlik, daha iyi organizasyon ve düşük maliyet gibi çeşitli nedenlerle kağıtsız veya en azından daha az kağıt kullanıyor. Aslında, Gartner tarafından yapılan 2014 araştırması, ABD’nin kağıt evrakları saklamak ve almakla ilgili maliyetlerinin yılda 25 milyar ila 35 milyar dolar arasında olduğu bir bölgede olduğunu buldu. İşletmeler, belgeleri oluşturmak, depolamak ve düzenlemek için dijital hizmetleri kullanarak, potansiyel olarak tasarruf sağlayabilir ve daha verimli hale gelebilir.
Büro desteği anlamında, bu aynı zamanda birisinin fiziksel olarak belgeleri dosyalaması - veya mektupları yazıp yazması, belgeleri izlemesi vb. - ihtiyacının azalması anlamına gelir. Bazı şirketler büro görevlerini yerine getirirken (Çalışma İstatistikleri Bürosu, 2026 yılına kadar, büyük ölçüde teknolojiye bağlı olarak, alanda büyümek için az veya hiç büyüme göstermiyor), diğerleri ise, bu pozisyonların niteliklerini değiştiriyor ve ileri düzeyde bilgisayar becerileri ve elektronik yönetim tecrübesi gerektiriyor belgeler.
Büro destek alanını etkileyen bir diğer trend ise sanal asistanın yükselişi. VA'lar olarak da bilinen sanal asistanlar, uzaktan çalışan ve ofisteki asistanla aynı hizmetleri sağlayan asistanlar veya destek personelidir. Birçok VA, girişimcilere ya da desteğe ihtiyacı olan küçük işletme sahipleri için çalışıyor, ancak ofiste tam zamanlı çalışacak birini işe alacak yer ya da donanıma sahip değil. Yine, sanal asistanlar internet üzerinden çalıştığı için e-posta, belge paylaşımı ve işverenlerin görevlerini yerine getirmek için diğer teknolojiler kullanılarak teknoloji bu sektörde çok önemlidir. Bazı VA'lar uzmandır ve sosyal medya ve web sitesi yönetimi gibi görevleri yerine getirirken, bazı girişimciler e-postalarını yönetmek ve müşteri sorularına cevap vermek için birilerine ihtiyaç duyarlar.
Sanal asistanlar genellikle serbest meslek sahibi olduklarından veya serbest olarak çalıştıklarından, genellikle ofislerde çalışanlardan daha yüksek bir ödeme oranı alabilirler. Bazı VA'lar aynı anda birden fazla müşteri için çalışarak kazanma potansiyellerini artırıyor. Ortalama olarak, bir VA saatte 10 ila 25 dolar arasında kazanıyor.
Yazışma Destek İşi İniş
Büro destek işleri bir zamanlar olduğu kadar bol olmasa da, hala kullanılabilir durumdalar. Açıklıkların çoğu, ciro ve diğer fırsatlar için ayrılan asistanlar tarafından oluşturulur.
İdari destek için iyi bir özgeçmiş, idari ve teknik becerilerinizi vurgulayacaktır. İşverenlere örgütlü, ayrıntı odaklı, iyi bir problem çözücü ve mükemmel iletişim becerilerine sahip olduğunu gösterin. Teknik becerilerinizi ölçülebilir bir şekilde vurguladığınızdan emin olun; Dakikadaki kelimeleri ne kadar hızlı yazabileceğinizi ve nasıl kullanılacağını bildiğiniz yazılımı belirtebileceğinizi belirtin. Tecrübelerinizi ayrıntılandırırken, büro becerilerinizi, özellikle de sizi diğer adaylardan ayıran görevlerinizi ortaya koyan görevleri ve başarıları vurgulayın. Her şeyden önce, grameriniz ve yazımınız için titiz olun. Herhangi bir özgeçmişte olduğu gibi, yazım hataları ve zayıf dilbilgisi becerilerinize zayıf bir şekilde yansır, ancak büro desteği kadar ayrıntılı bir alanda mükemmel olmanız gerekir. Hiç kimse kendi özgeçmişini doğru alamayan bir daktilo tutmayacak.
Büro işleri genellikle iş kurullarında veya şirket web sitelerinde bulunabilir. Geçici ajanslar da bu tür işleri bulmak için iyi bir yer. Temp olarak çalışmak size çeşitli firmalarda yeteneklerinizi geliştirme fırsatı sunar. Bazı ajanslar uzun vadeli yerleşimler yapar veya geçici olarak çalıştıktan sonra tam zamanlı olarak işe alınabilirsiniz. Staj, ofis destek becerilerinizi geliştirmenin başka bir yoludur. Resmi staj programlarına sahip birçok şirket, stajyerlerin belirli projeler üzerinde çalışmasına izin vermesine rağmen, stajyerlerin de büro işleri üstlenerek “aidatlarını ödemeleri” beklenir. Herhangi bir stajda biraz dosyalama, veri girişi, posta yönetimi veya telefonlara cevap verme gibi bir zaman geçirmeyi bekleyin - ama bakın, daha sonra yararlı olabilecek yetenekler geliştirmek için bir fırsat olarak bakın.
Kendinizi Vazgeçilmez Kılma
Sadece büro işleri genellikle giriş seviyesi olduğu için, bu takımın önemli bir parçası olamayacağınız anlamına gelmez. Aslında, kendinizi patronunuz ve iş arkadaşlarınız için vazgeçilmez kılmak, terfi etme ve sonunda kendi büro destek ekibinize sahip olma şansınızı artırabilir. Yeni başlayanlar için işinizi ciddiye alın ve her görevde elinizden gelenin en iyisini yapın - ne kadar inkar veya sıkıcı olursa olsun. Her işte olduğu gibi, işinizin sevdiğiniz kısımları ve nefret ettiğiniz kısımlar olacaktır, ancak hem önemli hem de onlara iyi davranmanız gerekir.
İkincisi, önceliklendirmeyi öğrenin. Muhtemelen, herhangi bir anda, özellikle de tüm bir takıma veya ofise destek verdiğiniz zaman, tabağınızda birden fazla proje ve görev alacaksınız. Neyin öncelikli ve neyin bekleyebileceğini belirlemeyi öğrenin ve herkesin ihtiyaç duyduklarında ihtiyaç duydukları şeyi almasını sağlamak için sistemler geliştirin. Çoklu görev ve zaman yönetimi, bir büro destek görevlisi için hayati bir beceridir ve şirketi ve ekip üyesi hedeflerini ve önceliklerini tanıyarak, en üst düzeyde destek sağlayabilirsiniz.
Üçüncüsü, ekstra mil gitmeye istekli olun. İşiniz destek sağlamak ve bu orada ve orada birkaç ekstra görev üstlenmek anlamına gelebilir. Vazgeçilmez asistanlar her zaman öğrenmeye isteklidir ve sadece işi yapmak için değil, aynı zamanda sorunları çözmek ve krizlerin oluşmasını önlemek için ne gerekiyorsa yaparlar. Örneğin, önemli bir hata içeren bir not üzerinden gönderilen bir iştirakçinin görürseniz, yalnızca belgeyi yazdırıp dağıtmayın. İlişkilendiriciyle bilgilerin doğru olduğunu onaylayın - ve gereken değişiklikleri yapın.
Son olarak, her zaman profesyonel ve kibar olun. Kuruluştaki diğer kişilerin size kaba davrandığı veya size hak ettiğiniz saygıyı vermediği, ancak kendi profesyonelliğinizi koruduğu zamanlar olabilir. Herkese nezaket ve saygıyla davranmak, şirkette hisselerinizi artıracaktır, özellikle de takdir ve itibar konusunda istekli olmanız durumunda. Büro destek pozisyonunuzda, büyük miktarda bilgiye erişiminiz olması muhtemeldir, ancak bildiklerinizi dedikodu yapma veya paylaşma eğilimine karşı durun. Patronunuzun ve iş arkadaşlarınızın güvenini kazanmak, kariyerinizi ilerletmeye yardımcı olurken, ofis dedikoduları olarak hizmet etmek itibarınızı zedeleyecek ve potansiyel olarak sizi ilerletmekten alıkoyacaktır.
