Ne düşünüyorsunuz: Hepimiz e-postanın önemini küçümsüyor muyuz? Belki de spam’de ya da twitter, LinkedIn ve Facebook’taki alternatif kanallar yüzünden kayboluyor? Akıllı bir insan bana son zamanlarda e-postanın sosyal medyanın bel kemiği olduğunu hatırlattı.
Ve Amerikan Express OPEN Forumunda iş görgü kuralları üzerine yapılan son bir yayında, küçük işletme uzmanı Steve Strauss şunları yazdı:
“E-posta şimdi ticari iletişimin baskın şeklidir ve böyle ele alınmalıdır. Bazı tek tip politikalar herkesin yolda kalmasına yardımcı oluyor. ”
$config[code] not found
Önündeki "e" ile bile, hala posta olduğunu söylüyorum. Bu senin iş iletişimin. Bu sadece satış değil. Hızlı ve dikkatsiz metin iletişimine dalmak bizim kendi e-postalarımıza dikkat etmememiz gerektiği anlamına gelmiyor. Ve eğer bunu yapacaksanız - ve yüzleşecekseniz, doğru - yapın. Sanırım buradaki listem benim zaten bilmediğimiz bir şey değil, ancak hatırlatıcılara ihtiyacımız olabilir. Umarım bu yardımcı olur:
1. Kısa tut. Hepimiz meşgulüz. Birçoğumuz e-postalarımızı kaybediyoruz, kilit noktaları arıyoruz ve hızlı bir şekilde girip çıkmaya çalışıyoruz. Uzunluğunun yarısı kesildiğinde daha faydalı olmayan hiçbir şey yazmadım.
2. Konu satırını özet yap. Bu çok açık görünüyor, ancak kendi e-postalarınızı tarayın ve konu satırlarının çoğunun en iyi durumda olduğunu göreceksiniz. İlk mesajın konusuna, uzun zamandan beri değişmiş bir konuya bağlı olan kartopu gibi büyüyen ipliklerimiz var. Bizi daha fazla okumak için kandırmaya çalışan başlıklar gibi konulara geldik. Bir spamcı gibi ses gelmiyor. Mesajınızı konu satırında açıklayın.
3. “Siz” ile başlayın ve bitirin. Bu iş mektubu yazmanın temellerinden biridir: Okuyucunuzun ilgisini çekin. İlk paragrafınıza “Siz” kelimesi ile başlayın ve “bana sordun…” veya “istedin…” veya “dilediğin” veya “ihtiyacın” gibi bir şeyler ekle. Son paragrafına tekrar "sen" ile başla ve ne olduğunu vurgula okuyucu istediğin her şeyi yapmaktan kurtulacak.
4. Mesaj başına sadece bir konu. E-postalarınızı her konu için tek bir mesaja böldüğünüzde, asıl e-posta sonuçlarını görebilirsiniz. Eklemek istediğiniz ek iletilerin kaybolması çok daha olasıdır. Mesajları parçala.
5. Uygun tonu kullanın. Dikkatli olun ve tonla doğru olun. Alay, parodi ve ironi soğuk sert siyah beyaz metinlere koymak zordur. Zil sesleri kolayca yanlış anlaşılır. Yanlış anlaşılan ve bağlam dışı birine iletilebilecek bir e-posta yazmayın. Alıntı yapılırsa, asla utanç verici olacak bir e-posta yazmayın.
6. Fazladan kopya göndermeyin. Bir mesaj, bir arşiv veya bir kasa değil. Hepimiz bir gün sizi bir şey yollamaktan, bir şeyi yollamaktan, bir şeyle ilgilenmekten ya da takip etmekten suçlayabilecek birine e-posta yoluyla gönderen arka arkaya gizlenen ekstra kopyalarından nefret ediyoruz. E-postanı, amaçlandığı kişilere ve başkalarına gönder.
7. Yazım ve dilbilgisine saygı gösterin.. En azından bir yazım denetleyici kullanın, ancak yaptığınız gibi yazım denetleyicilerinin göze batan derecede kötü hatalar yakalayamadığını anlayın. Örneğin “onlar” için “orada” kullanımı veya her çoğul kelimede bir kesme işareti gerekliyse, kesme işareti ve çoğul karmaşası. Bu google aramayı veya kişisel favorim olan oatmeal.com adresinde 10 genel yazım hatalarını deneyin. Bu hatalar, dişinize takılan büyük bir ıspanak parçasının gülümsemenize ne yaptığını iletişiminize yapar.
8. Özel olmadığını unutmayın. Şirket e-postanız şirkete aittir ve kişisel e-postanız mahkemede çağrılabilir. İsteyen ve e-postayla nasıl baş edebileceğini bilmek isteyenler. Asla e-postayla size veya alıcınıza utandırıcı, uygunsuz, bağnaz, yasadışı veya aptalca bir şey yazmayın.
9. E-posta argümanlar için değil. Kızgın kelimeler biyobozunur değildir. Asla e-posta ile tartışmayın. Koridorda yürü veya telefona bak. Bunu kendi kendime zor yoldan öğrendim, İngilizceyi mükemmel kullanmamın bir şekilde eski moda konuşmamdan daha iyi bir noktaya geldiğini düşünüyorum. Asla yapmaz. E-posta neredeyse hiçbir zaman bir puan kazanmaz veya bir tartışmayı durdurmaz. Neredeyse her zaman işleri daha da kötüleştirir, daha iyi değil.
10. Bu konulara dikkat edin. E-posta yazılımımızın çoğu, çocuklar gibi yokuş aşağı yuvarlanan kartopu gibi uzun e-postalar oluşturur. Her yeni e-posta başlığında aşağıda toplanmıştır. Dışarıda en azından bir kez dehşet içinde fark etmemiş biri var mı, çok geçmeden, çok fazla bilgi içeren uzun bir konuyu e-posta ile gönderdiğinizden ya da yol boyunca birileri hakkında utanç verici yorumlarınız var mı? Bu olduğunda nefret etmiyor musun? Ve sonra, bu sorunun dışında, konudaki her yeni e-posta, önceki e-postaların tümünü içerdiğinden, sadece gereksiz işe yaramaz bilgiler var. Boru hattından ne kadar çamur gönderdiğimizi düşünün. İlgili e-postalarda söylenen her şey hakkında her e-postada herkesin hatırlatılması gerekiyor mu?
