Modern teknoloji sayesinde birçok ofis artık tamamen kağıtsız. Önemli belgeler yalnızca çevrimiçi olarak oluşturulur, imzalanır ve gönderilir ve tüm taraflarca kolay erişim için saklanır. Tüm evrak işlerinizi dijital formda yapmak uygun olsa da, henüz yazıcınızdan kurtulmak istemeyebilirsiniz. Genç Girişimciler Konseyi'nden bir uzman paneline aşağıdakileri sorduk:
$config[code] not found“Artık pek çok iş çevrimiçi olarak yapılmakta ve birçok belge hiçbir zaman yazdırılmamaktadır. Yine de, basılı kopyaların gerekli olduğu bazı durumlar vardır. Her zaman fiziksel bir kopyasına sahip olmanız gereken bir belge nedir ve neden? ”
Her Zaman Yazdırmanız Gereken Ticari Belgeler
YEC topluluğu üyelerinin söylediklerini şöyle:
1. Şirket Değerleriniz
“Kağıda yazdırılan öğelerin bulundurulması onları her zaman biraz daha gerçek kılar. Dokunma ve hissetme, yorum yapma ve hatta atma yeteneği hepsini daha gerçek kılar. Şahsen şirketinizin değerlerinin yazılı olmasını ve masanızda oturmasını veya duvara asılmasını, ne olduğunuzu (ve neyin olmadığını) sürekli bir hatırlatma görevi görmesini seviyorum. ”~ Corey Eulas, Factorial Digital
2. Sözleşmeler
“Her zaman yazdırıp çevrimiçi ortamda saklamanız gerektiğini düşündüğüm tek bir belge türü herhangi bir sözleşmedir. Bunlar önemli müzakereler ve yasal belgelerdir ve ne zaman geri dönüp başvurmanız gerektiğini asla bilemezsiniz. ”~ Jacqueline Marrano, Marrano Solutions, LLC.
3. Ruhsatlar, İzinler ve 'Mühürlü Mühür' Belgeleri
“İş ruhsatlarının ve izinlerinin yazılı kopyalarını saklamalısınız, çünkü çoğu zaman yönetmelikler bunu yapmanızı gerektirir. Ayrıca, orijinal imzası veya kabarık mühür bulunan herhangi bir şeyin fiziksel belgeleri saklanmalı ve güvenli bir yere yerleştirilmelidir. Mühürlü ürünlerin çoğaltılması dijital biçimde doğru şekilde görüntülenmeyecek ve birçok kurum tarafından orijinal belgeler olarak görülmeyecektir. ”~ Blair Thomas, eMerchantBroker
4. Acil Durum Planları
“Acil bir durum bilgisayar erişimini imkansız hale getirirse, gerekecek her türlü bilgi veya prosedürün fiziksel bir kopyasını almanız önemlidir. Bu, acil durum irtibat bilgileri, yangın güvenliği prosedürleri, ofis tahliye prosedürleri ve iş sürekliliği planlarını içerebilir. ”~ Roger Lee, Human Interest
5. Hedefleriniz
“Artık kalem ve kağıt kullanmıyorum. Her şey bilgisayarımda veya mobil cihazımda saklanıyor. Ayrıca yeşil olmaya ve kağıdın yeniden kesilmesine de inanıyorum. Ama herhangi bir kağıt parçası basacak olsaydım, hedeflerim bu olurdu. Her ay izlediğimden emin olmak için her ay gözden geçirdiğim üç aylık, yıllık, üç yıllık ve 10 yıllık hedeflerin bir listesine sahibim. ”~ Jean Ginzburg, Ginball Digital Marketing
6. Özgeçmişiniz
“Her zaman fiziksel bir kopyasına sahip olmanız gereken tek belge özgeçmişinizdir. Bir röportajda referans olarak sizinle devam etmek her zaman iyidir. Ayrıca, hazırlıklı olduğunuzu ve fırsatı ciddiye aldığınızı da gösteriyor. ”~ Vladimir Gendelman, Company Folders, Inc
7. Şifreler
“Gün boyunca kullandığınız tüm ilgili şifrelerin fiziksel bir kopyasını saklayın. Hırsızlık veya kimlik hırsızlığı olasılığını önlemek için, bu bilgilerin muhtemelen çevrimiçi olarak hiçbir yerde depolanmaması gerekir. ”~ Andrew Schrage, Money Crashers Kişisel Finans
8. Stok Sertifikaları
“İş ortaklarına veya çalışanlara hisse senedi verirken, basılı kopyanın kaybolması durumunda basılı kopyayı ve dijital kopyayı saklamak önemlidir. Genelde çalışanlar, hisse senedi satın alma opsiyonlarını kullandıklarında basılı bir kopya alırlar. ”~ Syed Balkhi, WPBeginner
9. İşlemleriniz için Çok Önemli Olan Herhangi Bir Dosya
“Basılı tutmayı kullanışlı bulduğumuz birkaç tür belge var. Bunlara imzalanmış müşteri sözleşmeleri, personel İK dosyaları ve yarı yıllık gözden geçirmeler, şirket politika el kitaplarımız (çalışan başına bir adet), şirket temel değerlerimiz (gururla bekletilir), satışlar için görsel gösterge panoları, çeyreklik önemli hedef ilerlemeleri ve gerekli kurumlar, sigortası ve devlet görevli İK kayıtları. ”~ Joe Beccalori, Interact Marketing
10. Ödeme Makbuzları
“Dijital makbuzlar harika olsa da, vergi nedenlerinden dolayı veya diğer belgeler için gerektiğinde makbuz basma yeteneğine sahip olmak hala iyidir.” ~ Serenity Gibbons, NAACP
11. Kartvizitiniz
“Kartvizitleri her zaman kullanışlı tutarım. Dışarıda birisiyle nerede veya ne zaman buluşacağınızı ve sizinle daha sonra kiminle iletişim kuracağınızı asla bilemezsiniz. Çantam, ceketim, arabam, cüzdanım, pasaport sahibim, masam ve ev gibi 10 farklı yerde saklıyorum. Ayrıca, kartlarınızın da sizin kadar unutulmaz olmasını sağlayın. Onları kaybetmek kolaydır, benzersizliğinizi yansıtan bir şey tasarlamak için elinizden geleni yapın. ”~ Karlo Tanjuakio, GoLeanSixSigma.com
Shutterstock üzerinden fotoğraf
4 Yorumlar ▼
