İşletmenizi bir S Şirketi veya bir C Şirketi olarak dahil ettiyseniz, çoğu eyalet, şirketin faaliyetleriyle ilgili dikkatli bir şekilde kayıt olmanızı gerektirir. Yönetim kurulunuz her toplandığında, şirketinizin mevzuata uygunluk amacıyla dosyada kaydını tutması gerekir.
Kayıt altında tutmanız gerekebilecek olası işlem ve çözümlerin uzun bir listesi vardır. Bu, aşağıdakiler arasında değişen herhangi bir şeyi içerebilir:
$config[code] not found- Yeni bir memur atanması.
- Bir yöneticinin istifası.
- Satınalma sigortası
- Satış stok
- Şirket adına bir kredi kartı / kredi kartı almak.
Kayıtların saklanması, özellikle küçük işletme sahipleri için dürüst olmak gerekirse çok fazla olabilir. Ancak, şirketinizi iyi durumda tutmak ve kişisel sorumluluk kalkanınızı korumak için uygun toplantı tutanakları şarttır. Aşağıda toplantılarınızdan bir kaç dakika ayırma konusunda bilmeniz gereken en önemli konulardan bazıları bulunmaktadır.
Toplantı Tutanakları Nedir?
Toplantı tutanakları, alınan kararlar veya yapılanlar da dahil olmak üzere resmi toplantılarda ne yapıldığı veya konuşulduğu hakkında resmi bir açıklama yapar.
İlk ve yıllık toplantılar gibi yönetim kurulunun veya bir şirketin hissedarlarının resmi toplantısında alınırlar. Genellikle, toplantı tutanakları, kurum sekreteri (veya toplantıda atanan başka bir kişi) tarafından kaydedilir.
Toplantı Tutanaklarına Neler Dahil Olmalı?
Toplantı tutanaklarınızın her küçük ayrıntıyı içermesine gerek yoktur. Sadece kilit bilgileri ve alınan kararları veya alınan önlemleri belgelemeniz yeterlidir. Genel olarak tutanaklarınızın, kurumunuzun “kurumsal hafızası” olarak hizmet edecek kadar ayrıntılı olması gerekir.
Tipik dakikalar aşağıdakileri içerecektir:
- Toplantı hakkında temel bilgiler: tarih, saat, konum.
- Katılanların erken geldiği veya erken ayrıldığı durumlarda özel bir notla birlikte katılanlar.
- Her bir öğenin kısa bir tanımını içeren gündem maddeleri.
- Her bir oylamanın yanı sıra herhangi bir çekimser oylamasının her birinin oylarını detaylı bir şekilde gösteren oylama eylemleri.
- Toplantının ertelendiği zaman.
Çoğu durumda, sıfırdan dakikalar oluşturmanız gerekmez. Ücretsiz şablonları çevrimiçi olarak bir başlangıç noktası olarak bulabilirsiniz. Dakikalarınızı / belgelerinizi seçin, boşlukları doldurun ve yazdırın, böylece kayıt tutma yükümlülüklerinizi yerine getireceksiniz.
Toplantı Tutanaklarına Kimler Katılmalı?
Devletlerin çoğunluğu, hem büyük şirketler hem de büyük şirket kararlarını ve yaptığınız büyük toplantıları belgelemek için S Şirketlerini gerektirir.
Şu anda, aşağıdaki durumlar yapma tutulması gereken dakikaları gerektirir:
- Delaware
- Kansas
- Nevada
- Kuzey Dakota
- Oklahoma
Ek olarak, LLC'lerin dakika tutması gerekmemektedir.
Kaydolduktan Sonra Dakikalarla Ne Yapmalıyım?
Tutanakların devlete dosyalanması gerekmez, bunun yerine ana sözleşmeler, tüzükler ve kararlar gibi diğer kurumsal kayıtlarınızla birlikte saklanabilir.
Diğer belgeler gibi, en az yedi yıl boyunca dakikalar beklemelisiniz. Ortaklar, memurlar ve direktörler gibi kurum üyeleri, toplantı tutanaklarını kuruma “makul talep” halinde gözden geçirme hakkına sahiptir.
Bu belgeleri devletle birlikte doldurmanıza gerek kalmazken, yine de önemli belgeler olarak kabul edilmeleri gerekir ve şirketinizin iyi duruşunu ve sınırlı sorumluluk durumunuzu korumak için çok önemlidir.
16 Yorumlar ▼
