Konferans koordinatörleri veya toplantı planlayıcıları, genellikle konferansın imzalanmasından başlangıçtaki sözleşmelerin yapılmasından olayın son gününe kadar her yönüyle ilgilenirler. Arada, karşılaşmayı bekleyebileceğiniz çok çeşitli görevler var. 2014'ten bu yana, Çalışma İstatistikleri Bürosu, konferans koordinatörleri için istihdamda yüzde 10'luk bir artış olacağını öngördüğü için, en az 2024 yılına kadar sürmesi beklenen önemli fırsatlar var.
$config[code] not foundÖn planlama
Koordinatör olarak, konferansa hazırlanmaya başlamadan önce müşterilerinizin ihtiyaç duyduğu tüm detayların sözleşmede yazılı olduğundan emin olmak sizin sorumluluğunuzdadır. Konferansın ne kadarını yapması bekleniyor, hangi öğün ve atıştırmalıkların gerekli olduğu, hedef kitlenin kimlerden oluştuğu, konferansın amacı ve ne tür bir bütçe olduğu gibi detayları öğrenmek için organizasyonun lideriyle görüşeceksiniz. müşterinin altında olduğu kısıtlamalar. Ayrıca, satıcılarla, tesislerle ve diğer servis sağlayıcılarla pazarlık etmeniz ve etkinlik için toplam maliyetleri yazmanız gerekir. Genellikle içinde çalışmanız gereken bir bütçeniz olur.
Etkinliği Organize Et
Etkinliğin gerçekleşeceği yerin ve hizmetleri kimlerin sunacağının tüm ayrıntılarını tamamladıktan sonra, bu ayrıntıları sorunsuz bir şekilde akan bir işlem olarak düzenlemekten siz sorumlusunuz. Atölyenin ne kadar popüler olacağı ve ziyafet bileti satın almak için kaç misafirin projelendirileceğine bağlı olarak, çeşitli konuşmacıların hangi odaları kullanacağını bulmanız gerekecektir. Müşterinizle birlikte, menü, masa düzenlemeleri ve eğlenceyi seçmek ve mikrofon ve mikrofonların görsel-işitsel ihtiyaçları için düzenlemeler yapmak sizin sorumluluğunuzdadır. Katılımcılar konferansı yapmaktan başka otellerde kalıyorsa, onlar için ulaşım ayarlaması gerekebilir. Etkinlik sırasında, her servis için ayrıntılı bir program ve rehber listesi oluşturmalısınız.
Günün Videosu
Size Sapling tarafından getirildi Size Sapling tarafından getirildiOlayı İzleme
Konferans sırasında, son dakika taleplerini yerine getirmek ve satıcıların olması gerektiği yerde olmasını sağlamak için aramada olmanız beklenir. İlk günün başında, sergi salonlarının uygun bir şekilde kurulduğundan, otelin konukların gelmesi için hazır olduğundan ve bu tabetonun yeterli olduğundan emin olmak için tesis turu yapacaksınız. Bir telsiz taşıyabilir ya da cep telefonunuzda müşteri isteklerine anında tepki göstermeye hazır olabilirsiniz. Konferans devam ederken kaydedilen ilerlemeyi izlemeye ek olarak, sorumluluğunuz öncelikle ortaya çıkan sorunları gidermek ve çözmek olacaktır.
Takip et
Etkili bir konferans koordinatörü, etkinliğin başarılı olup olmadığını anlamak için müşterileri takip eder. Ayrıca etkinliği hemen izleyen bir ödeme yapmanız ve tedarikçilerinize ödeme yapmanız gerekecektir. Etkinlikten çıkmadan önce katılımcıların doldurması için bir anket oluşturun ve sonuçları müşterinizle paylaşın. Konferansı geri bildirim için düzenleyen şirketin lider organizatörleriyle tanışın. Birçok konferans koordinatörü hizmetlerini satmakta da yer aldığından, bu takibi yaptığınızda bir sonraki toplantı veya konferansı koordine etme görevini istemeniz istenebilir.
