Bir ofis sekreteri, çeşitli personel ve bölümlere destek sağladığı için bir ofisi veya işletmeyi bir arada tutan bir yapıştırıcıdır. Büro sekreterlerinin resmi bir eğitime ihtiyacı yoktur, ancak çoğu şirket bilgisayar becerileri ve diğer ofisle ilgili becerilerdeki kurs çalışmalarına bir varlık olarak bakacaktır. Payscale.com'a göre, 2010 yılı itibariyle ofis sekreterleri yıllık ortalama 20,893 ila 30,990 dolar arasında değişiyor.
$config[code] not foundKarşılama ve Giriş Yapma
Ofis sekreteri, ofise vardıklarında müşterileri, iş başvurularını ve diğer ziyaretçileri karşılar. Ziyaretçinin şirkette çalışan biriyle randevusu varsa, ofis sekreteri ziyaretçiyi kontrol edecek ve uygun personeline geleceğini bildirecektir.
Ofis sekreteri genellikle insanların şirket hakkındaki ilk izlenimi olduğundan, her zaman profesyonel bir görünüm ve tavır sergilemelidir. Uygun görgü kuralları ve arkadaşça bir tutum kullanılması, ofis sekreteri işinin önemli bir parçasıdır. Varışta bir el sıkışma ve göz teması, ziyaretçinin varlığının kabul edildiğini ve takdir edildiğini bilmesini sağlar. Bir ziyaretçi veya müşteri binayı terk ettiğinde, ofis sekreteri geldiği için ona teşekkür eder ve gerekirse onu kontrol eder.
İletişim ve Yazışma
Telefon ve yazılı iletişim, şirketin ilerlemesine ve iş kurmasına yardımcı olmak için çok önemlidir. Ofis sekreteri, ofis ve şirket içindeki iletişim sürecinde büyük rol oynamaktadır. Telefon görüşmeleri yapar, arayan kişiyi uygun kişiye yönlendirir veya bir mesaj alır, telefon görüşmelerini müşterilere yapar ve yardım isteyenlere bilgi veya yol tarifini sağlar.
Telefon iletişimine ek olarak, ofis sekreteri de yazılı ve e-posta yazışmalarında görev almaktadır. Yöneticiler veya yöneticiler, ofis sekreterinden mektuplar yazmasını veya müşteri sorularına cevap vermesini isteyebilir. Muhabere veya yazışmaların telefonda, bir mektup veya e-posta yoluyla gerçekleşip gerçekleşmeyeceği, ofis sekreteri, her zaman profesyonel bir şekilde iletişim kurmalı ve şirketin inşa etmek için çalıştığı ünü korumalıdır.
Günün Videosu
Size Sapling tarafından getirildi Size Sapling tarafından getirildiKayıt tutma
Yoğun bir ofis, kayıtların ve verilerin sürekli güncellenmesini gerektirir. Şirket, ürün veya hizmet satışlarında yer alıyorsa, satış kayıtlarının, stok ve müşteri taleplerinin her gün güncellenmesi gerekecektir. Ofis sekreteri, müşteriler ve müşteriler tarafından yapılan ödemeleri girer ve ayrıca satıcıya gönderilen ödemelerin güncellenmiş kayıtları ile muhasebe departmanına yardımcı olabilir.
Satışla ilgili kayıtlara ek olarak, ofis sekreteri de toplantı tutanaklarını toplantı tutanaklarıyla tutar. Kayıt tutma, şirkete ne olduğu ve şirketin ilerlemesi için hayati öneme sahip olduğu konusunda bir geçmiş sunar. Ofis sekreteri tarafından bilgisayarda yazılı kayıtların ve kayıtların güncellenmesi ve saklanması için uzun saatler harcanmaktadır.
