1964 tarihli Medeni Haklar Yasası, istihdam başvurularının en az bir yıl süreyle dosyada tutulmasını gerektirir. Bir başvuru sahibinin 40 yaşından büyük olduğunu biliyorsanız, başvuru İstihdam Yasasında Yaş Ayrımcılığına göre iki yıl süreyle yapılmalıdır. Devlet yasaları, iş başvurusunda bulunan kişilerin kayıtlarını tutmak için daha uzun bir süre gerektirebilir. Eyalet ve federal yönetmelikler nedeniyle, iş başvurusunda bulunanlar için doğru bir kayıt tutma ve dosyalama sistemi işin önemli bir parçasıdır. İşe aldığınız çalışan işe yaramadıysa, bu başvuru sahiplerini tekrar kontrol etmeniz gerekebilir.
$config[code] not foundİş uygulamaları oluşturmak ve depolamak için elektronik yönetim yazılımını kullanın. Birkaç çevrimiçi program, kullanıcıların iş uygulamaları gibi elektronik formlar oluşturmalarına izin vermektedir. Bu istihdam formları elektronik olarak gönderilir ve saklanır ve kağıtsız depolamaya izin verilir. Çoğu uygulama e-postayla geldiğinden, bu, materyali herhangi bir fiziksel boşluğu olmayan dosyalarda saklamanın kolay bir yoludur. Şirketinizin doküman yönetim sisteminde depolanan elektronik bir iş akışını kullanmak güvenlik gerektirir, bu nedenle istihdam dosyaları yetkisiz personel tarafından engellenmeyecek veya görüntülenmeyecektir. Bilgisayarınızı, dosyaların ne zaman silinmesi veya gözden geçirilmesi gerektiğini size hatırlatması için otomatik olarak uyarılar gönderecek şekilde ayarlayın.
İş başvurusu personeli dosyalarını kağıt klasörlerde ayarlayın. Çekmecelerde, raflarda veya dosya dolaplarında tutulan renk kodlu dosya klasörlerini kullanarak verimli bir dosyalama sistemi planlayın. E-posta yoluyla alınan özgeçmişleri ve iş başvurularını yazdırın ve bunları şahsen doldurdukları veya postayla gönderilen uygulamalarla dosyalayın. Başvuranlar iş türüne göre belirlenen bölümlerde isim veya Sosyal Güvenlik Numarası ile dosyalanabilirler. Örneğin, satış işleri “Satış” başlıklı bir klasörde listelenir ve başvuru sahipleri soyadına veya nümerik olarak kimlik numaralarına göre sıralanır. Dosyaları kilitli bir dolapta veya odada sabitleyin.
Bir iş başvurusunda bulunan kişi sizi ayrımcılığa uğratmak için dava açarsa, kayıtları en az dört yıl saklayın. Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu normalde talep edilen başvuruları en az bir yıl tutmanızı gerektirir, ancak yasal işlemlerle karşı karşıya kalırsanız, EEOC iş başvurularını en az dört yıl boyunca sürdürmenizi önerir. Başvurularınızı doğru şekilde saklamıyorsanız, EEOC sizden ayrımcı işe alım uygulamaları veya kayıt tutma ihlalleri ile suçlanabilir.
İş başvurularının sona ermesi için yasal sürenin sonunda imha edilmesi. Bunu yapmak için anımsatıcılarla bir sistem kurun. Elektronik dosyalarınızı doğru şekilde kaldırmak ve kağıt işi uygulamalarını parçalamak için BT departmanınıza başvurun. Bu, iş başvuru dosyalarının, Sosyal Güvenlik Numaraları ve kesinlikle gizli tutulması gereken istihdam verileri gibi kişisel bilgileri içerdiği için önemlidir.
