Şirketiniz için bir iş iletişim sistemi seçmek küçük bir iş değildir.
İster evden çalışan, isterse tam teşekküllü bir ofis ve personel ile büyüyen bir işletmeci olun, iş iletişim sisteminiz, müşterilerinize, tedarikçilerinize ve iletişim kurmanız gerekebilecek kişilere erişmenizi sağlayan şeydir.
İşte, işletmenizin gelişmesine yardımcı olacak bir işletme iletişim sistemi seçmek için bir ipucu listesi.
$config[code] not foundİletişimin Kritik Önemini Anlayın
Bir iş iletişim sistemi seçmek, hafife alınması gereken bir şey değildir. Bu nedenle, yalnızca bir sağlayıcı seçmeyin çünkü tanınabilir bir adı vardır veya karşılaştığınız ilk şirketti. İşletmenizin ihtiyaç duyduğu en iyi değeri ve özellikleri aldığınızdan emin olmak için biraz araştırma yapın.
Her Yerden İletişim Kurmak
Bugün birkaç küçük işletme sahibi, sadece tek bir yerden iş yapmaya devam ediyor. Nextiva gibi bazı VoIP sağlayıcıları tarafından sunulan bir bulut iletişim sistemi ile, iş iletişim sisteminize çeşitli cihazlardan erişebilirsiniz. Ofisinizde kalmak zorunda değilsiniz.
İyi Destek Sağlayan Bir Sağlayıcı Bulun
Müşteri desteği, bir iletişim sağlayıcısı seçerken göz önünde bulundurmanız gereken en önemli faktörlerden biridir. Bu nedenle, diğer işletme sahipleriyle konuşun, incelemeleri okuyun ve hangi sağlayıcıların sistemleri için en iyi desteğe sahip olduğunu bulmak için çevrimiçi araştırma yapın.
Desteğin Nasıl Alınmasını İstediğine Odaklanın
Daha spesifik olarak, tam olarak nasıl destek sunduğunu düşündüğünüz sağlayıcıları desteklemeli ve tercihlerinizle aynı hizada olduklarından emin olmalısınız. Nextiva Pazarlama Başkan Yardımcısı Yaniv Masjedi, Small Business Trends ile yaptığı bir telefon röportajında şunları söyledi: “Bazı insanlar telefonla destek almaktan hoşlanıyor ve bazı insanlar sizinle Twitter, Facebook, canlı sohbet veya e-posta üzerinden iletişim kurmayı tercih ediyor. Dolayısıyla, bir şirketle belirli bir şekilde iletişim kurmayı tercih ederseniz, araştırın ve şirketten insanlara sorun ”dedi.
Servis Raporlarının Nerede Bulunduğunu Sorma
Telefonla müşteri desteği almayı tercih edenler için, Masjedi, temsilcilerin konumlarının genellikle önemli bir faktör olduğunu söylüyor. Müşteri destek temsilcilerinizin ABD’de veya belirli bir coğrafi bölgede bulunduğundan emin olmak istiyorsanız, özellikle araştırmanızı yaparken bunu sorun.
Müşteri Hizmetleri Departmanını Arayın
Tüm bu bilgileri almanın en iyi yollarından biri doğrudan şirketleri aramaktır. Bunu bilgi toplamak için kullanabilir, ancak kendi deneyimlerinizi de dikkate alabilirsiniz. Masjedi şöyle diyor: “Müşteri servis departmanını arayın ve nasıl bir şey olduğunu görün. Çok uzun bir süre beklemede mi bekliyorsun yoksa hemen telefona mı cevap veriyorlar? İletişim sisteminizle ilgili bir sorun yaşarsanız, yaşamak istediğiniz en son şey 45 dakika beklemektir. ”
Mevcut Hizmetlerin İyi Bir Fikri için Alışveriş Yapın
Yeni teknolojiye bağlı olarak iş iletişim sistemleri pazarı son yıllarda genişledi. Yani aralarından seçim yapabileceğiniz birçok seçenek var. Belirli bir sağlayıcıyı aradığınızda ve sorduktan sonra, diğer birkaç şirket için de aynısını yapın ve ardından karşılaştırın.
Uygun Fiyatlı İşletme Seçenekleri Dahil Fiyatları Karşılaştırın
Pazar genişledikçe, fiyatlandırma seçeneklerimiz de var. VoIP hizmetleri, küçük işletmeler için genellikle daha uygun fiyatlı seçenekler sunar. Herhangi bir iş kararında olduğu gibi, fiyat da sizin kararınızın bir parçası olmalıdır.
Gizli Maliyetleri Ortaya Çıkarmak için Zaman ayırın
Ancak, her bir hizmetin fiyatını gerçek değeri üzerinden almamalısınız. Bazı sağlayıcılar tanıtım fiyatlandırması sunar veya yalnızca uzun vadeli bir sözleşme imzalarsanız belirli fiyatlar sunar. En düşük fiyat seçeneğini seçmeden önce bu faktörlere bakın.
Yorumları Oku ve Uyarı İşaretlerini Arayın
İncelemeler, farklı şirketler hakkında bilgi için harika bir kaynak olabilir. İnsanların destek veya güvenilirlik konusunda endişeleri varsa, en iyi seçimlerinizi hızlıca arayın ve herhangi bir uyarı işaretine bakın.
Şirketinizin İhtiyaçlarını Anlayın
Pek çok farklı özellik ve plan türüyle, temelde her iş için bir şeyler var. Bu, iş türünüze en uygun planı seçmeniz gerektiği anlamına gelir. Mobil seçeneklere ihtiyacınız varsa, bu özellikleri içeren bir plan seçin. Faks gönderme özelliğinin dahil edilmesini istiyorsanız, bunu içeren bir plan seçin. İstediğiniz özellikleri düşünün ve bu belirli planları farklı sağlayıcılardan karşılaştırın.
İşletmenizin Boyutuna Uygun Bir Sistem Bulun
Farklı işletme boyutları için en uygun planlar da vardır. Birkaç çalışanınız varsa, muhtemelen yüzlerce kurulum için bir sisteme ihtiyacınız yoktur. Ancak, iyi bir boyutta ekibiniz varsa, sadece evde kendiniz çalışırken sahip olduğunuz sisteme bağlı kalmayın.
Aynı zamanda Ölçeklenebilir Çözümler Arayın
Ancak ihtiyaç duyduğunuzdan daha fazla ödeme yapmak istemeseniz de, işletmenizle birlikte büyüyebilecek bir çözüm kesin bir artıdır. Size satır veya ekip üyesi ekleme olanağı sağlayan birini bulun. Ya da en azından, o zaman dilimi içinde uzatmayı planlıyorsanız, uzun vadeli bir sözleşmeye kaydolmayın. Masjedi şöyle diyor: “Pek çok işletme küçük başlar ve birkaç yıl içinde yüzlerce çalışanı olur. Yani on çalışanı veya daha azı için tasarlanmış bir telefon sistemi istemiyorsunuz. Büyüdükçe sizi destekleyecek bir sağlayıcı istiyorsunuz. ”
Güncelleştirmelerin Nasıl Sağlandığını Öğrenin
Sektörde çok fazla büyüme yaşanırken, bir kontratta kaldığınız için yardımcı olabilecek yeni özellikleri kaçırmak istemezsiniz. Herhangi bir şey için kaydolmadan önce, şirketin üzerinde çalıştığı yeni özellikler ve teknolojilerini ne sıklıkla güncellediklerini sorun.
Küçük Özellikleri Göz Ardı Etme
İş iletişim sisteminize gelince küçük özellikler bile büyük fark yaratabilir. Örneğin, Masjedi, Nextiva’nın birçok müşterisinin, gidenleri kolayca değiştirebilme veya mesajları kolayca iletebilme yeteneğini takdir ettiğini söylüyor. Mevcut sisteminizle küçük bir evcil hayvanınız varsa veya onunla yapmayı istediğiniz küçük bir şey varsa, sağlayıcılara bakarken bunu sorun. Hiçbir detay çok küçük değil.
Sisteminizi Mobil Alın
Mobil iletişim sistemleri artık çoğu bulut tabanlı olduğu için popüler hale geliyor. Nextiva gibi şirketler, işletme sahiplerinin kendi iş hatlarına her yerden çağrı almak için kullanabilecekleri mobil uygulamalar bile sunuyor.
Ayrı Bir İş Hattı Gibi Seçenekleri Arayın
Bazı girişimciler için, sadece ticari faaliyetler için ayrı bir sayıya sahip olmak büyük bir artı olabilir. Masjedi, özellikle avukatların kişisel cep telefonlarını kullanıyor olsalar bile iş aramalarını ayrı bir hattan yapma ve alma yeteneğini takdir etme eğiliminde olduklarını, çünkü kişisel numaralarını vermekten kaçındıklarını söylüyor.
Yenilikçi Yeni Özellikleri Keşfedin
Farklı iletişim sistemlerini kullanmanın sayısız yolu vardır. Dolayısıyla, istediğiniz bir özellik veya yetenek varsa, muhtemelen sunan bir sağlayıcı vardır. Örneğin, Masjedi, bazı işletmelerin, gerçek bir faks makineniz olmasa bile, sanal belgeleri faks olarak göndermelerine olanak sağlayan Nextiva’nın vFax özelliğini gerçekten takdir ettiğini söylüyor.
Analytics Hakkında Bilgi Edinme
Analytics, başka bir kullanışlı özellik olabilir. Şu anda onları kullanmasanız bile, işinize çeşitli şekillerde yardımcı olabilirler. Bu yüzden araştırılmaya değer bir faktör.
İşinizi Büyümek İçin Veri Toplayın
Analytics bilgileri, işlemlerinizi genişletmek için kullanabileceğiniz verileri size sağlayabilir. Masjedi bu örneği sundu:
“Kuru bir temizleyiciyseniz ve her gün saat 5'de kapatırsanız, ancak aramaların bir nedenle 7'ye kadar cumartesi günleri geldiğini görüyorsanız, belki cumartesi günleri ekstra iki saat açık tutmanız gerektiğini bileceksiniz, ”Dedi.
Çalışanları Eğitmek İçin Kayıtlı Çağrıları Kullan
Birçok telefon sistemi ayrıca size çağrı kaydetme seçeneği sunar. Telefon özelliğini değerlendirmek için bu özelliği ve hatta çalışanları eğitmek ve hizmetinizi geliştirmek için aramaları kullanabilirsiniz.
Takımınızı Optimize Etmek İçin Teknolojiden Yararlanın
Ayrıca, çalışanların alışkanlıklarına göz kulak olmak için arama kayıtlarını ve analizleri de kullanabilirsiniz. Tüm gün boyunca ekip üyelerini gereksiz aramalarda harcayarak görmek istemezsiniz. Böylece, herkesin görevde olduğundan emin olmak için verileri kullanabilirsiniz.
Her Küçük Güncellemede Sağlayıcınıza Güvenmeyin
VoIP ve benzeri servislerin bir diğer ana avantajı, kullanıcılara hizmetlerinin bir bölümünü kendi başlarına güncelleme imkanı vermeleridir. Bu, servis veya yardım arayamayacağınız anlamına gelmez. Ancak yalnızca giden mesajınızı veya küçük bir şeyi güncellemek istiyorsanız, beklemede kalmadan ya da bulunduğunuz yere bir şirket temsilcisi aramak zorunda kalmadan bunu yapabilirsiniz. Bu sizin için önemli bir şeyse, hesabınızın bölümlerini kendi başınıza yönetme seçeneği sunan bir sağlayıcı bulun.
Ama İhtiyacınız Olduğunda Yardımcı Olacaklarından Emin Olun
Fakat operasyonlarınız için hala iyi bir servis şarttır. Sağlayıcınızın, önceden kaydedilmiş telefon menülerindeki küçük bir seçenek kümesi yerine, ihtiyaç duyabileceğiniz her şeye yardımcı olması için açık ve erişilebilir olduğundan emin olun.
Shutterstock ile Kutular Fotoğraf
Devamı: Nextiva 3 Yorumlar ▼
