Belge Yöneticisinin Rolü

Belge yöneticisi, amacı şirket içindeki belgelerin genel iş akışını düzenlemek, güncellemek ve iyileştirmek olan BT personelinin bir üyesidir. Şirketler, en büyük emlak firmaları, yasal hizmetler, finansman, sağlık ve sigorta gibi bazı endüstrilerin, büyüklüklerinden bağımsız olarak ellerinde belge yöneticisi bulundurma ihtimalinin yüksek olmasına rağmen, belge yöneticilerinin en büyük işverenleridir. Belge yöneticisi pozisyonlarının çoğu, en az bir ila üç yıl önceki deneyim gerektirir; ancak, son zamanlarda uzmanlık eğitimi almış olan üniversite mezunları doğrudan pozisyona geçebilirler. Belge yönetim sistemleri ve / veya müşteri ilişkileri yönetimi programları gibi belirli yazılımlara sahip olmak, iş işlevi için çok önemlidir. Belge yöneticilerinin beş ana iş sorumluluğu vardır: erişilebilirliği artırmak, belgeleri arşivlemek, bilgileri güncellemek, izlenebilirliği kaydetmek ve belgeleri almak.

$config[code] not found

Erişilebilirliği Artırın

Çalışanlar, çalışmalarını tamamlamak için kapak mektubu, pazarlama materyalleri, öğreticiler ve müşteri bilgileri gibi belgelere erişmelidir. Geleneksel olarak, çalışanlar gelecekteki erişim için bu dosyaları doğrudan sabit sürücülerine kaydetmiştir, ancak dosyaların eskimiş olma riski vardır. Ayrıca, çalışanlar, sabit disklerini, hiç indirmemiş oldukları belgeler için birleştirerek değerli zaman harcayabilirler. Bir doküman yönetim sistemi bu problemlerin hepsini çözer. Tüm belgelerin kaydedildiği bir odak noktası oluşturur. Ayrıca, aynı belgeler web sitesi aracılığıyla personel ve müşterilerle paylaşılabilir. Çoğu doküman yönetim sistemi bir web sitesine kolayca çıktı verebilir; Bunun yararı, internet bağlantısı olan herkes için erişilebilir olması ve görüntülenmesi için ek yazılım veya kurulum gerektirmemesidir (bir kullanıcı adı ve şifre gerektirebilir, ancak belirtilebilir).

Belgeleri Arşivleme

IRS, finansal kurumların hesap kapatıldıktan sonra beş yıl boyunca müşteriyle ilgili herhangi bir belgeyi saklamalarını ister. Adalet Bakanlığı, hukuk büroları için daha uzun bir zaman dilimi gerektiriyor, bu da tüm bu dosyaların bir yere gitmesi gerektiği anlamına geliyor. Belge yöneticileri genellikle belgeleri kronolojik olarak arşivler, ancak bazıları depolanacak bilgi miktarına bağlı olarak alfabetik olarak tercih eder. Kağıtsız bir ofis ise, belgeler yedeklenmeli (iki ayrı konumda), sonra sunucudan temizlenmiş olmalıdır.

Günün Videosu
Size Sapling tarafından getirildi Size Sapling tarafından getirildi
Belgeleri Güncelleme

Kuruluşun büyüklüğüne bağlı olarak, yazma becerileri bir doküman yöneticisinin rolü için kilit bir unsur olabilir. Kapak mektupları, şablonlar ve öğreticiler, ilgili kalabilmek için sürekli güncellemeler gerektirir. Ayrıca, gizlilik beyanları, boş sözleşmeler ve teknik belgeler yılda yaklaşık bir kez küçük değişiklikler alır. Belge yöneticisinin bu değişiklikleri kişisel olarak yapıp yapmaması, herkesin en güncel sürümleri kullanmasını sağlamak onun sorumluluğundadır. Bunu yapmanın en basit yolu, bir belge yönetim sistemi kullanmaktır.

Kayıt izlenebilirliği

Belgeler değişir ve kimin neyi değiştirdiğini bilmek belge yöneticisinin sorumluluğundadır. İzlenebilirlik, çoğu belge yönetimi yazılımında standart bir özelliktir. Ancak, bir belge yöneticisi, her belgeyi salt okunur yaparak ve ardından istenen değişiklikleri alındıklarında günlüğe kaydederek, yazılım olmadan izlenebilirliği izleyebilir.

Belgeleri Alma

Bir belge yöneticisinin zaten arşivlenmiş öğeleri bulması gereken zamanlar olacaktır. Bu, çoğu zaman, geçmiş olayların titizlikle kaydedilmesini gerektiren denetimler, davalar ve doğal afetlerden kaynaklanmaktadır. Bu nedenle, doküman yöneticilerinin materyalleri mümkün olduğunca mantıklı ve doğru bir şekilde arşivlemeleri gerekir. Bu şekilde, herhangi bir belge yöneticisi, orijinal olarak kimin depolandığına bakılmaksızın, bu gerekli kayıtlara erişebilir. Doğal afetlere hazırlık söz konusu olduğunda, ofis sunucusunun bir yedeğini ofis dışında bir yerde saklayın. Mümkünse, uydu ofisi gibi farklı bir bölgede saklayın.