Sadece kağıtsız bir işyeri oluşturmak, işletmelerin tasarruf etmesine ve daha az harcama yapmasına yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda onları daha çevreci olma yolunda ilerletir. Kağıtsız bir sistem için dökülen dağlarla dökülen dosya dolaplarını değiştirmeyi düşünüyorsanız, ancak nereden başlayacağınızı bilmiyorsanız, kağıtsız çalışmaya devam etmek için aşağıdaki 10 adıma bakınız.
İş yerinde kağıtsız gidiyor
Dosyaları Dijital Olarak Paylaşın
Belge türlerini yazdırmak için yazıcıya güvenmek yerine, dosyaları Google Dokümanlar gibi dijital yöntemlerle iş arkadaşlarınızla paylaşın. Dahası, Gmail üzerinden verilen bu ücretsiz servis sürekli tasarruf ettiğinden, bir fotokopi makinesinin aksine iş dosyaları hiçbir zaman kaybolmaz!
$config[code] not foundProgressly'nin kurucusu ve CEO'su Nick Candito, Small Business Trends'e, kağıtsız iş yapmanın bazı önemli yollarının işletmelere yardımcı olduğunu söyledi. Candito “bağlılık” ve dijitalleşmenin çalışma uygulamalarını nasıl geliştirdiğini söyleyerek:
“Dijitalleşmenin işbirliğini geliştirdiğine dair hiçbir soru yok. Herkes gerekli belgelere erişebildiğinde ve gerektiğinde doğru kişi için doğru bilgileri tutarlı bir şekilde topladığında, şirket içi iletişim motorunuzun tekerleklerini yağlıyorsunuz. ”
Dosyaları Bulutta Saklayın
Her büyüklükteki işletme, yakında ağır depolama gereksinimleri haline gelmek için en üst düzeye çıkan kağıtlara dayanıyor. Önemli belgeleri evrak dolaplarına doldurmak yerine, bunları Dropbox gibi bulut tabanlı sistemlerde rahatça saklayın. Bu kağıtsız dijital sistemler size ofisinizde inanılmaz miktarda yer kazandırır, hayati dökümanların güvende kalmasına yardımcı olacaktır.
Tara ve Faks Gönder
Belgeleri taramak ve fakslamak için kağıt kullanılması gerekir. Belgeleri taramak için telefonunuzdaki bir tarayıcı uygulamasını kullanarak işletmenizin kağıtsız olmasına yardımcı olun. Kaydedilen belgeler daha sonra PDF'lere dönüştürülebilir ve e-posta yoluyla iş arkadaşlarınızla paylaşılabilir.
Dijital İletişimi Teşvik Edin
İş gücünüzü dijital iletişim kültürünü benimsemeye teşvik edin; bu sayede posta faturaları ve maaş bordroları gibi eski kağıt tabanlı iletişim yöntemlerinin yerine e-postalar ve anlık mesajlar gibi dijital yöntemler kullanılır.
Kağıt tabanlı mesajlar yerine dijital iletişime güvenmek, zaman kazanmanıza yardımcı olur. Candito notları, kağıt iş akışları yerine dijital kullanımı, yönetimin “işinizi ve önemli işbirliklerinizi gerçek zamanlı olarak izlemesini ve darboğazları onları iyileştirmek ve dolayısıyla sonuçları iyileştirmek amacıyla analiz etmek amacıyla” kullanmasını sağlar.
Dijital Faturalar için Kağıt Faturaları ve Tabloları Değiştirme
Enerji faturaları, banka dekontları veya müteahhit faturaları olsun, tüm işletmeler fatura ve beyannameler üretir. Faturalarınız hala kağıt formda oluşturuluyorsa, dijital olarak gönderilmelerini isteyin. Genel olarak konuşursak, bankaların ve diğer kuruluşların beğenileri dijital baskı ve posta göndermeyi tercih eder, çünkü baskı ve postalama maliyetlerinde tasarruf sağlar.
Dijital Kartvizit Oluştur
Kartvizitler, gerekli olmakla birlikte, önemli miktarda ağaç gırgır kağıdı gerektirir. Cüzdanınızı bir tomar kartvizitle çıkarmak yerine, kartviziti dijitalleştirin. Kartvizitleri tarayan ve dijital bir belgeye dönüştüren Pearl Scan ve CamCard gibi birçok yazılım ve uygulama vardır.
Elektronik İmza Kullan
İmzalarımız bile elektronik olarak imzalanabilir. Bir belgeyi yazdırmak, fiziksel olarak bir kalemle imzalamak ve bir alıcıya göndermek zorunda kalmak yerine, imzalar elektronik olarak imzalanabilir, bu da zaman alıcı ve masraflı evraklara gerek kalmaması anlamına gelir. Abode Reader, herhangi bir şey yazdırmak zorunda kalmadan belgeleri imzalamak için kullanılabilir.
Bu tür dijital yöntemler bir işletmenin güvenliğini artırmaya yardımcı olabilir. Candito, “Dijitalleştirilmiş süreçlerle yönetişimi ve erişim kontrollerini tanımlayın, yalnızca doğru kişilerin belirli belgelere ve sistemlere erişebilmesini sağlayın” diyor.
Mevcut Evrakları Eleme ve Sıralama
Başarılı bir şekilde kağıtsız bir ofis oluşturmak için, ofiste 20 yıl veya 30 yıl boyunca oturmuş olabilecek mevcut evrakların bir kısmını 'incelemeniz' gerekir. Bir sabah veya daha uzun bir süre eski evrak işlerinde eleme ve dökücüye ne konulabileceğini belirlemeye ayırın. Gereksiz evrak işlerini ofisten çıkarmak, daha fazla alan yaratmanın yanı sıra inanılmaz derecede tatmin edici!
Toplantıları Kağıtsız Yapın
Toplantılarda bildiri dağıtmak yerine, paylaşmak istediğiniz bilgileri tek bir görsel kaynaktan ileten projektör ve teknolojiden yararlanın.
Personeli Daha Dijital Olarak Savvy Olmak için Eğitin
Kağıtsız bir işletme bazı dijital know-how gerektirir. E-posta yoluyla belge göndermek gibi görevlerden dosyaları depolamak için bulut tabanlı sistemleri kullanmak, işgücünüz dijital zekayı içermiyorsa, zaman ve parayı eğitmek için yatırmanız muhtemelen ödüllendirici ve paha biçilmez uzun vadeli bir yatırım olabilir.
Candito, kağıttan uzak olmanın performansın ve şirketin alt satırının optimize edilmesine yardımcı olduğunu söylüyor:
“Sonuçta, kağıtsız olarak çektikleriniz, gelişmiş bir müşteri deneyimi ve dolayısıyla daha iyi bir sonuçtur.
Shutterstock ile Kağıt Fotoğrafını Atma
2 Yorumlar ▼
