İşletmenizin bazı yönlerini çalıştırmak için muhtemelen zaten "bulut" u (yani, çevrimiçi oluyor) kullanıyorsunuz.
Ancak Microsoft Worldwide SMB Başkan Yardımcısı Thomas Hansen’in dediği gibi, bulutun avantajlarından satılsanız bile, başlaması korkutucu görünebilir - ya da daha fazlasını yapın.
Artımlı adımlar atmayı savunuyor. Küçük başla. O zaman zamanla daha fazlasını yapın.
$config[code] not foundBu yüzden yapabileceğim 10 şeyi açıklayarak - bugünden başlayarak - buluta atlamak ya da bulut uygulamalarını kullanımınızı arttırmak için yapabileceğimi düşündüm. Bu taktik adımlardan birkaçını seçin; zamandan kazanabilir, işinizi daha verimli bir şekilde işletebilir ve genellikle maliyetleri düşürebilirsiniz:
1) Varsayılan Dosya Kaydetme Konumunuzu Buluta Ayarlayın
Merkezi çevrimiçi dosya depolama hakkında konuşmak bir şeydir. Ancak siz ve personeliniz, dosyaları her zaman çevrimiçi bulut depolama platformunuza aktarmak için ek adımlar atmanız gerekiyorsa, bu tamamen bir başka şeydir.
Bunu düşün. Siz ve personeliniz önce yerel bir sabit sürücüye veya cihaza kaydediyorsanız, bu dosyaları daha sonra geri çevirmek ve bulut dosya depolama alanınıza kaydetmek için çaba harcayacaksınız.
Ancak “ayarlayabilir ve unutabilirsiniz”, böylece fazladan adım atmanıza gerek kalmaz. Ve önemli şirket dosyalarınız bu süreçte otomatik olarak yedeklenecektir.
Bilgisayarlarınızı yapılandırın, böylece her çalışanın dosyaları kaydetmek için varsayılan konumu şirketin tercih ettiği çevrimiçi depolama çözümüdür.
Örneğin, bulut depolama çözümünüz olarak Microsoft OneDrive kullanıyorsanız, Windows 8'de yapılandırması kolaydır. “PC Ayarları” nı tıklayın ve OneDrive için bir menü öğesi görmelisiniz. Buradan, OneDrive'ı dosya depolama için varsayılan konum haline getirmek için açma / kapama düğmesine tıklayabilirsiniz.
Veya belirli bir cihazda tercih edilen platform olarak nasıl değiştirileceğine ilişkin talimatlar için çevrimiçi bir arama yapın. Bulut depolama alanını birçok cihaz için varsayılan kayıt konumu olarak ayarlamak mümkündür.
2) Düşük Asılı Meyveler İçin Git: Bulut Tabanlı E-posta ve Belgeler
Başlamak için başka bir mantıklı yer, Office 365 gibi bulut tabanlı bir e-posta ve belge platformunu benimsemektir. Bunu daha önce yapmadıysanız, size söyleyeyim, ticari faydaların oldukça çekici olduğunu söyleyeyim.
İlk olarak, sizin ve ekibinizin kişisel verimliliğine yardımcı olur. Birden fazla cihaz kullanıyorsanız (benim yaptığım gibi), hangi cihazı kullanıyor olursanız olun, tüm ofis tipi belgelerinize ve e-postalarınıza erişebilirsiniz. Konferansa gidip, dizüstü bilgisayarınızı veya tabletinizi yanınıza almak mı? Office 365 gibi bir bulut üretkenlik platformuyla, yalnızca oturum açarak ihtiyacınız olan her şeye sahip olursunuz. Daha sonra bir daha asla küçük sürücülerden dosya aktarmak veya cihazlarınızı senkronize etmek zorunda kalmazsınız.
İkincisi, takım işbirliğine yardımcı olur. Benim işimde takım üyelerinin çoğu evlerinden uzaktan çalışıyor. Ancak, hepimiz sadece bir tarayıcıya veya mobil uygulamaya bağlanarak dosyalara ve aynı araçlara erişebiliyoruz.
Örneğin, paylaşılan takvimleri yoğun bir şekilde kullanıyoruz. Bu şekilde, birden fazla kişiyi ve departmanı etkileyen veya dahil olan şirket tarihlerini takip edebilir, hatırlatıcıları merkezileştirebilir ve programın kullanılabilirliğini bir bakışta görebiliriz.
Ayrıca günlük olarak, kelimenin tam anlamıyla paylaşılan belge işbirliğini de kullanıyoruz. Yaptığımız şey konferans görüşmesi veya video konferansı aracılığıyla toplantılar yapmak ve ardından konferanstayken ekip tek bir belgeye bakıyor ve düzenlemektedir. Veya merkezi paylaşılan bir belge üzerinde toplantı notları alırız. Çok zaman kazandırır. Toplantı notlarını daha sonra yönlendirmeye gerek yoktur. Dokümanın hangi versiyonunun en son olduğu konusunda endişelenmemize gerek yok, çünkü hepimiz orada aynı dokümanı oluşturup düzenliyoruz.
Ayrıca maliyeti aylık olarak dağıtabilirsiniz. Büyük bir ön lisans ücreti alınmaz - bütçelenmesi ve ödenmesi çok daha kolaydır.
3) Merkezi Online Dosyalama Sistemi oluşturun
Herkesin buluta tasarruf etmesini sağladığınızda, ekibinizin ortak dosyalar için orada ne olduğunu bulması için basit bir yol gerekir.
Bunu yapmak için çevrimiçi bir dosyalama sistemi oluşturun. İşletmenizin günlük olarak oluşturduğu, artan sayıda belge ve dosyayı düzenleyin.
Açıkça etiketlenmiş bir dizi klasör kullanın. İşinizi projelerle düzenliyor musunuz? Müşteriler tarafından? Departmanlar tarafından mı? İşiniz için anlamlı bir sistem oluşturun.
Şirket çapında bir dosyalama sistemiyle ekibiniz, bir şey bulamadıkları için öğeleri aramak ya da çoğaltma çabalarını harcayacakları saatlerce tasarruf edecek.
4) Müşterileri ve Yüklenicileri Bulut Üzerinden Paylaşmaya Teşvik Edin
Dosyaları kaç kez e-postayla gönderiyorsunuz? Daha sonra ihtiyacınız olan bir dosyayı bulmak için e-postalar aracılığıyla avlanmak zorundasınız.
Dosyaları doğrudan bulut üzerinden paylaşarak zaman kazanacaksınız.
Bulut paylaşım platformunuzu kullanması için üçüncü şahısları “zorlayamayabilirsiniz”, neden sormuyorsunuz? “Dosyaları OneDrive'da (veya Dropbox'ta veya başka bir platformda paylaşmayı ve düzenlemeyi severiz) paylaşmak gibi faydaları hızlı bir şekilde belirtin; Bunu orada seninle paylaşabilir miyim? ”
Bazıları bu şekilde dosya paylaşımı yapmak için rahat olmaz. Ancak bir seçenek olarak söylerseniz şaşırmış olabilirsiniz.
5) Elektronik İmza Uygulamalarını Kullanın
İmzaya ihtiyaç duyan birçok belge gönderiyor veya alıyor musunuz? Eğer öyleyse, siz ve ekibiniz muhtemelen e-posta göndermek, yazdırmak, imzalamak, taramak, fakslamak için çok zaman harcıyorsunuz - tatbikatı biliyorsunuz.
İşte size bir ipucu: bulut tabanlı elektronik imza uygulamalarına göz atın. Düşün, Merhaba İşareti veya DocuSign. Orada da birçok elektronik imza seçeneği var.
Zaman kazanıyorlar. Sadece bu değil, elektronik imza uygulamaları erteleme faktörünün bir kısmını da ortadan kaldırır, çünkü bir belgeyi yazıcınızın veya faks makinesinin yanında olana kadar beklemek yerine, hemen yoldayken bile imzalayabilirsiniz.
Ayrıca dolaşım belgelerinin çoğunu imzalama zorunluluğundan kurtarıyorlar. Belgeleri imza için tüm taraflara yönlendirir ve hatta hatırlatıcı gönderir.
6) Bulutta Dijital Varlık Kütüphaneleri Oluşturma
Size bir soru sorayım: şirketin dijital varlıklarını avlamak veya iletmek için ne kadar zaman harcıyorsunuz?
Birkaç yıl önce fuarda gösterdiğiniz broşür, geçen yıl kullandığınız yönetim kurulu sunum şablonu, boş performans değerlendirme formunuz, resmi şirket fotoğraflarınız, üst düzey yöneticileriniz, basın kitleriniz ve diğer varlıklar hakkında logodan bahsediyorum.
Şirketiniz benimkine benzeyen bir şeyse, bu tür bir malzeme için kazmaya tamamen fazla zaman harcıyorsunuz.
Bir dijital varlık kütüphanesi oluşturun. Bulut depolama platformunuzda merkezi bir paylaşılan klasör veya klasör oluşturun. Şimdi bu varlıklar, ekibinizde, ihtiyaç duyan, istediği zaman, istediği yerde bulunabilecek herkes için mevcut olacak. Onları avlamak veya başkalarını bulmak için onları rahatsız etmek zorunda kalmayacaklar.
7) Önemli Bir İş Sistemini Buluta Dönüştürme
Tüm iş sistemlerinizi ele almanız ve her şeyi bir kerede buluta taşımalısınız. En önemli üç sisteminize göz atın. Bu QuickBooks, rehber veritabanınız ve envanter yönetim sisteminiz olabilir.
Hala bu sistemlerin yerel veya masaüstü tabanlı sürümlerini kullanıyorsanız, bulut tabanlı (çevrimiçi) sürümlerin yararlarını değerlendirmeye başlayın. Bulut sürümleriyle, tüm ekibin bilgiye erişebilmesi ve daha iyi işbirliği yapabilmesi için bir çok yetenek kazanacaksınız. Ve bulut sistemleri, bir sistemden diğerine veri aktarımını kolaylaştırır, çift veri girişini ve bir sistemde kesilen bilgilerin silo etkisini ortadan kaldırır.
Hangi uygulama buluta geçerek en büyük patlamayı sağlayacak? Sorulması gereken soru bu.
8) Tüm İşçiler İçin Bulut Güncellemeli Zararlı Yazılım Koruması konusunda ısrarcı olun
Bu özellikle uzak çalışanlar için önemlidir.
Büyük işletmeler genellikle, kötü amaçlı yazılımlara karşı koruma gibi güvenlik önlemleri olan bir şirket ağı kuran bir şirket BT departmanına sahiptir.
Ancak küçük işletmelerin bir ağı olmayabilir.
Veya küçük bir işletme ekibi genellikle ağlarında olmayan insanlarla çalışır. Uzak işçiler, genel bulut kullanarak kendi cihazlarından evden bağlanabilir. Onlar sadece internet üzerinden oturum açıyorlar.
Bu nedenle, sisteminize veya verilerinize erişen veya dosya paylaşan herkesin bulut üzerinden yeni kötü amaçlı yazılım imzaları ile düzenli olarak güncellenen kötü amaçlı yazılımlara karşı koruma sağlaması önemlidir.
Microsoft, masaüstleri ve Windows tabanlı cihazlar için yerleşik bir Windows Defender ürünü sunar - ve ücretsizdir. Etkin olduğundan emin olun. Ya da başka bir kötü amaçlı yazılımdan koruma seçeneğinin olmasını sağlayın.
Ayrıca, bu yıl daha sonra Windows 10 çıktığında, Windows Update aracılığıyla yerleşik olarak bulunan güvenlik özelliklerini de ekleyecektir. Windows 10 ayrıca Windows Update for Business adlı bir seçenek de sunar. Bu, BT yöneticileri için güvenlik güncelleştirmelerine ve kritik düzeltmelere daha hızlı erişim sağlar ve güncelleştirmeleri dağıtma denetimi sağlar. Örneğin, bir BT departmanınız varsa, sınırlı bant genişliği kullanarak yamaları uzak sitelere teslim edebilecektir.
9) Bulut Tabanlı Telefon Sistemini Kurma
IP üzerinden ses (VOIP) telefon hizmeti veya yazılım tabanlı bir sanal santral ve sesli posta sistemi düşünün.
Bulut tabanlı telefon sistemleri sayesinde, uzaktaki çalışanların merkezi bir telefon sistemine erişme kabiliyetine sahip olursunuz - çok düşük bir maliyetle. Uzak işçilere sahip olan küçük işletmeler veya evden çalışanlar için bu özellikle önemlidir. Ekip üyeleri kendi mobil cihazlarını kullansalar bile, herkesi merkezi uzantılara ve şirket sesli posta kutularına bağlayabilirsiniz.
Ayrıca otomatik sesli selamlama şeklinde profesyonel bir izlenim elde edersiniz.
Sesli posta mesajları, e-posta yoluyla ses dosyaları olarak yönlendirilebilir, böylece diğer ekip üyelerine iletilebilir.
Ayrıca, ekibinizin telefonu nasıl kullandığını görmenize yardımcı olacak kullanım istatistikleri de elde edersiniz - örneğin bir müşteri destek fonksiyonunu yönetmek için mükemmeldir.
10) Video Toplantılarını Kullanın
Sonuncusu ama kesinlikle en az değil, video aracılığıyla sanal toplantılardan geniş ölçüde yararlanın. Zaten onları kullanıyorsanız, fantastik - daha fazlasını yapın.
Video, şahsen seyahat masrafı olmadan kişisel etkileşimin müşterilere ve satış potansiyellerine etkisini gösterir.
Video toplantıları da ekip için harika. Evden çalışan ya da farklı ofislerde bulunan kişiler yalıtılmış hissedebilir. Bu aşağılayıcı olabilir. E-posta ve anlık mesajlaşma yararlıdır, ancak bir ekip üyesinin sesle çarpışmasını duymak veya patronun gülümsemesini görmek yerine geçmez. Video, insanların dahil edildiğini hissettirir. Birlikte çalışmanın yolunu yumuşatır.
Birçok küçük işletme Skype kullanmaktadır, çünkü ücretsizdir ve birçok kişi bunu zaten bildiği kişisel amaçlar için kullanır. Hangi konferans çözümünü seçerseniz seçin, sadece yapın.
Umarım bu 10 fikir sizi bulutla daha fazlasını yapmaya teşvik eder - ya da iş buluta gelince işinizin iyi durumda olduğunu onaylar.
Bunların hepsini hemen ele almayın. Bir ya da iki tane seç - başla.
Bu yazının yazıldığı sırada Anita Campbell, Microsoft Small Business Büyükelçiliği Programına katılıyor.
Shutterstock ile Düşük Asılı Meyve Fotoğrafı
3 Yorumlar ▼
