İş dünyası bir toplantı ekseninde dönüyor gibi görünüyor - ancak tüm toplantılar verimli değil. Toplantılarınızın işi halletmesini sağlamak için verimli bir oturum planlama zamanına yatırım yapın. Yapmanız gerekenlere ve kimlerin katılmaları gerektiğine dikkat edin.
Hedef ve İzleyici Belirle
Toplantı için bir hedef belirleyin ve kısa ve net bir şekilde belirtin. Örneğin, belirli hedefleri tanımlayan kısa bir madde imi noktası listesi oluşturun. Toplantınızın amacı önemli bilgileri iletmek, karar vermek, sorunları çözmek veya eylemler atamak olabilir. Kısa ve öz hedef, toplantı düzenleyicisinin toplantıya kimlerin katılacağını belirlemesine yardımcı olur. Her hedefi, hedefi gerçekten gerçekleştirmeyi mümkün kılacak ekip üyeleriyle hizalayarak, davetliler listesi oluşturun.
$config[code] not foundGündemi Belirleyin
Hedefin her bir hedefi doğrultusunda toplantı gündemini belirleyin. Bir hedef, bir projenin başlangıcını bildirmekse, bu bilgileri kimlerin sunacağını ve PowerPoint sunumu gibi bilgilerin nasıl paylaşılacağını belirleyen bir gündem maddesi belirleyin. Amaç eylemleri atamaksa, ödevlerin nasıl yapılacağını açıklayan bir gündem maddesi belirleyin. Her hedef, doğrudan onunla aynı hizada bir veya daha fazla gündem maddesi içermelidir.
Günün Videosu
Size Sapling tarafından getirildi Size Sapling tarafından getirildiTarih ve Saati Seçin
Toplantı liderinin kullanılabilirliğine ve en kritik davetlilere göre bir toplantı tarihi ve saati seçin. Davetlilerin listesi büyüdükçe, herkesin müsait olduğu bir gün ve zamanı bulmak zorlaşır. Mümkün olduğu kadar çok programa uyan bir zaman kabul edin. Saati ayarlamadan önce zaman dilimleri hakkında düşünün. Bazı davetliler telefon veya İnternet üzerinden katılacaksa, çalışma saatlerini kendinizin olduğu gibi değerlendirin. Sabah 1. Doğu Standart Saati'nde toplantı, Merkez Standart Saati'nde öğle yemeği saatinde yapılan bir toplantıdır. Aynı toplantı Tokyo'da saat 2'de.
Konumu Seç
Tüm gündem maddelerinin elde edilmesini mümkün kılacak bir konferans salonu bulun. Katılması beklenen insan sayısına rahatça uyacak kadar büyük veya küçük bir oda seçin. 40 kişilik bir oda, 10 kişilik bir toplantı için kötü bir seçimdir. Aynı şekilde, o kadar dar bir kalabalığın sıkılmasını da istemezsiniz, fazladan sandalyeler getirmeniz gerekir.
Malzemeler ve Eşyalar İçin Düzenleyin
Sunumlar bekleniyorsa, odanın bir projektör ile donatıldığından emin olun. Olmazsa, projektörü yanınıza almak için gerekli düzenlemeleri yapın - ayrıca ekran veya beyaz duvar gibi üzerine yansıtılacak bir şeyin olduğundan emin olun. Kuru silinebilir işaretçilere sahip beyaz tahtalar, site dışı katılımcılar için konuşmacılar ve konuşmacı telefonlar gibi diğer olası olayların varlığını göz önünde bulundurmayı unutmayın. Çok saatlik toplantılar için, yiyecek ve içeceklerin düzenlenmesi için katılımcıların mideleri yerine konuya odaklanmalarını sağlayın.
Davetlilere Bildir
Toplantı hedeflerini, tarihini, saatini ve yerini yeterince önceden hazırlayabilmeleri için yeterince önceden bilgilendirin. Çoğu durumda, en az bir hafta önceden haber vermek tercih edilir. Tüm davetlilere toplantı randevusu göndermek için işyerinin takvim yazılımını kullanın. Birçok program davetlileri toplantıdan birkaç dakika veya birkaç gün önce uyaracak veya uyarıları ihtiyaçlarınıza göre uyarlayacaktır.
