Önünde bir yazı projesi var … ve boş bir kağıt parçası. Soğuk bir terde, bir metin yazarı almanın daha kolay olacağını düşünmeye başlıyorsunuz (sonuçta, yazar olmak için işe gitmediniz). Tekrar düşün. Beş basit adım ve bazı uygulamalarla, kendi metin yazıcınız olabilir ve işletmeniz için harici yardım için harcayacağınız parayı yeniden yatırım yapabilirsiniz.
İş Yazışması Neden Önemli?
Yazı yazmanın ya da herhangi bir iş iletişiminin sebebi, işle uğraşmamızın aynı nedenidir: Olumlu iş sonuçları yaratmak. Etkili iş yazma, aşağıdakiler dahil birçok şekilde olumlu iş sonuçlarını teşvik edebilir:
- Paydaşlar için değer yaratmak
- Paydaşların şirket stratejileri ve hedefleri ile uyumlaştırılmasına yardımcı olmak
- Yazarın sürekli öğrenmeye katılması
Aşağıdaki yazı önerileri, gayri resmi bir e-postadan tam bir iş teklifine kadar, istediğiniz kadar yazma biçiminizi geliştirir. (Değişecek tek şey, her yazma görevinde harcanan zamandır.)
Adım 1: Kitlenizi bilin.
Yukarı mı, aşağı mı, yoksa yanal olarak mı iletişim kuruyorsunuz? Hedef kitleniz kuruluşunuzun içinde veya dışında mı? Bunlar, izleyicilerinizle ilgili en temel sorulardır. Araştırmanızda burada durursanız, yazma sürecinde daha ileri gitmek için muhtemelen yeterli bilgiye sahip değilsiniz.
Okuyucunuzu herhangi bir şekilde tanıyın. Belirli bir kişi ise, size biraz fikir verebilecek bir asistanı var mı? Belki de kişinin doğrudan raporları size bazı öneriler verebilir? İlgi alanlarını ve iletişim tarzını belirlemenize yardımcı olacak bir kişinin profili var mı? Eğer emir komuta zincirini satıyorsanız veya iletişim kuruyorsanız, bu soruların cevapları, izleyicinizin yazınız üzerinde okuyup etmemesi konusunda önemli bir belirleyici olabilir.
Okuyucunuzun tercih ettiği iletişim tarzını düşünmek için bir dakikanızı ayırın. Sizinle ve diğerleriyle nasıl iletişim kurduğunu düşünün. “Konuya gelmeni” istiyorlar mı, yoksa ailenizin nasıl olduğunu sorarak mı başlarlar? Amerikan yazılı iletişiminde geçerli olan bilgelik, doğrudan konuya girmektir; ancak; birçok işletme uzmanı önce bir ilişki kurmayı tercih eder ve e-postanızı, doğrudan doğruya iş dünyasına atlayan iletişimden mahrum bıraktığını hissederse okumazlar. Hedef kitlenizi bilmek, ana noktanızı nereye koyacağınızı bilmek demektir: başlangıcında veya sonunda.
İzleyicilerinizi göz önünde bulundururken hatırlanması gereken en önemli şey neye değer verdiklerini bilmektir. “Benim için içinde ne var?” Sorusunda yanlış bir şey yok. Okuyucunuz adına sormuyorsanız, mesajınız gözden kaçabilir.
Adım 2: İletişim kanalına karar verin.
Hedef kitlenizi öğrendikten sonra, hangi kanalın kullanılacağı hakkında bilinçli bir karar verebilirsiniz. Kanallar veya iletişim modları iç veya dış, resmi veya gayrı resmi olarak ayrılabilir. Yine, bu sadece ilk adım. Okuyucunun bilgilerinizi geçip geçmeyeceğini düşünün. Eğer öyleyse, o kime iletecek? Bu sorular bir broşür, mektup, not, e-posta veya başka bir iş yazma biçimine ihtiyacınız olup olmadığına karar vermenize yardımcı olacaktır.
Bir örnek: Kendisine ücretli izin verilmesi konusunda yeni bir politika uygulanması gerektiği konusunda ikna etmek için amirimize yazacağız. Bu daha resmi bir iç istek olduğundan, bir not formatı kullanırız. Not, denetim otoritesinin tartışma için İK Direktörüne götürebileceği şekilde yazılacaktır.
Adım 3: İstediğiniz eylemi sözlü hale getirin.
İş dünyasında yapılan atölye çalışmaları sırasında, katılımcılar genellikle izleyiciyi ve iletişim kanalını anlarlar, ancak genel amaçlarını belirlemeleri gereken noktada “Okumaklarını istiyorum” diye düşünürler. yazma - davranışını değiştirmek için. Okuyucudan ne istediğinizi sözlü olarak belirtmek, belirli eylemleri teşvik eder. Okuyucunun yeni bir politika izlemesini istiyor musunuz? Gösteri veya deneme teklifi için arama yapmalarını ister misiniz? Bir değişiklik mi öneriyorsunuz yoksa acil işlem gerektiren bir istek mi yapıyorsunuz?
İdeal sonuç eylemi konusunda kararsızsanız, okuyucunuz çok net olmayacak ve hareket etmesi daha az olası olacaktır. Kapak tarafında, iletişiminizin amacının ne olduğu konusunda net bir fikre sahip olarak, okuyucunuzu harekete geçmeye ikna etme olasılığınız daha yüksektir. İş yazımında zaman esastır. İzleyicilere söyleyeceklerinin değerli olduğunu ve harekete geçmeleri gerektiğini bildirmesi için bir dakikanız var.
Adım 4: Bir muhabir gibi düşünün.
Bir muhabir gibi, “Beş K’ya” cevap verin - kim, ne, nerede, ne zaman, neden (ve nasıl). Unutmayın ki iş yazışması konuya geldiğinde daha net. Okuyucunun yapmasını istediğiniz şeyle doğrudan ilgili değilse, tarih ve “ilginç” arka plan ayrıntılarını vermeyin.
Çok fazla ayrıntıyı seven bir okuyucunuz varsa, yazınızdaki aşağıdaki soruları cevaplamayı düşünün:
- Okuyucu neden umurunda?
- Okuyucu nasıl yararlanıyor?
- Okuyucu ne yapmalı?
- Okuyucu ne zaman yapmalı?
- Okuyucu harekete geçerse ne olur?
- Okuyucu ne olursa değil harekete geç?
- Başka kim yararlanabilir? Niye ya?
- Okuyucu daha fazla bilgi için nereye gidiyor?
Adım 5: Satışı kapatın.
İş iletişiminizin sonunda satışı isteyin. Okuyucudan beklediğiniz eylemi ve beklediğiniz zamanı isteyin. Bu, ABD izleyicilerinde en etkili olan “kapanış” tekniğidir. Uluslararası bir izleyici kitlesine yazı yazıyorsa, bununla ilgili farklı adımlar vardır; Ancak, ilgi çekici bir son vermek iletişiminizi güçlendirecektir.
Yazma sürecinin beş adımının tümünü kullanan bir örneğe bakalım.
Kime: Evan Datta Gönderen: Soma Jurgensen, x555 Tarih: 29 Aralık 2010
Yanıt: Ücretli izin dışı kalma (PTO) taleplerinin verimliliğinin arttırılması Son dönemdeki bir personel toplantısında, zamanımızı öncelik sırasına koymak ve bir kurum olarak daha fazla iş / yaşam dengesi keşfetmek için süreçlerimizde verimliliği arttırma arzunuz beni etkiledi. O gün düşünceli düşünceleriniz bana kendi fikrimi sunma konusunda ilham verdi. Lütfen bu notu, şirketimize sayısız verimsizlik ve yeniden işleme maliyeti olan bir süreçte değişiklik talebi olarak kabul edin. Bu değişim talebiyle silahlandırılmış olarak, süreçleri kolaylaştırarak insanlara odaklanma stratejinizi geliştirmek için başka bir taktik ekleyebilirsiniz. Mevcut politika, çalışanların PTO amirlerine e-posta atmalarıdır. Daha sonra denetçi, çalışanın isteği onaylamadan önce doldurması ve imzalaması için çalışanın sahip olduğu gün sayısını ve kısmen doldurur. Şirketimiz geçtiğimiz yıl yapılanması sırasında her bir yöneticiye rapor eden çalışan sayısını artırdığı için, yöneticilerin PTO talepleri için talep ettiği talep katlanarak artmıştır. Sadece bir asistan ile İK müdürü, bireysel çalışan PTO tahakkuk talepleri için taleplerde bulunur. Sonuç olarak, çok sayıda hataya yol açan taleplerin araştırılması ve karşılanması için harcanan zaman oldukça fazladır. Formları dağıtmak ve İKİS sistemini çalışanların giriş bilgileriyle özelleştirmek için şirket İntranet'i kullanarak, araştırma ve formların çoğu çalışanlar tarafından yapılabilir. Yeni sistem şu şekilde çalışacaktı: Bu prosedür değişikliğinin benimsenmesi çalışanlar, yöneticiler ve İK için zaman kazanacaktır. Kazanılan zaman, rutin sorulardan daha fazlası olan çalışanlarla kişisel temas halinde geçirilerek İK tarafından sağlanan müşteri hizmetlerini iyileştirebilir. Mevcut politikaya devam etmek, zaman kaybına ve kaynaklara neden olacaktır. Mevcut politikaya ilişkin sıkıntılarla ilgili daha fazla bilgi için, İK asistanı ve ben yılın ilk toplantısından sonra görüşmeye hazırız. İK Müdürü ile yapılacak bir toplantıda bu değişikliği destekleyen özel detaylar sunmak için hazırız. Bu yeni süreç altı ay boyunca uygulanabilir, böylece şirketin bu takvim yılını (2011) kullanmasını ve politikaları düzene sokarak insanlara odaklanma stratejinizi hızlıca vurgulamanızı sağlar. Bu fırsatı daha fazla tartışmak için yılın ilk haftası içinde sizinle irtibata geçeceğim. Bu arada sorularınız varsa, lütfen not başlığındaki uzantımdan bana ulaşın. İçtenlikle, XXXX
Kapanış Notları Bunu unutmayın - düşüncelerinizi bu beş aşamalı işlemi kullanarak düzenlemeye birkaç saniye ayırmak bile, içeriğinden bağımsız olarak çalışmanızı iyileştirebilir. Karşılıklı her adımın ardından, işletme yazarı, işiniz için olumlu sonuçları olan güçlü iletişimi kolaylaştırmanıza izin verebilir.
