Kayıt tutma, bugün birçok işletme türünün önemli bir parçasıdır. Bir tıp ofisinde, üniversitede, hukuk bürosunda veya başka bir kurumda çalışsanız da, bu işletmeleri ayakta tutan formları yönetmek çoğu zaman kendi içinde tam zamanlı bir iştir. Bazen, kuruluş tarafından oluşturulan evrak miktarı çok zor görünebilir. Kayıt yönetiminin karşılaştığı ortak sorunlar, bunları idare edecek sistemlerin bulunmasıyla hafifletilebilir.
$config[code] not foundKayıp Kayıtlar
Kayıp kayıtlar, işletmeler için küçük bir rahatsızlıktan çözülmesi için aylarca hatta yıllarca süren çok büyük bir güçlük arasında değişebilir. Örneğin, müşteriler düzenli olarak şirketten belge talep ederse ve bunları zamanında (veya hiç) sağlayamıyorsanız, gelecekte işlerini kaybetme riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Şirketi davaya karşı savunmak, uygun belgeleri temin etmemek gibi yasal bir konu için önemli kayıtlara ihtiyaç duyulursa, büyük miktarlarda paraya mal olabilir, hatta işin tamamen feshedilmesi anlamına gelebilir. Kayıtları kaybetmekten kaçınmanın bir yolu, ayrıntılı bir organizasyon ve depolama sürecine sahip olmaktır.
Kayıt Organizasyonu
Doğru dosya organizasyonu, iyi kayıt yönetiminin temel taşlarından biridir. Genellikle, şirketler dosyaları kronolojik olarak ve ardından müşteri adına göre alfabetik olarak düzenlerler. Şirketinizin kayıtlarının basılı kopyalarına ek olarak, elektronik depolama, işletmenizin diğer kullanımlara koyabileceği hem alan hem de zaman kazandıran uygun bir seçenektir. Bununla birlikte, değerli dosyalarınızın çoğunu kuruluşunuzun bilgisayarlarına kaydetmeyi seçseniz bile, basılı kopyaların kayıt saklama ve organizasyondaki yerleri vardır. Noter onaylı imzalar gibi orijinal belgelerin çoğu zaman belirli bir süre, bazen de süresiz olarak saklanması gerekir.
Günün Videosu
Size Sapling tarafından getirildi Size Sapling tarafından getirildiKayıt depolama
Kayıt tuttuğunuz işin türüne ve şirketin ne kadar süredir çalıştığına bağlı olarak, tutmanız gereken form dosya dolaplarının tümü için alanınız tükenebilir. Bu soruna olası bir çözüm, yabancı kayıtların tutulmamasıdır. İşletmenizin gerçekten bu formları ne kadar süre elinde tutması gerektiğini düşünün. Federal vergi amacıyla, belgelerin çoğunluğu, sunulan iade türüne bağlı olarak, İç Gelir Servisi (IRS) tarafından belirtilen belirli bir süre sonra elden çıkarılabilir (Kaynaklar bölümüne bakın). Yasal ve tıbbi ofisler gibi farklı işletmelerin, müşteri bilgilerini çalıştıkları duruma bağlı olarak yalnızca belirli bir yıl boyunca tutmaları gerekir. Diğer bir çözüm ise kayıtları bir kiralık depolama birimi gibi ayrı bir tesiste saklamaktır. Bu şekilde, işletmenizin kuruluşunu yürütmek için kullanabileceğiniz tesislerde değerli yer tutmazlar. Ancak, bu tür birimlerin saklamanız gereken kayıt sayısına bağlı olarak maliyetli olabileceğini unutmayın.
