E-posta önemli olabilir, ancak doğru şekilde iletişim kurmazsanız işinize gerçekten zarar verebilirsiniz.
E-posta iletişiminizin sağlam olduğundan emin olmak için izleyebileceğiniz bazı iş e-posta kuralları kuralları ve yönergeleri vardır. İşte 50 ipucu.
İş E-posta Etiketi İpuçları
Profesyonel Bir E-posta Adresiniz Var
E-posta göndermeye başlamadan önce, gerçek e-posta adresinizin uygun olduğundan emin olmanız gerekir. İdeal olarak, şirketinizin URL’si ile biten resmi bir e-posta adresiniz olur. Ancak kişisel bir Gmail hesabı veya benzeri bir şey kullanırsanız, sevimli veya eğlenceli olmaya çalışmak yerine, adınızı veya baş harflerinizi basit tuttuğunuzdan emin olun.
$config[code] not foundDirekt Konu Satırı Ekle
Her e-postaya, e-postanın içeriğini doğru şekilde yansıtan bir konu satırı eklemelisiniz. Sadece birkaç kelimelik bir özet, alıcıya mesajınızı gerçekten okumadan önce ne bekleyeceği konusunda bir fikir verecektir.
Gerekli Olduğunda Yalnızca All Tümünü Yanıtla’seçeneğini kullanın.
Kuruluşunuzdaki herkesi veya hatta birkaç kişiyi içeren e-postalar aldığınızda, yalnızca yanıtınıza herkesi dahil etmek isteyebilirsiniz. Ancak, mesaj onlarla alakalı değilse, bu insanlar için çok fazla zaman kaybına neden olabilir. Bu yüzden dikkatli olun ve yalnızca kesinlikle gerekli olduğunda yanıtlayın.
prova tashih etmek
Harika bir e-posta mesajı hazırlamak için zaman ayırmak istemezsiniz, sadece yazım ve dilbilgisi hatalarıyla doludur. Bu yüzden herhangi bir olası hatayı yakalayabilmeniz için göndermeden önce prova okuma ve yazım denetimi yapmak için bir dakikanızı ayırın.
Ton için tekrar okuyun
Ancak, alıcının onu nasıl okuyacağına dair bir zihinle mesajınızı okumanız da gerekir. Bazen, e-postalarda ton kaybolabilir. Bu yüzden sadece nasıl niyetlendiğinizi okuduğundan emin olun.
Tavırlarına dikkat et
Ve tabii ki, lütfen hoşunuza giden tatlıları da içermeli ve her mesaja teşekkür etmelisiniz.
Müşteriler / Üstler İçin Daha Resmi Tutun
E-postaya gelince çok çeşitli şekillerde formaliteler var. Bu yüzden çok rahat olmadan önce her bir kişiyle olan ilişkinizi göz önünde bulundurduğunuzdan emin olun. “Hey millet” arkadaşlarınız için uygun bir karşılama olabilir. Ancak müşterileri ile çalışırken, muhtemelen biraz daha profesyonel tutmak istersiniz.
Yeni Kişiler İçin Resmi İşlem Kullan
Aynı şekilde, ilk kez e-postayla gönderdiğiniz kişilerle, onları değiştirecek kadar iyi tanıyana kadar işleri oldukça resmi tutmak iyi bir fikirdir.
Kabul Edilebilir Bir Tebrik Kullanın
Daha spesifik olarak, her bir kişi için kullandığınız selamları dikkate almak isteyeceksiniz. Genel olarak, oldukça iyi tanıdığınız insanlara “Hey…” demelisiniz. “Merhaba” ve tam adlar müşteriler veya ilk kez çalışanlar için daha uygundur.
Konuya bağlı kal
E-postanızın asıl gövdesinde, onu mümkün olduğunca kısa tutmak isteyeceksiniz. Asıl amacınızın ne olduğunu bulmak için alıcının bir roman okumasını sağlayın.
$config[code] not foundUzun Mesajları Parçala
Yapmanız gereken birden fazla puanınız varsa, okumayı kolaylaştırmak için metni farklı paragraflara veya hatta sayılara bölün.
Eylem Çağrınızla Açık Olun
Ayrıca alıcının mesajınızla ne yapmasını istediğinizi de düşünmelisiniz. Belirli bir bilgi parçasını kullanarak cevaplamaları için arıyorsanız, bunu e-postanızın sonunda söyleyin.
Kısaltmalar ve Jargon ile Bakım kullanın
E-postalarınıza kısaltmalar veya sektöre özgü bir jargon dahil ettiyseniz, alıcının bilgisini düşünün. Örneğin, farklı endüstrilerdeki müşterilerle ilgileniyorsanız, iş arkadaşlarınızla olandan biraz daha fazla bilgi eklemek isteyebilirsiniz.
Kapanışınızı Düşünün
Ardından, her bir e-postanın sonunda, uygun bir kapanış bildirimi seçmek isteyeceksiniz. İşletme e-postaları için "teşekkür" veya "en iyi" gibi bir şey kullanın.
Bir İmza Bloğu Dahil Et
Ayrıca, e-postalarınızın altında daha fazla bilgi içeren bir imza bloğu da ekleyebilirsiniz. Adınızı ve bazı iletişim bilgilerinizi ekleyin.
Herhangi bir eki not alın
Herhangi bir belgeyi bir e-postaya ekliyorsanız, alıcının ne olduğunu bilmesini sağlayın, böylece yalnızca bulmak için açmaları gerekmez.
Eklemeyi Unutma
İnsanların bir şeyler eklediklerini söylemesi ve daha sonra gerçekten yapmayı unutmaları da oldukça yaygındır. Yani göndermeden önce iki kez kontrol edin.
Dosya boyutunu kontrol et
Ancak büyük dosyaları eklerken dikkatli olun. Sadece kesinlikle gerekli olduğunda bunu yapın. Ya da fotoğrafları yeniden boyutlandırmayı ya da daha kolay yönetilebilir hale getirmek için dosyayı daha küçük parçalara ayırmayı deneyebilirsiniz.
Zip Büyük Dosyaları
Büyük dosyaları eklemeniz gerektiğinde, alıcınızda daha kolay hale getirmek için bunları bir.zip dosyasına koyun.
Önce bu Ekleri Sor
Önceden büyük bir dosya göndermenin uygun olup olmadığını alıcınıza sormanız da iyi bir uygulamadır. Ve sonra, böyle bir dosyayı göndermenin en iyi zamanının ne zaman olacağını öğrenin.
Dosya Türleri Hakkında Bilgi Almak
Ayrıca, alıcılarınızın hangi programlara erişebildiğini kontrol edin ve bakın, böylece gönderdiğiniz ekleri açabileceklerinden emin olabilirsiniz.
PDF'leri Mümkün Olduğunda Gönder
Ancak PDF dosyalarının herhangi bir cihazda görüntülenmesi basittir. Bu nedenle, mümkünse, belirli bir program gerektiren dosyalar yerine PDF'ler gönderin.
Tanımadığınız Kişilerin Eklerini Açmayın
Denklemin diğer tarafında, beklemekte olmadığınız bir e-postaya ek aldığınızda, açma konusunda dikkatli olun. Bir şeyden emin değilseniz, göndericiye gerçekten açmadan önce eki sorun.
Gizli Bilgileri Paylaşma
E-postaların iletilmesi ve paylaşılması veya yanlışlıkla yanlış kişiye gönderilmesi çok kolay olduğu için, herhangi bir hassas veya gizli bilgiyi paylaşmak için doğru biçim değildir.
Mizah ile Dikkat kullanın
Ayrıca, e-postalarınıza biraz eğlence ya da mizah eklemek için cazip gelebilirsiniz. Ancak e-postalardaki tonu deşifre etmek zor olabileceğinden, sadece açık olduğundan emin olun veya şakaları gerçekten rahat olduğunuz insanlara saklayın.
Aptal yazı tiplerinden uzak dur
E-posta, tasarım öğeleriyle yaratıcı olmanız için doğru bir yer değildir. Klasik ve okunması kolay yazı tipleri ile sopa.
Siyah ve Beyaza Yapış
Aynı şekilde, benzersiz yazı tipi renklerinden ve arka plan desenlerinden uzak durun. Klasik siyah ve beyaz okumak en kolay olanıdır.
Ünlem Noktalarının Sınırlı Kullanımı
Ünlem işareti, heyecan veya vurgu duygusu aktarmanıza yardımcı olabilir. Fakat onları fazla kullanmayın, mesajınız profesyonel görünmüyor.
Tüm Caps ile Dikkat kullanın
Tüm büyük harfler ayrıca biraz vurgu ekleyebilir. Ancak çığlık olarak da rastlanabilir. Bu yüzden aslında gerekli olmadıkça, italik veya bunun yerine bir şey kullanmayı düşünün.
Sadece Bazı Kişilerle İfadeleri Kullan
Konu suratlara ve ifadelere geldiğinde, bunları arkadaşlarınızla konuşmaya devam edin ve yanlış yorumlamayacağını veya profesyonelce olmadığını göreceğiniz iş arkadaşlarınızı kapatın.
Farklı Kültürleri ve Dilleri Düşünün
Bazen farklı kültürlerden veya kökenden gelen insanlarla da karşılaşabilirsiniz. Bu nedenle, yanıtlarınızı hazırlarken hiç kimseyi rahatsız etmemeniz veya kafanızın karışmamasını dikkate aldığınızdan emin olun.
Duygusal Mesajlar Göndermeden Önce Geri Adım
Kendinizi kızgın ya da başka türlü duygusal bir e-posta göndermek zorunda olduğunuz bir durumda bulursanız, mesajınızı oluşturun ve bir süre sonra kafanızı temizlemek için bir süre uzaklaşın. Ardından, söylemek istediğiniz şeyin gerçekten olduğundan emin olmak için mesajı daha sonra tekrar ziyaret edin.
Yanlış Mesajlara Cevap Ver
Sizin için amaçlanmayan bir e-posta aldığınız durumlarda, hızlı bir şekilde bilgilendirmek için göndereni yanıtlayın.
Hemen Alacağınız Mesajlar İçin Makbuz Onaylayın
Size yönelik olan ancak tam olarak yanıtlayabileceğiniz bir şey olmayan bir e-posta alırsanız, gönderene yalnızca aldığınızı ve ne zaman alabileceğinizi bildirin.
Yeni Konular için Yeni Bir E-posta Zinciri Başlat
Sıklıkla karşı karşıya olduğunuz birine e-posta gönderirken, yalnızca bir zincirin sürekli çalışmasını sağlamak cazip gelebilir. Ancak bu, konuşmalarınızı düzenli tutmanızı zorlaştırabilir. Bu yüzden her yeni konu için yeni bir zincir başlatın.
Yalnızca Gerekli Olduğunda İletileri İlet
Yönlendirme, e-posta kullanıcıları için kullanışlı bir özellik olabilir. Ancak aynı zamanda aşırı da kullanılabilir. Bu yüzden herhangi bir mesajı iletmeden önce, gerçekten gerekli olduklarından emin olun, böylece insanları e-posta ile bombalamıyorsunuzdur.
Yönlendirirken Kişisel Bir Mesaj Ekleme
E-postaları iletmeyi gerekli bulduğunuzda, sadece öne çıkmak ve alıcının içerik olmadan e-postanın tamamını okumasını sağlamak için en üste kişisel bir mesaj ekleyin.
Yönlendirmeden Önce İçeriği Kontrol Et
Ayrıca, bir haber hikayesini veya şahsen onaylayamayacağınız herhangi bir tür bilgiyi iletiyorsanız, doğruluğunu doğrulamak için hızlı bir araştırma yapın, böylece doğru zamanı olmayan kişilerin zamanını boşa harcamazsınız.
E-posta Listesine Kişi Ekleme: Kaydolmadılar
Düzenli olarak e-posta gönderdiğiniz herhangi bir grup e-posta zinciriniz veya listeniz varsa, yalnızca size izinleri verilmişse o listeye kişileri ekleyin.
Kibarca Kayıt Olmadığınız Listelerden Çıkarılmasını İsteyin
Kayıt yaptırmadığınız bir listeye daha önce eklenmişseniz, gönderenle bağlantıya geçmekten çekinmeyin ve kibarca alınmalarını isteyin.
Anımsatıcıları Göndermeden Önce İnsanlara Cevap Vermeleri İçin Yeterli Zaman verin
Bir e-posta gönderdiyseniz ve bir yanıt almadıysanız, hızlı bir hatırlatma göndermek isteyebilirsiniz. Bunu yapması için normalde ne kadar sürdüğüne bağlı olarak, kişiye yanıtlaması için bir veya iki gün verdiğinizden emin olun.
Spam dosyanı kontrol et
Zaten göndermiş olmaları durumunda, insanlara hatırlatma e-postaları göndermeden önce önemsiz veya spam klasörünüzü kontrol etmeniz de iyi bir fikirdir.
Tatildeyken Dışarıdaki Mesajları Kullan
Bir veya iki günden fazla bir süre tatile ya da ofis dışına çıktığınızda, insanların size e-posta gönderdiklerinde hızlı bir yanıt alabilmeleri için bir otomatik cevap ya da uzak mesaj oluşturun.
Ne Zaman Cevap Vereceğinize İnsanları Haber Edin
Bu mesaja, ofise geri döneceğiniz tarihi ve e-postaları ne zaman geri alabileceğinizi umarak ne zaman bir cevap bekleyeceğinizi bilmelerini sağlayın.
Acil Konular için Onlara Başka Bir Kişi Ver
Ve herhangi bir sorunuzun özellikle acil olması durumunda, şirketinizle iletişim kurabilecekleri başka bir kişiyi de ekleyin.
En Son E-posta Adresini Ekleyin
Yepyeni bir e-posta hazırlıyorsanız, alıcının e-posta adresini eklemeden önce konu ve içerikle başlayın. Bu yanlışlıkla yanlışlıkla çok erken göndermenizi önler.
Alıcıyı tekrar kontrol et
Ayrıca doğru kişiye gönderdiğinizden emin olmak istersiniz. Bu yüzden göndermeden önce bunu her zaman iki kez kontrol edin.
Üçlü kontrol Adı Yazım
Ve geri dönün ve e-postanıza kişinin adını doğru yazdığınızdan bir kez daha kontrol edin. Bu durumda çok dikkatli olamazsınız.
Adınızın Doğru Görüntülendiğinden Emin Olun
Ayrıca kendi adınızın imzanız ve gönderen alanında doğru görüntülendiğinden emin olmalısınız.
Gerekirse Çabuk Sil
Gmail gibi bazı e-posta istemcileri, hemen yaparsanız gönderilen e-postaları silmenizi sağlayacak bir özelliğe sahiptir. Bu nedenle, bir şeyi iki kez kontrol etmeyi unuttuysanız, alıcıya ulaşmadan önce e-postayı hızla silin.
Shutterstock ile e-postayla fotoğraf
Daha fazla: Popüler Makaleler 9 Yorumlar ▼
