Çeşitli hükümet kademelerinde çalışan personelin sorumluluklarından biri, politika memurları için notları, meseleler hakkında kendilerini eğitmek ve protokoller, prosedürler ve yasalar oluşturmada yönlendirmek için bilgilendirme notları yazmaktır. Bilgilendirme notu, okuyucunun harekete geçme çağrısını sunan bir sorunun veya durumun kısa bir özetidir. Başarılı bir not, okuyucuyu anlaması ve değerlendirmesi kolay somut kanıtlar sunarak harekete geçmeye ikna eder.
$config[code] not found"Kime:" ve "Kimden:" yazarak notu başlatın. Gönderenin ve alıcının adını iki noktadan sonra girin. Bir sonraki satırda notu yazdığınız tarihi yazın. Bu bölümü, "Konu:" yazdıktan sonra notun başvurduğu konuyu takip edin.
Okuyucunun, notun birinci cümlesinde veya paragrafında gerçekleştirmesini istediğiniz işlemi belirtin.
Okuyucunun dikkatini 5 cümleden uzun olmayan kısa, özlü paragraflar kullanarak koruyun. Harekete geçme nedenlerini belirtirken, her nedeni ayrı bir paragrafta listeleyin.
Önerilen eylem planına duyulan ihtiyacı okuyucuya ikna etmek için ampirik kanıt kullanın. Örneğin, belirli bir imar politikasında değişiklik ararken düşük gelirli konut istatistiklerinden bahsedin. Gerçeklerle destekleyemeyeceğiniz genellemelerden kaçının.
Her birinin avantaj ve dezavantajlarını tanımlayan alternatif eylem ya da politika süreçlerini ana hatlarıyla belirtin.
Gereksiz yere kelime veya resmi ifadelerden, örneğin "tartışmamıza göre" ve gerçekleri ve rakamları alıntı yaparken teknik jargonu kullanmaktan kaçının. Herhangi bir okuyucunun anlayabileceği basit, doğrudan dil kullanın.
İşlemi teşvik etmek için not boyunca aktif sesi, pasifin aksine kullanın. Notun alıcısını iyi tanıyorsanız, "Ben" ve "biz" gibi ilk şahıs zamirlerini kullanın, çünkü insanlar şahsen tanıdıklarını düşündükleri için bir şeyler yapması daha muhtemeldir. Bu tür kişisel bağlantıları, "Ben" gibi kasılmaları kullanarak daha fazla vurgulayın.
Notun sonunda yapılacak işlem gereğini yineleyin. Karşılanması gereken eylem için bir son tarih olup olmadığını belirttiğinizden emin olun.
Uyarı
İki sayfayı geçen bir bilgilendirme notu, okuyucunun alındıktan hemen sonra okuması muhtemel olmayan bir rapor haline gelir.
